ইনভয়েস টেমপ্লেট
কনসাল্টিং ইনভয়েস টেমপ্লেট: পরামর্শক সেবার বিল ফরম্যাট
রিটেইনার, দিনের রেট এবং খরচ মূল্যে পুনরায় বিল করার পরামর্শক সেবার বিল ফরম্যাট, যাতে ক্লায়েন্ট ঠিক কীসের জন্য টাকা দিচ্ছেন তা দেখে দ্রুত অনুমোদন দেন, আর অর্থ বিভাগকে আলাদা করে কোনো প্রশ্ন করতে না হয়।
হালনাগাদ · লিখেছেন PayToMe Editorial
কনসাল্টিং ইনভয়েস
| বিবরণ | পরিমাণ | মূল্য |
|---|---|---|
| মাসিক পরামর্শ রিটেইনার (10 ঘণ্টা পর্যন্ত) | 1 মাস | 2,500.00 US$ |
| কৌশল ওয়ার্কশপ, সাইটে পুরো দিন | 1 দিন | 2,400.00 US$ |
| রিটেইনারের বাইরে অতিরিক্ত কনসাল্টিং ঘণ্টা | 6 ঘণ্টা | 1,650.00 US$ |
| বাজার ও প্রতিযোগীর গবেষণা সারসংক্ষেপ | 1 টি | 1,200.00 US$ |
| নির্বাহীদের জন্য রিপোর্ট ডেক ও উপস্থাপনা | 1 টি | 950.00 US$ |
| ভ্রমণ: যাতায়াতের ট্রেন ভাড়া (মূল্যে) | 1 টি | 186.40 US$ |
| হোটেল, 1 রাত (মূল্যে) | 1 টি | 214.00 US$ |
| ক্লায়েন্টের সাইটে যাতায়াতের মাইলেজ | 120 মাইল | 84.00 US$ |
| মোট | 9,184.40 US$ | |
এই পেশায় প্রচলিত পেমেন্টের শর্ত: 15 দিনের মধ্যে পরিশোধ বা 30 দিনের মধ্যে পরিশোধ
এই পাতা আপনার পরামর্শক সেবার বিল ফরম্যাট গুছিয়ে দেয়: লাইন আইটেম, শর্ত ও পেমেন্টের তথ্য এক জায়গায়। কনসাল্টিং ইনভয়েস টেমপ্লেট দরকার হলে এমন একটি দিয়ে শুরু করুন যা ওপাশের মানুষটির জন্য অনুমোদন সহজ করে। সেই মানুষটি প্রায়ই আপনাকে নিয়োগ দেওয়া নির্বাহী নন। তিনি অর্থ বিভাগের কেউ, যাঁকে আপনার ইনভয়েস চুক্তি, পারচেজ অর্ডার ও বাজেট লাইনের সঙ্গে মেলাতে হয়। এই পাতা দেখায় কীভাবে এমন কনসাল্টিং ইনভয়েস বানাবেন যাতে রিটেইনার, দিনের রেট ও খরচ পরিষ্কারভাবে ধরে, কী কী থাকবে, কোন পেমেন্ট শর্ত কাজ করে এবং কোন ভুলগুলো পেমেন্ট ধীর করে। “এই টেমপ্লেট ব্যবহার করুন” বোতাম নমুনা লাইনসহ বিনামূল্যের ইনভয়েস জেনারেটর খুলে দেয়।
কনসাল্টিংয়ের বিল কেন আলাদা
কনসাল্টিংয়ের কোনো প্রমিত একক নেই। প্লাম্বার কল-আউট ও যন্ত্রাংশের বিল করেন। একজন পরামর্শক হয়তো সোমবার ঘণ্টা ধরে, বুধবার দিন ধরে আর একই ক্লায়েন্টের জন্য সারাক্ষণ মাস ধরে বিল করেন। একটি কাজে থাকতে পারে নির্দিষ্ট ফিয়ের ডায়াগনস্টিক, ঘণ্টা হিসাবে অতিরিক্ত অংশ এবং ফলো-আপ প্রশ্নের জন্য রিটেইনার।
এই মিশ্রণ তিনটি সমস্যা তৈরি করে, যা ইনভয়েসকে মেটাতে হয়।
প্রথমত, ক্লায়েন্টের দেখা দরকার দাম কীসের ভিত্তিতে। “কনসাল্টিং: $6,000” লিখলে প্রশ্ন ওঠে। “পরামর্শ রিটেইনার, 10 ঘণ্টা পর্যন্ত, মার্চ” লিখলে ওঠে না।
দ্বিতীয়ত, খরচ ফি থেকে আলাদাভাবে চলে। ভ্রমণ, থাকা ও সফটওয়্যারের খরচ সাধারণত মূল্যে পুনরায় বিল করা হয় এবং প্রায়ই রসিদ লাগে। ক্লায়েন্টরা এগুলো প্রায়ই আলাদা বাজেটে ধরেন, তাই ফির লাইনের সঙ্গে মেশালে ঝামেলা হয়।
তৃতীয়ত, কনসাল্টিংয়ের কাজ চোখে দেখা কঠিন। ক্লায়েন্ট মেরামত করা পাইপ দেখতে পারেন না। কী ঘটেছে তা দেখানোর একমাত্র নথি প্রায়ই ইনভয়েসই, তাই বিবরণকে সেই ভার বইতে হয়।
কনসাল্টিং ইনভয়েসে কী কী থাকবে
আমাদের ইনভয়েসে কী কী রাখবেন গাইডের মূল বিষয়গুলো দিয়ে শুরু করুন: আপনার ব্যবসার নাম ও যোগাযোগের তথ্য, ক্লায়েন্টের আইনি নাম ও বিলিং ঠিকানা, ইনভয়েস নম্বর, ইস্যুর তারিখ, নির্ধারিত তারিখ ও মোট অঙ্ক। কনসাল্টিংয়ের জন্য এগুলো যোগ করুন:
- কাজ বা প্রকল্পের নাম, যাতে ইনভয়েস প্রস্তাব বা স্টেটমেন্ট অব ওয়ার্কের সঙ্গে মেলে।
- চুক্তি বা পারচেজ অর্ডার নম্বর, ক্লায়েন্ট দিলে।
- বিলিং সময়, যেমন “1 মার্চ থেকে 31 মার্চ”, রিটেইনার ও ঘণ্টা হিসাবের কাজের জন্য।
- ধরন অনুযায়ী ফি। রিটেইনার, দিনের রেটের দিন, ঘণ্টা হিসাবে অতিরিক্ত অংশ এবং নির্দিষ্ট ডেলিভারেবল, প্রতিটি আলাদা লাইনে।
- প্রতিটি ফির লাইনে একক ও রেট। ঘণ্টার সঙ্গে ঘণ্টার রেট, দিনের সঙ্গে দিনের রেট দেখান।
- খরচ আলাদা ব্লকে, প্রতিটির সংক্ষিপ্ত বিবরণসহ।
- ট্যাক্স, প্রযোজ্য হলে। যুক্তরাষ্ট্রের অনেক রাজ্যে অনেক সেবায় সেলস ট্যাক্স লাগে না, তবে নিয়ম আলাদা। আপনার রাজ্যের নিয়ম দেখুন বা ট্যাক্স বিশেষজ্ঞকে জিজ্ঞেস করুন।
- পেমেন্টের শর্ত, পদ্ধতি ও রেমিট্যান্সের তথ্য।
একটি বাস্তব কনসাল্টিং ইনভয়েসের উদাহরণ
এক পরামর্শ ক্লায়েন্টের একটি সাধারণ মাস এমন। পরামর্শকের 10 ঘণ্টার মাসিক রিটেইনার আছে, একটি সাইট ওয়ার্কশপ করেছেন এবং রিটেইনারের বাইরে ছয় ঘণ্টা কাজ করেছেন। উদাহরণে নমুনা অঙ্ক ও কোনো ট্যাক্স নেই।
INV-0217 · পরামর্শ, মার্চ
| আইটেম | পরিমাণ | মূল্য |
|---|---|---|
| মাসিক পরামর্শ রিটেইনার (10 ঘণ্টা পর্যন্ত) | 1 | 2,500.00 US$ |
| কৌশল ওয়ার্কশপ, সাইটে পুরো দিন | 1 | 2,400.00 US$ |
| রিটেইনারের বাইরে অতিরিক্ত কনসাল্টিং ঘণ্টা | 6 | 1,650.00 US$ |
| ভ্রমণ: যাতায়াতের ট্রেন ভাড়া (মূল্যে) | 1 | 186.40 US$ |
| হোটেল, 1 রাত (মূল্যে) | 1 | 214.00 US$ |
| মোট | 6,950.40 US$ | |
ফি দাঁড়ায় $6,550.00 ($2,500 যোগ $2,400 যোগ 6 গুণ $275)। খরচ যোগ করে $400.40, তাই মোট $6,950.40। এই দুই দলকে স্পষ্টভাবে আলাদা রাখলে ক্লায়েন্ট ফি চুক্তির সঙ্গে এবং খরচ ভ্রমণনীতির সঙ্গে মিলিয়ে অনুমোদন করতে পারেন।
পরামর্শকদের জন্য কোন পেমেন্ট শর্ত কাজ করে
নেট 15 বা নেট 30 মানসম্মত পরিসর। বড় প্রতিষ্ঠানে নেট 30 প্রচলিত, আর অনেকের নির্দিষ্ট পেমেন্ট রান থাকে, তাই ছোট শর্ত রাখলেও টাকা দ্রুত নাও আসতে পারে। ক্লায়েন্টের চক্র কী তা শুরুতেই জিজ্ঞেস করুন। প্রতিটি বিকল্প কেমন দেখায় তা জানতে দেখুন আমাদের ইনভয়েসের পেমেন্ট শর্ত গাইড।
রিটেইনার সময়ের শেষে নয়, শুরুতে ইনভয়েস করা ভালো। আপনি সক্ষমতা সংরক্ষণ করছেন, ইনভয়েসেও সেটাই প্রতিফলিত হওয়া উচিত।
ডিপোজিট নির্দিষ্ট ফিয়ের প্রকল্পে প্রচলিত: যেমন স্বাক্ষরের সময় এক-তৃতীয়াংশ, মাঝপথে এক-তৃতীয়াংশ এবং ডেলিভারিতে বাকিটা। সূচিটি প্রস্তাবে রাখুন এবং প্রতিটি ইনভয়েসে আবার লিখুন।
দেরির ফি নিতে চাইলে প্রয়োজন পড়ার আগেই রেট ও গ্রেস পিরিয়ড চুক্তিতে লিখে নিন এবং স্থানীয় নিয়ম দেখুন। দেরির ফি ক্যালকুলেটর দেখায় একটি রেটে কত যোগ হবে। চুক্তি ও ডিপোজিট নিয়ে আরও জানতে দেখুন ফ্রিল্যান্সার হিসাবে ইনভয়েস কীভাবে করবেন।
দাম ও আইটেম সাজানোর পরামর্শ
রিটেইনারে কী আছে তা বলুন। “মাসে 10 ঘণ্টা পর্যন্ত পরামর্শের সময়, অব্যবহৃত ঘণ্টা পরের মাসে যায় না” কথাটা চুক্তিতে থাকা উচিত এবং সংক্ষেপে লাইনের বিবরণেও।
সময় এমনভাবে গোল করুন যা আপনি জানিয়েছেন। পনেরো মিনিট বা আধা ঘণ্টার ধাপ প্রচলিত। একটি বেছে নিয়ে সবসময় একই রাখুন।
অতিরিক্ত অংশ স্পষ্ট দেখান। ঘণ্টা রিটেইনারের বাইরে গেলে বাড়তি লাইনে ঘণ্টা ও রেট দেখান, যাতে ক্লায়েন্ট বুঝতে পারেন মোট কেন বদলেছে।
চুক্তিতে অন্য কিছু না থাকলে খরচ মূল্যেই পুনরায় বিল করুন। হ্যান্ডলিং ফি যোগ করলে সেটা চুক্তিতে থাকতে হবে এবং ইনভয়েসে দৃশ্যমান হতে হবে।
সহায়ক কাগজ তখনই দিন যখন তাতে কাজ হয়। এক পাতার কাজের সারসংক্ষেপই প্রায়ই যথেষ্ট। বিস্তারিত টাইমশিট চাইলে দেওয়ার জন্য তৈরি রাখুন।
সাধারণ ভুল
- “কনসাল্টিং সেবা” নামে একটি মাত্র লাইন। এতে ক্লায়েন্টের অনুমোদন করার মতো কিছু থাকে না।
- পারচেজ অর্ডার বা চুক্তি নম্বর না থাকা। আপনি না দেওয়া পর্যন্ত অ্যাকাউন্টস পেয়েবল ইনভয়েস আটকে রাখতে পারে।
- ফির সঙ্গে খরচ মেশানো। এতে দুটোই লুকিয়ে যায় এবং অর্থ বিভাগ বিরক্ত হয়।
- দেরিতে ইনভয়েস করা। মাসের শেষে রিটেইনারের ইনভয়েস বা ডেলিভারির কয়েক সপ্তাহ পরে প্রকল্পের ইনভয়েস ক্লায়েন্টকে দেরিতে পরিশোধ করতে অভ্যস্ত করে।
- অতিরিক্ত অংশে অস্পষ্ট পরিধি। ঘণ্টা বেড়ে যাচ্ছে তা ক্লায়েন্ট না জানলে ইনভয়েসেই প্রথম জানতে পারেন।
- রেট লুকিয়ে রাখা। নির্দিষ্ট ফিয়ের কাজেও কী অন্তর্ভুক্ত তার সংক্ষিপ্ত বিবরণ দিলে পরিধি নিয়ে তর্ক এড়ানো যায়।
পাঠানোর আগে চেকলিস্ট
- কাজের নাম, ইনভয়েস নম্বর ও বিলিং সময় ইনভয়েসে আছে
- প্রয়োজনে চুক্তি বা পারচেজ অর্ডার নম্বর আছে
- প্রতিটি ফির লাইনে একক ও রেট আছে
- রিটেইনার ও অতিরিক্ত অংশ আলাদা লাইনে
- খরচ বিবরণসহ আলাদা ব্লকে
- চাইলে পাঠানোর জন্য রসিদ তৈরি
- আপনার রাজ্য ও ক্লায়েন্টের জন্য ট্যাক্স ব্যবস্থা যাচাই করা
- পেমেন্টের শর্ত, পদ্ধতি ও রেমিট্যান্সের তথ্য লেখা আছে
সম্পর্কিত টেমপ্লেট ও টুল
যেসব পরামর্শক ক্লায়েন্টের ক্যাম্পেইনও চালান, তাঁরা এই বিন্যাসকে মার্কেটিং এজেন্সি ইনভয়েস টেমপ্লেট-এর সঙ্গে তুলনা করতে পারেন। নিজেরটা বানাতে তৈরি হলে বিনামূল্যের ইনভয়েস জেনারেটর ব্রাউজারে চলে, সঠিক অঙ্কের হিসাব দেয় এবং অ্যাকাউন্ট লাগে না।
PayToMe পাবলিক বেটায় আছে। app.paytome.si-তে সাইন ইন করে এস্টিমেট ও ইনভয়েস বানান, পে লিংকসহ ইমেইলে পাঠান, কার্ড বা ব্যাংক ট্রান্সফারে টাকা পান, এবং Free, Pro বা Business প্ল্যান বেছে নিন। রিমাইন্ডার, ক্যাশ-ফ্লো পূর্বাভাস, টেক্সট-টু-পে ও মোবাইল অ্যাপ তৈরির পথে। বিনামূল্যের ইনভয়েস জেনারেটর এখনো অ্যাকাউন্ট ছাড়াই আপনার ব্রাউজারে কাজ করে। এই পাতা সাধারণ তথ্য, আইনি বা ট্যাক্স পরামর্শ নয়।