ফিচার
স্বয়ংক্রিয় পেমেন্ট রিমাইন্ডার: Smart Chase আপনার হয়ে ফলো-আপ করে
স্বয়ংক্রিয় পেমেন্ট রিমাইন্ডার আপনার হয়ে মেয়াদোত্তীর্ণ ইনভয়েসের তাগাদা দেয়। Smart Chase প্রতিটি ক্লায়েন্টের জন্য সময় ও ভাষা ঠিক করে, নরম তাগাদা থেকে কড়া নোটিশ পর্যন্ত, আর পাঠানোর আগে আপনি সবকিছু দেখে নিতে পারেন।
হালনাগাদ · লিখেছেন PayToMe Editorial
লোগোর কাজের জন্য Acme Studio-কে ইনভয়েস করো। 12 ঘণ্টা, প্রতি ঘণ্টা 100 US$, দুই সপ্তাহের মধ্যে পরিশোধ।
Acme Studio-র জন্য INV-0042 খসড়া করা হয়েছে: 1,200.00 US$, পরিশোধের শেষ তারিখ 6 নভে। Maria-কে টেক্সটে পাঠিয়ে দেব?
স্বয়ংক্রিয় পেমেন্ট রিমাইন্ডার অপরিশোধিত ইনভয়েসের ফলো-আপ করে, যাতে আপনাকে মনে রাখতে না হয় এবং অস্বস্তিকর মুহূর্তে সঠিক শব্দ খুঁজতে না হয়। Smart Chase হলো PayToMe-এর পরিকল্পিত সংস্করণ: প্রতিটি মেয়াদোত্তীর্ণ ইনভয়েসের জন্য সে প্রস্তাব করে কখন তাগাদা দেবেন আর কী বলবেন, প্রতিটি ক্লায়েন্টের জন্য সুর মানিয়ে নেয়, এবং শুধু আপনার অনুমোদন করা মেসেজই পাঠায়। রিমাইন্ডার ব্যবসা চালানোর সবচেয়ে অপ্রিয় কাজগুলোর একটি, আবার পেমেন্ট পাওয়ার সবচেয়ে কার্যকর উপায়গুলোরও একটি।
Smart Chase কীভাবে কাজ করে
- Via আপনার পরিশোধের শেষ তারিখগুলোর ওপর নজর রাখে। ইনভয়েস পাঠানোর মুহূর্তেই প্রতিটি অপরিশোধিত ইনভয়েসের জন্য একটি ফলো-আপ পরিকল্পনা প্রস্তাব করা হয়।
- ক্লায়েন্ট অনুযায়ী মানিয়ে নেয়। যে ক্লায়েন্ট সবসময় এক সপ্তাহের মধ্যে পরিশোধ করেছেন, তিনি পান হালকা ছোঁয়া; একাধিক মেয়াদোত্তীর্ণ ইনভয়েসওয়ালা ক্লায়েন্টের তুলনায়। বড় ইনভয়েসে ছোটটির চেয়ে আগে খোঁজ নেওয়া হতে পারে।
- আপনি পরিকল্পনা অনুমোদন করেন। একবারে অনুমোদন করুন, প্রতিটি মেসেজ দেখে নিন, বা কোনো ক্লায়েন্টকে বাদ দিন। যাওয়ার আগে সবকিছু দেখা যায়।
- মেসেজ যায়, আর পরিশোধ হলে থামে। রিমাইন্ডার ইমেইলে পে লিংকসহ পৌঁছায়; টেক্সটে রিমাইন্ডার তৈরির পথে। ইনভয়েস পরিশোধিত হওয়া মাত্র ধারাটি শেষ হয়। পরিশোধের পর কেউ “আপনি আমাদের টাকা দেননি” ধরনের মেসেজ পান না।
রিমাইন্ডার কেন গুরুত্বপূর্ণ
দেরিতে আসা বেশিরভাগ ইনভয়েস পরিশোধ করতে অস্বীকার নয়। সেগুলো ভুলে যাওয়া ইমেইল, আটকে থাকা অনুমোদন আর চাপা পড়া মেসেজ। একটি ভদ্র ফলো-আপ তার অনেকটাই মিটিয়ে দেয়, আর যত দেরি করবেন, পাঠাতে তত অস্বস্তি লাগবে। প্রথম তাগাদাগুলো স্বয়ংক্রিয় করলে সেই অস্বস্তি চলে যায়, কারণ আপনার ঠিক করা সময়সূচিতে আপনার ভাষায় সফটওয়্যারই তা পাঠায়।
নগদ প্রবাহের একটি কারণও আছে। আপনি যদি মাসে 4,000.00 বিল করেন আর ক্লায়েন্টরা গড়ে এক সপ্তাহ দেরিতে দেন, তাহলে প্রতি মাসে আপনি প্রায় এক সপ্তাহের কাজ বিনা পেমেন্টে বয়ে বেড়াচ্ছেন। এই ফাঁক কমানো প্রায়ই নতুন কাজ জেতার চেয়ে সহজ।
ভদ্র থেকে কড়া রিমাইন্ডারের ধারা
নিচের ধারাটি আপনি আজই হাতে ব্যবহার করতে পারেন, আর Smart Chase এই কাঠামোই প্রস্তাব করবে। তারিখগুলো পরিশোধের শেষ তারিখের সাপেক্ষে। আপনার শর্ত অনুযায়ী বদলে নিন।
শেষ তারিখের আগে: বন্ধুত্বপূর্ণ আগাম বার্তা
বিশেষ করে নতুন ক্লায়েন্টদের জন্য শেষ তারিখের দুই-তিন দিন আগে এটি পাঠান।
হাই দানা, একটু মনে করিয়ে দিচ্ছি যে 380.00-এর 0042 নম্বর ইনভয়েসের পরিশোধের শেষ তারিখ Nov 7। এখানে দেখে পেমেন্ট করতে পারবেন: (লিংক)। আমার কাছ থেকে কিছু লাগলে জানাবেন।
পরের দিন: হালকা তাগাদা
হাই দানা, 380.00-এর 0042 নম্বর ইনভয়েসের শেষ তারিখ ছিল গতকাল। ইতিমধ্যে পাঠিয়ে থাকলে ধন্যবাদ, এটি উপেক্ষা করবেন। না হলে পেমেন্টের লিংক এখানে: (লিংক)।
এক সপ্তাহ দেরি: স্পষ্ট ও নির্দিষ্ট
হাই দানা, 380.00-এর 0042 নম্বর ইনভয়েসের শেষ তারিখ পেরিয়েছে 7 দিন হলো। কবে নাগাদ পেমেন্ট পাব জানাবেন কি? ইনভয়েসে কোনো সমস্যা থাকলে উত্তর দিন। পেমেন্ট এখানে: (লিংক)।
দুই সপ্তাহ দেরি: কড়া, তবু পেশাদার
হাই দানা, 380.00-এর 0042 নম্বর ইনভয়েস এখন 14 দিন মেয়াদোত্তীর্ণ। অনুগ্রহ করে Nov 28-এর মধ্যে পেমেন্টের ব্যবস্থা করুন। আমাদের সম্মত শর্ত অনুযায়ী বিলম্ব ফি প্রযোজ্য হলে ইনভয়েসে যেমন লেখা আছে সেভাবেই তা যোগ হবে। পেমেন্ট এখানে: (লিংক)। আলোচনা করতে চাইলে আমাকে ফোন করুন।
চূড়ান্ত নোটিশ: সরাসরি, পরের ধাপসহ
হাই দানা, এটি চূড়ান্ত রিমাইন্ডার যে 380.00-এর 0042 নম্বর ইনভয়েস এখনো অপরিশোধিত। পরবর্তী ব্যবস্থা এড়াতে Dec 5-এর মধ্যে পেমেন্ট করুন। কিস্তিতে দিতে চাইলে আজই উত্তর দিন, আমরা একটি ব্যবস্থা ঠিক করে নিতে পারব।
এগুলো আপনি নিজের মতো বদলে নিতে পারেন, আর Via প্রতিটি আপনার নিজস্ব ধাঁচে লিখে দেবে। আরও ভাষার জন্য পেমেন্ট চাওয়ার উপায় ও মেয়াদোত্তীর্ণ ইনভয়েসের ইমেইল গাইড দুটি পড়ুন।
প্রতিটি ক্লায়েন্টের জন্য সুর ও সময় কীভাবে মানিয়ে নেয়
সবার জন্য একটি সময়সূচি, এই সমস্যাটিই Smart Chase এড়াতে তৈরি। সে যা বিবেচনা করবে তার কিছু উদাহরণ:
- পেমেন্টের ইতিহাস। নির্ভরযোগ্য একজন ক্লায়েন্ট দুই দিন দেরি করলে সম্ভবত একটি ইমেইল মিস করেছেন। যিনি নিয়মিত তিন সপ্তাহ দেরি করেন, তাঁর জন্য আগে ও কড়া মেসেজ দরকার।
- ইনভয়েসের আকার। বড় ইনভয়েসে আগেভাগে সৌজন্যমূলক খোঁজ নেওয়া যুক্তিসঙ্গত হতে পারে।
- সম্পর্ক। দীর্ঘদিনের ক্লায়েন্ট পেতে পারেন আরও আন্তরিক মেসেজ, আর প্রথমবারের ক্লায়েন্ট পান স্পষ্ট, নিরপেক্ষ মেসেজ।
- মাধ্যম। কিছু ক্লায়েন্ট টেক্সটের জবাব দেন কিন্তু ইমেইল উপেক্ষা করেন। তাঁদের সম্মতির মধ্যে থেকে, যে মাধ্যমে সাড়া মেলে Via সেটিই ব্যবহার করবে।
- আপনার নিয়ম। আপনি সীমা বেঁধে দিতে পারেন, যেমন 9 am-এর আগে কখনো টেক্সট না পাঠানো, বা আপনার দেখা ছাড়া কখনো চূড়ান্ত নোটিশ না পাঠানো।
বিলম্ব ফি ও রিমাইন্ডার
রিমাইন্ডারে বিলম্ব ফির কথা তখনই বলা যায় যখন আপনার শর্তে তা আছে। মেয়াদ শেষ হওয়ার আগেই ফি ইনভয়েসে লিখে রাখুন, আর নিয়মে সামঞ্জস্য রাখুন। বিলম্ব ফি ও সুদ নিয়ে নিয়ম জায়গাভেদে আলাদা, তাই নিজের এলাকারটি দেখে নিন। এটি সাধারণ তথ্য, আইনি পরামর্শ নয়। ফি কত হবে হিসাব করতে বিলম্ব ফি ক্যালকুলেটর আজ ফ্রি।
রিমাইন্ডারে সচরাচর ভুল
- প্রথমটি পাঠাতে বেশি দেরি করা। নীরবতাকে দেরির স্বীকৃতি বলে মনে হয়।
- প্রথমেই রূঢ় মেসেজ পাঠানো। বন্ধুত্বপূর্ণভাবে শুরু করুন। কড়া হওয়া সবসময়ই যায়।
- পরিশোধের পর থামাতে ভুলে যাওয়া। ইনভয়েস পরিশোধিত হওয়া মাত্র স্বয়ংক্রিয় ধারাটি শেষ হওয়া চাই।
- তথ্য আর অভিযোগ মিশিয়ে ফেলা। ইনভয়েস নম্বর, অঙ্ক ও তারিখ লিখুন। মন্তব্য বাদ দিন।
- পে লিংক না থাকা। পেমেন্ট কীভাবে করবেন তা খুঁজতে হলে ক্লায়েন্ট দেরি করবেন।
PayToMe-এর বাকি অংশের সাথে কাজ করে
পেমেন্ট করা সহজ হলে রিমাইন্ডার সবচেয়ে ভালো কাজ করে: প্রতিটি মেসেজে একটি পেমেন্ট লিংক রাখুন, ক্লায়েন্ট রাজি থাকলে টেক্সটে পাঠান, আর এআই ইনভয়েসিং-এর অংশ হিসেবে Via-কে সেগুলোর খসড়া বানাতে দিন।
আজ কী করবেন
নিজের সময়সূচি বেছে নিন এবং ওপরের ভাষা ব্যবহার করুন। পরিশোধের শেষ তারিখ ক্যালকুলেটর স্পষ্ট শর্ত ঠিক করতে সাহায্য করে, আর ফ্রি ইনভয়েস জেনারেটর সেই শর্ত ও আপনার বিলম্ব ফির নীতি ইনভয়েসে বসিয়ে দেয়। Smart Chase তৈরির পথে, আর এটি আপনার আগে থেকে ব্যবহার করা শর্ত দিয়েই শুরু করার জন্য বানানো। ইনভয়েস পে লিংকসহ পাঠাতে আপনি এখনই PayToMe-তে সাইন ইন করতে পারেন।