Automatische Zahlungserinnerungen: Smartes Nachfassen übernimmt für Sie

Automatische Zahlungserinnerungen fassen bei unbezahlten Rechnungen nach, damit Sie nicht daran denken müssen und nicht in einem unangenehmen Moment nach den richtigen Worten suchen. Smartes Nachfassen ist die geplante Version von PayToMe: Für jede überfällige Rechnung schlägt es vor, wann Sie anstupsen und was Sie sagen, passt den Ton an den jeweiligen Kunden an und sendet nur, was Sie freigegeben haben. Erinnerungen gehören zu den unangenehmsten Seiten der Selbstständigkeit und zugleich zu den wirksamsten Wegen, bezahlt zu werden.

So funktionieren automatische Zahlungserinnerungen

Warum Erinnerungen wichtig sind

Die meisten verspäteten Rechnungen sind keine Zahlungsverweigerung. Es sind vergessene E-Mails, übersehene Freigaben und verschüttete Nachrichten. Ein höfliches Nachfassen löst vieles davon, und je länger Sie warten, desto unangenehmer wird es, eines zu schicken. Die ersten Anstöße zu automatisieren nimmt die Peinlichkeit heraus, denn die Software schickt sie in Ihrem Ton nach einem Plan, den Sie gewählt haben.

Es gibt auch einen Liquiditätsgrund. Wenn Sie im Monat 4,000.00 abrechnen und Kunden im Schnitt eine Woche zu spät zahlen, tragen Sie jeden Monat etwa eine Woche Arbeit ohne Bezahlung mit sich herum. Diese Lücke zu verkürzen ist oft leichter, als neue Aufträge zu gewinnen.

Eine Abfolge von freundlich bis bestimmt

Hier ist eine Abfolge, die Sie heute von Hand nutzen können und die Smartes Nachfassen vorschlagen wird. Die Zeitangaben beziehen sich auf das Fälligkeitsdatum. Passen Sie sie an Ihre Bedingungen an.

Vor dem Fälligkeitsdatum: ein freundlicher Hinweis

Senden Sie diese Nachricht zwei oder drei Tage vor der Fälligkeit, besonders an neue Kunden.

Hallo Frau Dana, kurzer Hinweis: Rechnung 0042 über 380.00 ist am Nov 7 fällig. Sie können sie hier ansehen und bezahlen: (Link). Sagen Sie mir gern Bescheid, wenn Sie etwas von mir brauchen.

Am Tag danach: ein leichter Anstoß

Hallo Frau Dana, Rechnung 0042 über 380.00 war gestern fällig. Falls die Zahlung schon unterwegs ist, vielen Dank, dann ignorieren Sie diese Nachricht bitte. Falls nicht, hier der Link zum Bezahlen: (Link).

Eine Woche überfällig: klar und konkret

Hallo Frau Dana, Rechnung 0042 über 380.00 ist jetzt 7 Tage überfällig. Könnten Sie mir mitteilen, wann ich mit der Zahlung rechnen kann, oder mir schreiben, falls es ein Problem mit der Rechnung gibt? Hier bezahlen: (Link).

Zwei Wochen überfällig: bestimmt, aber weiterhin professionell

Hallo Frau Dana, Rechnung 0042 über 380.00 ist jetzt 14 Tage überfällig. Bitte veranlassen Sie die Zahlung bis Nov 28. Falls nach unseren vereinbarten Bedingungen eine Mahngebühr anfällt, wird sie wie auf der Rechnung angegeben hinzugefügt. Hier bezahlen: (Link). Rufen Sie mich gern an, wenn Sie darüber sprechen möchten.

Letzte Mahnung: direkt, mit nächsten Schritten

Hallo Frau Dana, dies ist die letzte Erinnerung: Rechnung 0042 über 380.00 ist weiterhin unbezahlt. Bitte zahlen Sie bis Dec 5, um weitere Schritte zu vermeiden. Wenn Sie eine Ratenzahlung wünschen, antworten Sie heute, dann vereinbaren wir eine.

Sie können diese Texte anpassen, und Via entwirft jeden in Ihrem eigenen Stil. Weitere Formulierungen finden Sie in den Ratgebern So bitten Sie um Zahlung und E-Mail bei überfälliger Rechnung.

So passen sich Ton und Zeitpunkt je Kunde an

Ein einziger Plan für alle ist genau das Problem, das Smartes Nachfassen vermeiden soll. Beispiele dafür, was berücksichtigt wird:

• Zahlungshistorie. Ein zuverlässiger Kunde, der zwei Tage zu spät ist, hat wahrscheinlich eine E-Mail übersehen. Ein Kunde, der regelmäßig drei Wochen zu spät zahlt, braucht frühere und bestimmtere Nachrichten.
• Rechnungshöhe. Eine große Rechnung kann eine frühe Nachfrage aus Höflichkeit rechtfertigen.
• Beziehung. Ein langjähriger Kunde bekommt vielleicht eine wärmere Nachricht, ein Neukunde eine klare, neutrale.
• Kanal. Manche Kunden antworten auf SMS und ignorieren E-Mails. Via nutzt den Kanal, auf dem sie reagieren, im Rahmen ihrer Einwilligung.
• Ihre Regeln. Sie können Grenzen setzen, etwa nie vor 9 am per SMS zu schreiben oder nie eine letzte Mahnung ohne Ihre Prüfung zu senden.

Mahngebühren und Erinnerungen

Eine Erinnerung darf eine Mahngebühr nur erwähnen, wenn Ihre Bedingungen sie vorsehen. Nennen Sie die Gebühr vor der Fälligkeit auf der Rechnung und bleiben Sie konsequent. Regeln zu Mahngebühren und Zinsen unterscheiden sich je nach Land, prüfen Sie also Ihre. Das sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Um zu berechnen, wie hoch eine Gebühr wäre, ist der Mahngebühren-Rechner heute kostenlos.

Häufige Fehler bei Erinnerungen

1. Zu lange mit der ersten warten. Schweigen wirkt, als würden Sie die Verzögerung akzeptieren.
2. Mit einer schroffen Nachricht beginnen. Starten Sie freundlich. Bestimmter werden können Sie immer noch.
3. Nach der Zahlung nicht aufhören. Eine automatische Abfolge muss in dem Moment enden, in dem die Rechnung bezahlt ist.
4. Fakten und Vorwürfe vermischen. Nennen Sie Rechnungsnummer, Betrag und Datum. Lassen Sie Kommentare weg.
5. Kein Zahlungslink. Muss der Kunde erst suchen, wie er zahlt, verzögert er.

Funktioniert mit dem Rest von PayToMe

Erinnerungen wirken am besten, wenn das Bezahlen einfach ist: Fügen Sie jeder Nachricht einen Zahlungslink bei, senden Sie sie per SMS, wenn der Kunde zugestimmt hat, und lassen Sie Via sie als Teil der KI-Rechnungen entwerfen.

Was Sie heute tun können

Wählen Sie Ihren eigenen Plan und verwenden Sie die Formulierungen oben. Der Fälligkeitsrechner hilft Ihnen, klare Bedingungen festzulegen, und der kostenlose Rechnungsgenerator setzt diese Bedingungen und Ihre Regelung zu Mahngebühren auf die Rechnung. Smartes Nachfassen ist in Entwicklung und soll von den Bedingungen ausgehen, die Sie schon verwenden. Sie können sich schon jetzt bei PayToMe anmelden, um Rechnungen mit Zahlungslink zu senden.