Pengingat pembayaran otomatis: Penagihan Pintar menindaklanjuti untuk Anda

Pengingat pembayaran otomatis menindaklanjuti faktur yang belum dibayar agar Anda tidak perlu mengingat-ingat, dan tidak perlu mencari kata yang pas pada saat yang canggung. Penagihan Pintar adalah versi yang direncanakan PayToMe: untuk setiap faktur yang lewat jatuh tempo, ia menyarankan kapan mengingatkan dan apa yang disampaikan, menyesuaikan nada untuk tiap klien, dan hanya mengirim apa yang sudah Anda setujui. Mengirim pengingat adalah salah satu bagian paling tidak menyenangkan dari menjalankan usaha, sekaligus salah satu cara paling efektif untuk dibayar.

Cara kerja Penagihan Pintar

Mengapa pengingat penting

Kebanyakan faktur yang terlambat bukan penolakan untuk membayar. Penyebabnya email yang terlupa, persetujuan yang terlewat, dan pesan yang terkubur. Tindak lanjut yang sopan menyelesaikan banyak dari itu, dan makin lama Anda menunda, makin canggung rasanya mengirim satu. Mengotomatiskan pengingat pertama menghilangkan kecanggungan itu, karena perangkat lunaklah yang mengirimnya, dengan suara Anda, sesuai jadwal pilihan Anda.

Ada pula alasan arus kas. Jika Anda menagih 4,000.00 per bulan dan klien rata-rata membayar seminggu terlambat, Anda menanggung kira-kira seminggu pekerjaan tanpa pembayaran setiap bulan. Mempersingkat jeda itu sering kali lebih mudah daripada mendapatkan pekerjaan baru.

Urutan dari sopan hingga tegas

Berikut urutan yang bisa Anda pakai secara manual hari ini, dan bentuk yang akan diusulkan Penagihan Pintar. Tanggal dihitung relatif terhadap tanggal jatuh tempo. Sesuaikan dengan termin Anda.

Sebelum jatuh tempo: pemberitahuan ramah

Kirim ini dua atau tiga hari sebelum jatuh tempo, terutama untuk klien baru.

Halo Dana, sekadar mengingatkan bahwa faktur 0042 sebesar 380.00 jatuh tempo pada Nov 7. Anda bisa melihat dan membayarnya di sini: (tautan). Kabari saya jika Anda butuh sesuatu dari saya.

Sehari sesudahnya: colekan ringan

Halo Dana, faktur 0042 sebesar 380.00 jatuh tempo kemarin. Jika sudah dikirim, terima kasih dan abaikan pesan ini. Jika belum, ini tautan untuk membayar: (tautan).

Terlambat seminggu: jelas dan spesifik

Halo Dana, faktur 0042 sebesar 380.00 kini terlambat 7 hari. Bisakah Anda memberi tahu kapan saya bisa menerima pembayarannya, atau balas jika ada masalah dengan fakturnya? Bayar di sini: (tautan).

Terlambat dua minggu: tegas, tetap profesional

Halo Dana, faktur 0042 sebesar 380.00 kini terlambat 14 hari. Mohon atur pembayaran paling lambat Nov 28. Jika denda keterlambatan berlaku berdasarkan termin yang kita sepakati, denda itu akan ditambahkan sebagaimana tercantum di faktur. Bayar di sini: (tautan). Silakan telepon saya jika ingin berdiskusi.

Pemberitahuan terakhir: langsung, dengan langkah berikutnya

Halo Dana, ini pengingat terakhir bahwa faktur 0042 sebesar 380.00 masih belum dibayar. Mohon bayar paling lambat Dec 5 untuk menghindari tindakan lebih lanjut. Jika Anda ingin cicilan, balas hari ini dan kita bisa menyepakatinya.

Anda bisa menyesuaikan semuanya, dan Via akan menyusun tiap pesan dengan gaya Anda sendiri. Untuk pilihan kalimat lain, baca panduan cara meminta pembayaran dan email faktur lewat jatuh tempo.

Cara nada dan waktu disesuaikan per klien

Satu jadwal untuk semua orang adalah masalah yang ingin dihindari Penagihan Pintar. Contoh hal yang akan dipertimbangkannya:

• Riwayat pembayaran. Klien andal yang terlambat dua hari kemungkinan melewatkan sebuah email. Klien yang rutin terlambat tiga minggu membutuhkan pesan yang lebih awal dan lebih tegas.
• Ukuran faktur. Faktur besar mungkin pantas mendapat pengecekan sopan lebih awal.
• Hubungan. Klien lama mungkin mendapat pesan yang lebih hangat, sedangkan klien pertama kali mendapat pesan yang jelas dan netral.
• Saluran. Sebagian klien menjawab SMS tetapi mengabaikan email. Via akan memakai saluran yang mereka tanggapi, sesuai persetujuan mereka.
• Aturan Anda. Anda bisa menetapkan batas, seperti tidak pernah mengirim SMS sebelum pukul 9 am atau tidak pernah mengirim pemberitahuan terakhir tanpa tinjauan Anda.

Denda keterlambatan dan pengingat

Pengingat boleh menyebut denda keterlambatan hanya jika termin Anda menyatakannya. Cantumkan denda di faktur sebelum jatuh tempo, dan bersikaplah konsisten. Aturan tentang denda keterlambatan dan bunga berbeda di tiap tempat, jadi periksa aturan di tempat Anda. Ini informasi umum, bukan nasihat hukum. Untuk menghitung besar denda, kalkulator denda keterlambatan gratis hari ini.

Kesalahan umum dengan pengingat

1. Menunggu terlalu lama untuk mengirim yang pertama. Diam terasa seperti menyetujui keterlambatan.
2. Mengirim pesan tumpul lebih dulu. Mulailah dengan ramah. Anda selalu bisa menjadi lebih tegas.
3. Lupa berhenti setelah pembayaran. Rangkaian otomatis harus berakhir saat faktur dibayar.
4. Mencampur fakta dengan tuduhan. Sebutkan nomor faktur, jumlah, dan tanggal. Lewati komentar.
5. Tanpa tautan pembayaran. Jika klien harus mencari cara membayar, mereka akan menunda.

Bekerja bersama bagian PayToMe lainnya

Pengingat paling kuat saat membayar itu mudah: sertakan tautan pembayaran di setiap pesan, kirim lewat SMS bila klien sudah setuju, dan biarkan Via menyusunnya sebagai bagian dari faktur dengan AI.

Yang bisa dilakukan hari ini

Pilih jadwal Anda sendiri dan pakai kalimat di atas. Kalkulator tanggal jatuh tempo membantu menetapkan termin yang jelas, dan pembuat faktur gratis mencantumkan termin itu beserta kebijakan denda keterlambatan Anda di faktur. Penagihan Pintar sedang dikembangkan, dan dirancang untuk mulai dari termin yang sudah Anda pakai. Anda dapat masuk ke PayToMe sekarang untuk mengirim faktur dengan tautan pembayaran.