Serbest çalışan olarak fatura nasıl kesilir: ücretler, koşullar ve çalışılmış örnek

Serbest çalışan olarak fatura nasıl kesilir sorusu altı adıma varır: ücretinizi ve koşullarınızı yazılı olarak kararlaştırın, kapora alın, zamanınızı izleyin, iş kabul edilir edilmez net bir son ödeme tarihiyle fatura gönderin, ödemeyi kolaylaştırın ve her ödemeden vergiler için bir pay ayırın. Bu rehberin geri kalanı her adımı gösterir.

Adım 1: maaşınızdan fazlasını karşılayan bir ücret belirleyin

Serbest çalışanlar çoğu zaman bir maaşı saatlik ücrete çevirir ve eksik ödenmiş olur. Çalışanlar her çalışma saati için ödeme alır. Siz almazsınız. Ayrıca kendi yazılımınızı, ekipmanınızı, sigortanızı, vergilerinizi ve izninizi siz ödersiniz; haftanızın büyük bir kısmı hiçbir müşterinin ödemediği satışa, idari işlere ve faturalamaya gider.

Basit bir yöntem:

1. Yıllık olarak eve götürmek istediğiniz geliri seçin.
2. Yıllık işletme maliyetlerinizi ekleyin: yazılım, ekipman, sigorta, muhasebe, çalışma alanı.
3. Faturalanabilir saatlerinizi tahmin edin. Dürüst olun. Yılda 46 hafta çalışıyor ve tipik bir haftada 25 saat faturalıyorsanız, bu 1,150 saat eder.
4. Gereken geliri faturalanabilir saatlere bölün.
5. Vergi ve tampon için pay bırakın; böylece sonradan tahmin yürütmezsiniz.

Adım 2: iş başlamadan önce koşulları yazılı olarak kararlaştırın

Tek sayfalık bir sözleşme veya kabul edilmiş bir teklif, faturalama anlaşmazlıklarının çoğunu önler. Şunları söylemelidir:

• Kapsam. Neyi teslim edeceğiniz ve nelerin dahil olmadığı.
• Fiyat ve esas. Saatlik ücret, sabit ücret veya aylık anlaşma ücreti.
• Kapora ve kilometre taşları. Paranın ne zaman ödeneceği.
• Ödeme koşulları. Gün sayısı, son ödeme tarihi kuralı ve kabul edilen ödeme yöntemleri. Fatura ödeme koşulları sayfasına bakın.
• Revizyonlar ve ek iş. Kaç tur dahil olduğu ve ek işin maliyeti.
• Giderler. Hangi maliyetleri yansıttığınız ve kâr payı ekleyip eklemediğiniz.
• Geç ödemeler. Yaşadığınız yerde izin verilecek şekilde ifade edilmiş her türlü gecikme faizi. Gecikme faizi nasıl uygulanır sayfasına bakın.
• Mülkiyet. Müşterinin işin haklarını ne zaman aldığı; çoğunlukla son ödemeden sonra.
• İptal. Müşteri projeyi durdurursa kaporaya ve bitmiş işe ne olacağı.

Bu bilgi geneldir, hukuki tavsiye değildir. Büyük bir sözleşme için bir avukata okutun.

Adım 3: kapora alın

Kapora, müşterinin ciddi olduğunu doğrular ve işin ilk bölümünü finanse eder. Projelerde yüzde 25 ile 50 yaygındır. Birkaç yüz doların altındaki küçük işlerde birçok serbest çalışan teslimde tamamını faturalar veya peşin ödeme ister. Neyi kapsadığını söyleyen bir kapora faturası düzenleyin; örneğin “Kapora, sabit ücretin yüzde 40’ı.” Son faturada kaporayı bir indirim olarak gösterin; müşteri geriye tam olarak ne kaldığını görsün. Daha hızlı ödeme nasıl alınır kapora ve kilometre taşlarını daha ayrıntılı ele alır.

Adım 4: zamanı ve maliyetleri ilerledikçe izleyin

Bir ayı hafızadan yeniden kurmayın. Şunları kaydedin:

• Her iş parçası için tarih, görev ve saat; sabit ücret teklif etseniz bile, işlerin gerçekte ne kadar sürdüğünü öğrenmek için.
• Müşteriye yansıtacağınız her maliyet için makbuzlar.
• Kapsam değişirse diye, e-postayla gelen müşteri onayları.

Basit bir elektronik tablo yeterlidir. Notlar düzenliyse faturanın kendisi iki dakika sürer.

Adım 5: faturayı yazın ve gönderin

Bir serbest çalışanın faturası da diğerleriyle aynı temel alanlara ihtiyaç duyar. Uzun sürümü fatura nasıl yazılır sayfasındadır. Kısa sürümü:

• Adınız veya işletme adınız ve iletişim bilgileriniz, ayrıca ülkenizin gerektirdiği vergi numarası.
• Müşterinin yasal adı ve fatura adresi, kullanıyorlarsa satın alma siparişi numarası.
• Benzersiz bir fatura numarası (fatura numaralandırma sayfasına bakın) ve fatura tarihi.
• Yalnızca “Net 14” değil, gerçek bir son ödeme tarihi.
• Açıklama, miktar, ücret ve toplamı olan kalemler.
• Ara toplam, kapora gibi indirimler, varsa vergi ve ödenecek toplam.
• Nasıl ödeneceği.
• Sözleşmeniz içeriyorsa gecikme faizi politikanız.

İş kabul edildiği gün, günlük irtibat kişinizin yanı sıra ödemeleri onaylayan kişiye de gönderin. E-postada faturanın ne için olduğunu, tutarı, son ödeme tarihini ve ödeme yöntemini söyleyin.

Çalışılmış bir örnek

Sam serbest çalışan bir metin yazarı. Bir yazılım şirketi, bir ürün web sitesini yeniden yazması için onu tutuyor. Saatlik 60.00 USD, 38 saatlik bir tahmin, 500.00 USD kapora ve Net 14 koşullarında anlaşıyorlar. Sam ayrıca müşteri için 45.00 USD’lik bir stok fotoğraf lisansı satın alıyor; sözleşme, Sam’in bunu maliyetine yansıtabileceğini söylüyor.

Faturalanabilir satırların önizlemesi şöyle görünür:

Önizleme işi ve yansıtılan maliyeti gösteriyor. Zaten ödenen 500.00 kapora, 1,825.00 bakiyeye ulaşmak için düşülür. Sam 38 saatlik tahmini çok aşmış olsaydı, sözleşmedeki ek iş maddesi devreye girerdi ve Sam farkı faturalamadan önce müşteriye bildirirdi.

Adım 6: vergilere hazırlanın

Kimse gelirinizden vergi kesmediği için vergiler birçok yeni serbest çalışanı hazırlıksız yakalar. Bu bölüm Amerika Birleşik Devletleri’ni kapsar. Başka yerlerde kurallar farklıdır; yerel bir muhasebeciye sorun.

• Genellikle yıl içinde tahmini vergi ödersiniz. IRS, serbest çalışanların genellikle yıllık gelir vergisi beyannamesi vermesi ve tahmini vergileri üç ayda bir ödemesi gerektiğini, bunları hesaplamak için Form 1040-ES kullanıldığını belirtir.
• Serbest meslek vergisi uygulanır. IRS bunu, kendi adına çalışanlar için bir Sosyal Güvenlik ve Medicare vergisi olarak tanımlar. Oran yüzde 15,3’tür; yüzde 12,4 Sosyal Güvenlik ve yüzde 2,9 Medicare’den oluşur. Serbest meslekten net kazancınız 400 dolar veya üzerindeyse bunu ödersiniz.
• Sosyal Güvenlik kısmının yıllık bir kazanç üst sınırı vardır; IRS bunu günceller, bu yüzden güncel rakamı kontrol edin.
• Kayıt tutun. IRS, faturaları defterlerinizi ve beyannamenizi destekleyen belgeler arasında sayar. Her fatura, makbuz ve ödeme kaydının kopyalarını saklayın.

Pratik bir alışkanlık: bir ödeme geldiğinde sabit bir payı hemen ayrı bir tasarruf hesabına aktarın. Yüzdeyi seçmesi için bir muhasebeciye danışın; çünkü gelirinize, eyaletinize ve indirimlerinize bağlıdır.

Adım 7: drama olmadan takip edin

Geç ödeyen müşterilerin çoğu meşguldür, düşman değil. Takiplerinizi faturayı gönderirken planlayın:

• Son ödeme tarihinden 3 gün önce: bağlantı veya banka bilgileriyle kısa hatırlatma.
• Son ödeme tarihinde: “Bugün son gün.”
• 7 gün gecikmede: ödemeyi engelleyen bir şey olup olmadığını sorun.
• 14 gün gecikmede: tutarı, son ödeme tarihini ve koşullarınızdaki gecikme faizini yeniden belirtin.

Ödeme nasıl istenir rehberinde metinler vardır. Bir müşteri sürekli geç ödüyorsa koşullarını değiştirin: daha büyük kapora, daha kısa son ödeme tarihleri veya daha küçük kilometre taşları.

Serbest çalışanların yaptığı hatalar

• Yazılı sözleşme olmadan işe başlamak. “Kapsamı, fiyatı ve koşulları onaylıyorum” diyen bir e-posta bile yardımcı olur.
• Düşük fiyatlama. Ücretsiz zamanı ve maliyetleri görmezden gelen bir ücret, sandığınızdan daha az kazanmanıza yol açar.
• Ay sonunda fatura kesmek. Müşteri ayrıntıları unutur ve ödeme saati geç başlar.
• Kapora ve son faturaları karıştırmak. Kaporayı her zaman etiketli bir indirim olarak gösterin.
• Belirsiz kalemler. “Danışmanlık” soru davet eder. “Web sitesi metni, 60.00’dan 38 saat” etmez.
• Giderleri izlememek. Faturalamayı unuttuğunuz yansıtılan maliyetler kayıp paradır.
• Vergileri Nisan’a kadar görmezden gelmek. Her ödemeden para ayırın.
• Sosyal medyada veya öfkeyle takip etmek. Takipleri kısa, olgusal ve yazılı tutun.

Kontrol listesi

• Saatlik ücretinizi ve neyi karşıladığını biliyorsunuz.
• İmzalı veya kabul edilmiş bir teklif kapsamı, fiyatı, koşulları, revizyonları ve mülkiyeti belirtiyor.
• İş başlamadan önce bir kapora faturası gönderildi ve ödendi.
• İş sırasında zamanı ve giderleri izliyorsunuz.
• Faturada benzersiz bir numara, gerçek bir son ödeme tarihi, net satırlar ve ödeme talimatları var.
• İş kabul edildiği gün gönderiyorsunuz.
• Bir hatırlatma takviminiz var.
• Her ödemenin bir payı bir vergi hesabına gidiyor.
• Faturaların ve makbuzların kopyalarını bulabileceğiniz bir klasörde tutuyorsunuz.

PayToMe nerede devreye giriyor?

Ücretsiz fatura oluşturucu ve saatlik ücret hesaplayıcısı bugün canlıdır. Şimdi herkese açık beta aşamasında olan PayToMe’de ayrıca fatura oluşturabilir, e-postayla gönderebilir, online ödeme alabilir ve işin düz bir tarifinden fatura taslağı hazırlayan yapay zekâ asistanı Via’yı (beta) kullanabilirsiniz. Akıllı hatırlatmalar geliştirme aşamasındadır. Denemek için PayToMe’ye giriş yapın.

Kaynaklar

Bu bilgi geneldir, hukuki, vergi veya mali tavsiye değildir. ABD rakamları IRS sayfalarından gelir: serbest meslek vergisi (yüzde 15,3, 12,4 ve 2,9 olarak bölünmüş ve 400 dolarlık net kazanç eşiği), serbest çalışan vergi merkezi (yıllık beyanname ve üç aylık tahmini vergi, Form 1040-ES) ve hangi tür kayıtların tutulacağı. Ücret örneği varsayılan rakamlarla yapılan aritmetiktir, öneri değildir. ABD dışındaki vergi kuralları farklıdır; yerel vergi dairenize veya bir muhasebeciye danışın.