বিনামূল্যে কোটেশন জেনারেটর

একটি বিনামূল্যে কোটেশন জেনারেটর কাজ শুরুর আগেই দাম লিখিত আকারে ঠিক করতে সাহায্য করে, যাতে ক্লায়েন্ট জানেন কী আশা করবেন আর আপনি জানেন কী ঠিক হয়েছে। এটি আপনার ব্রাউজারেই চলে। ফর্ম পূরণ করুন, লাইভ প্রিভিউ দেখুন, আর লেটার বা A4 মাপের পিডিএফ ডাউনলোড করুন। অ্যাকাউন্ট লাগে না, আপনি যা লেখেন তা আপলোড হয় না।

কোটেশন জেনারেটর কীভাবে ব্যবহার করবেন

কোটেশনে কী থাকা উচিত

কোটেশন তখনই কাজ করে, যখন ক্লায়েন্ট একবার পড়েই রাজি হতে পারেন বা নির্দিষ্ট প্রশ্ন করতে পারেন। থাকা উচিত:

• কে এবং কবে। আপনার তথ্য, ক্লায়েন্টের তথ্য, একটি কোটেশন নম্বর আর ইস্যুর তারিখ।
• বৈধতার তারিখ। দাম বদলায়। “30 দিন বৈধ” লিখলে ছয় মাস পরে ফিরে আসা ক্লায়েন্টের হাত থেকে আপনি সুরক্ষিত থাকেন।
• সহজ ভাষায় কাজের পরিধি। কী কী ধরা আছে তা লিখুন। তারপর কী ধরা নেই তাও লিখুন। “উপকরণ বাদে” বা “পারমিট ফি বাদে” লিখলে বেশিরভাগ বিরোধ এড়ানো যায়।
• আইটেমভিত্তিক লাইন। একটি মোট অঙ্ক নয়, পরিমাণ ও একক দামসহ লাইন।
• ট্যাক্স আলাদাভাবে, যদি আপনি ট্যাক্স নেন।
• মোট অঙ্ক ও মুদ্রা।
• গ্রহণের শর্ত। যেমন অগ্রিমের পরিমাণ, শুরুর তারিখ বা লিখিতভাবে উত্তর দেওয়ার অনুরোধ।
• নির্ভুলতার ঘোষণা। অঙ্কটি নির্দিষ্ট, নাকি কাজের পরিধি বদলালে বদলে যেতে পারে এমন আনুমানিক হিসাব, তা লিখুন।

উদাহরণসহ হিসাব

একজন হ্যান্ডিম্যান বাথরুম মেরামতের কোট দিচ্ছেন। আট ঘণ্টা শ্রম ঘণ্টায় 60.00 হারে, আর একটি ভ্যানিটি ইউনিট 240.00 দামে, ওপরে 7% ট্যাক্স যোগ হবে।

শ্রম 8 x 60.00 = 480.00 আর ভ্যানিটি 240.00, তাই সাবটোটাল 720.00। 7% ট্যাক্স 50.40, মোট 770.40। ধরুন ক্লায়েন্ট পুরোনো গ্রাহক, আর আপনি শুধু শ্রমে 10% ছাড় দিলেন। লাইন ছাড় হিসেবে প্রয়োগ করলে শ্রম হয় 432.00, সাবটোটাল 672.00, ট্যাক্স 47.04 আর মোট 719.04। দামের হার কমিয়ে লুকিয়ে না রেখে লাইনে ছাড় দেখালে ক্লায়েন্ট বোঝেন তিনি সুবিধা পাচ্ছেন, আর আপনার নিয়মিত হারও দৃশ্যমান থাকে।

নির্দিষ্ট দাম নাকি আনুমানিক কোটেশন

কোনটি দিচ্ছেন তা স্পষ্ট করুন। নির্দিষ্ট দামের অর্থ, পরিশ্রম যা-ই লাগুক, ক্লায়েন্ট সেই অঙ্কই দেবেন। কোটেশন হলো আপনার সেরা হিসাব, কাজ বর্ণনার চেয়ে অন্যরকম হলে তা বদলাতে পারে। কিছু কাজ, যেমন দেয়ালের পেছনে কী আছে দেখা যায় না এমন মেরামত, কোটেশনেই ভালো মানায়, সাথে একটি ধারা থাকে যে খরচ সম্মত সীমা, যেমন 10%, ছাড়িয়ে গেলে আপনি আগে জানাবেন। সেই ধারা নোটের ঘরে লিখুন, যাতে পিডিএফে ছাপা হয়।

এড়িয়ে চলার সাধারণ ভুল

• ভাঙা-হিসাব ছাড়া একটিমাত্র মোট অঙ্ক। ক্লায়েন্ট তা মেলাতে, প্রশ্ন করতে বা আংশিক মানতে পারেন না।
• কাজের সীমানা না থাকা। কোটেশনে কী বাদ আছে তা না লিখলে ক্লায়েন্ট ধরে নিতে পারেন তা ধরা আছে।
• মেয়াদ না থাকা। অনির্দিষ্টকালের দাম আপনার জন্য ঝুঁকি।
• ট্যাক্স-ইনক্লুসিভ আর ট্যাক্স-এক্সক্লুসিভ দাম মিশিয়ে ফেলা। প্রতিটি হারের জন্য একটি বেছে নিন, আর পাঠানোর আগে প্রিভিউ দেখে নিন।
• অগ্রিম এড়িয়ে যাওয়া। উপকরণের জন্য আগে টাকা দরকার হলে গৃহীত হওয়ার পরে নয়, কোটেশনেই তা লিখুন।
• কোটেশন ও ইনভয়েসে অঙ্ক বদলে ফেলা। কাজের পরিধি না বদলালে লাইন একই রাখুন, বদলালে কেন বদলেছে তা বলুন।

এরপর কোথায় যাবেন

ক্লায়েন্ট রাজি হলে একই নিখুঁত হিসাবে চলা ইনভয়েস জেনারেটর দিয়ে বিল বানান। আপনি কোনো কারিগরি পেশায় থাকলে সাধারণ লাইন ও শর্ত দেখতে হ্যান্ডিম্যান ইনভয়েস টেমপ্লেট থেকে শুরু করুন। বিলের নথির মূল বিষয়গুলোর জন্য পড়ুন ইনভয়েস কীভাবে লিখবেন।