機能
支払いリマインダーの自動送信：スマート催促が代わりにフォロー
支払いリマインダーの自動送信で、期限を過ぎた請求書をスマート催促が代わりにフォロー。取引先ごとにタイミングと文面を調整し、やさしい連絡から毅然とした通知まで。
更新 · 執筆：PayToMe Editorial
Acme Studioにロゴ制作の請求書を作って。12時間、単価$100、支払期日は2週間後で。
Acme Studio宛てにINV-0042を作成しました。合計$1,200.00、支払期日は11月6日です。MariaさんにSMSで送りますか？
支払いリマインダーの自動送信は、未払いの請求書を代わりにフォローします。支払いを覚えておく必要も、気まずいときに言葉を探す必要もなくなります。スマート催促はPayToMeが提供を予定している機能で、期限を過ぎた請求書ごとに、いつ連絡するか、何を伝えるかを提案し、取引先ごとに口調を調整し、あなたが承認したものだけを送信します。催促は、事業を営むうえで気が重い作業のひとつですが、入金を得るためにはもっとも効果的な方法のひとつでもあります。
スマート催促のしくみ
- Viaが支払期限を見守る。 未払いの請求書には、送信した時点でフォローの計画が提案されます。
- 取引先に合わせて調整する。 いつも1週間以内に支払う取引先には、何通も期限超過がある取引先より軽めの連絡をします。金額の大きい請求書は、小さい請求書より早めに確認することもあります。
- あなたが計画を承認する。 一度に承認することも、1通ずつ確認することも、特定の取引先を除外することもできます。送信前にすべてが見えます。
- メッセージを送り、支払われたら止める。 リマインダーは、支払いリンク付きのメールで届きます。SMSでのリマインダーは開発中です。請求書が支払われた時点で、流れは終了します。支払い済みなのに「未払いです」という連絡が届くことはありません。
リマインダーが重要な理由
期限を過ぎた請求書の多くは、支払いの拒否ではありません。メールの見落とし、承認の漏れ、埋もれたメッセージが原因です。丁寧なフォローで、その多くは解決します。しかも、待てば待つほど連絡しづらくなります。最初の催促を自動化すれば、ソフトウェアがあなたの言葉で、あなたが決めたスケジュールで送るため、気まずさがなくなります。
キャッシュフローの面でも意味があります。毎月4,000.00を請求していて、取引先の支払いが平均1週間遅れるなら、毎月約1週間分の仕事を未払いのまま抱えることになります。この遅れを縮めるほうが、新しい仕事を獲得するよりも簡単なことがよくあります。
やさしい連絡から毅然とした通知までの流れ
ここで紹介するのは、今日から手作業で使える流れであり、スマート催促が提案する形でもあります。日付は支払期限を基準にした相対的なものです。ご自身の条件に合わせて調整してください。
支払期限の前：やさしいお知らせ
支払期限の2、3日前に送ります。特に新しい取引先におすすめです。
ダナ様、お世話になっております。請求書0042（380.00）のお支払期限がNov 7となっておりますので、ご連絡いたしました。こちらから確認とお支払いができます：(リンク)。ご不明な点がございましたらお知らせください。
翌日：軽い確認
ダナ様、請求書0042（380.00）のお支払期限が昨日でした。すでにお手続きいただいている場合は、ありがとうございます。行き違いの際はご放念ください。まだの場合は、こちらからお支払いいただけます：(リンク)。
1週間の遅れ：明確かつ具体的に
ダナ様、請求書0042（380.00）は、お支払期限から7日が過ぎております。お支払いの見込み日をお知らせいただけますでしょうか。請求書に不明な点がある場合は、ご返信ください。お支払いはこちら：(リンク)。
2週間の遅れ：毅然と、それでも丁寧に
ダナ様、請求書0042（380.00）は、期限から14日が過ぎております。Nov 28までにお支払いのお手続きをお願いいたします。合意した条件に基づいて遅延損害金が発生する場合は、請求書に記載のとおり加算されます。お支払いはこちら：(リンク)。ご相談がございましたら、お電話ください。
最終通知：直接的に、次の対応も示す
ダナ様、請求書0042（380.00）が未払いのままであることについて、最終のご連絡です。今後の対応を避けるため、Dec 5までにお支払いください。分割払いをご希望の場合は、本日中にご返信いただければ、取り決めいたします。
これらは自由にアレンジでき、Viaがあなたの文体でそれぞれの文面を作成します。ほかの言い回しについては、支払いの依頼のしかたと支払期限超過の請求書メールのガイドをご覧ください。
取引先ごとの口調とタイミングの調整
全員に同じスケジュールを使うことが問題であり、スマート催促はそれを避けるよう設計されています。考慮する内容の例は次のとおりです。
- 支払いの履歴。 信頼できる取引先が2日遅れているなら、おそらくメールを見落としただけです。3週間遅れが常の取引先には、より早く、より強めのメッセージが必要です。
- 請求書の金額。 金額が大きい請求書は、早めに丁寧な確認を入れる理由になります。
- 関係性。 長いお付き合いの取引先には温かみのあるメッセージを、初めての取引先には明確で中立的なメッセージを送ることがあります。
- 連絡手段。 SMSには返信するのにメールは無視する取引先もいます。Viaは、同意の範囲内で、相手が反応する手段を使います。
- あなたのルール。 9 am前にはSMSを送らない、確認なしに最終通知を送らない、といった制限を設定できます。
遅延損害金とリマインダー
リマインダーで遅延損害金に触れてよいのは、契約条件に定めている場合だけです。支払期限の前に請求書へ金額を明記し、対応に一貫性を持たせてください。遅延損害金や利息に関するルールは地域によって異なるため、ご自身の地域で確認してください。これは一般的な情報であり、法的助言ではありません。金額の計算には、遅延損害金計算ツールが今日から無料で使えます。
リマインダーでよくある失敗
- 最初の連絡が遅すぎる。 沈黙は、遅れを受け入れたように受け取られます。
- 最初から強い口調で送る。 まずは友好的に。あとからいくらでも強められます。
- 支払い後に止め忘れる。 自動送信は、請求書が支払われた瞬間に終了する必要があります。
- 事実と非難を混ぜる。 請求書番号、金額、日付を伝え、余計な感想は省きます。
- 支払いリンクがない。 支払い方法を探させると、相手は先延ばしにします。
PayToMeのほかの機能との連携
リマインダーは、支払いが簡単なときにいちばん効果を発揮します。すべてのメッセージに支払いリンクを入れ、取引先が合意しているときはSMSで届け、AI請求書作成の一環としてViaに文面を作らせましょう。
今日からできること
ご自身のスケジュールを決めて、上の文例を使いましょう。支払期限計算ツールは明確な条件を決めるのに役立ち、無料の請求書作成ツールは、その条件と遅延損害金の方針を請求書に記載します。スマート催促は開発中で、すでにお使いの条件から始まるように設計されています。支払いリンク付きの請求書を送るには、今すぐPayToMeにサインインできます。