ऑटोमैटिक पेमेंट रिमाइंडर: Smart Chase आपके लिए फ़ॉलो-अप करता है

ऑटोमैटिक पेमेंट रिमाइंडर बकाया इनवॉइस का फ़ॉलो-अप करते हैं, ताकि आपको याद न रखना पड़े और किसी असहज पल में सही शब्द ढूँढ़ने न पड़ें। Smart Chase PayToMe का प्रस्तावित रूप है: हर अतिदेय इनवॉइस के लिए वह सुझाता है कि कब याद दिलाना है और क्या कहना है, हर क्लाइंट के हिसाब से लहजा बदलता है, और सिर्फ़ वही भेजता है जो आपने मंज़ूर किया हो। रिमाइंडर कारोबार चलाने का सबसे अप्रिय हिस्सों में से एक हैं, और भुगतान पाने के सबसे असरदार तरीक़ों में से भी एक।

Smart Chase कैसे काम करता है

रिमाइंडर क्यों मायने रखते हैं

ज़्यादातर देर से आने वाले इनवॉइस भुगतान से इनकार नहीं होते। वे भूले हुए ईमेल, छूटी मंज़ूरियाँ और दबे हुए संदेश होते हैं। विनम्र फ़ॉलो-अप इसमें से बहुत कुछ सुलझा देता है, और जितना इंतज़ार करते हैं, भेजना उतना ही अटपटा लगता है। पहले याद दिलाने वाले संदेशों को ऑटोमेट करने से यह अटपटापन ख़त्म हो जाता है, क्योंकि सॉफ़्टवेयर उसे आपकी आवाज़ में, आपके चुने शेड्यूल पर भेजता है।

कैश फ़्लो की भी एक वजह है। अगर आप महीने में 4,000.00 का बिल बनाते हैं और क्लाइंट औसतन एक हफ़्ता देर से भुगतान करते हैं, तो आप हर महीने क़रीब एक हफ़्ते का काम बिना भुगतान के ढो रहे हैं। इस अंतर को घटाना अक्सर नया काम जीतने से आसान होता है।

विनम्र से सख़्त तक का क्रम

यह वह क्रम है जो आप आज हाथ से इस्तेमाल कर सकते हैं, और वही ढाँचा जो Smart Chase प्रस्तावित करेगा। तारीख़ें देय तिथि के सापेक्ष हैं। इन्हें अपनी शर्तों के अनुसार बदलें।

देय तिथि से पहले: दोस्ताना याद दिलाना

इसे देय तिथि से दो या तीन दिन पहले भेजें, ख़ासकर नए क्लाइंट को।

नमस्ते Dana, एक छोटी-सी सूचना कि 380.00 का इनवॉइस 0042 Nov 7 को देय है। आप उसे यहाँ देखकर भुगतान कर सकते हैं: (लिंक)। मुझसे किसी चीज़ की ज़रूरत हो तो बताइए।

अगले दिन: हल्की याद दिलाना

नमस्ते Dana, 380.00 का इनवॉइस 0042 कल देय था। अगर भुगतान पहले ही भेजा जा चुका है, तो धन्यवाद और कृपया इस संदेश को अनदेखा करें। अगर नहीं, तो भुगतान का लिंक यह है: (लिंक)।

एक हफ़्ता देर: साफ़ और ठोस

नमस्ते Dana, 380.00 का इनवॉइस 0042 अब 7 दिन अतिदेय है। क्या आप बता सकते हैं कि भुगतान कब तक मिलेगा, या इनवॉइस में कोई समस्या हो तो जवाब दें? यहाँ भुगतान करें: (लिंक)।

दो हफ़्ते देर: सख़्त, पर फिर भी पेशेवर

नमस्ते Dana, 380.00 का इनवॉइस 0042 अब 14 दिन अतिदेय है। कृपया Nov 28 तक भुगतान की व्यवस्था करें। अगर हमारी तय शर्तों के तहत लेट फ़ीस लागू होती है, तो वह इनवॉइस पर बताए अनुसार जोड़ी जाएगी। यहाँ भुगतान करें: (लिंक)। बात करनी हो तो कृपया मुझे फ़ोन करें।

अंतिम नोटिस: सीधा, आगे के क़दमों के साथ

नमस्ते Dana, यह अंतिम रिमाइंडर है कि 380.00 का इनवॉइस 0042 अब भी बकाया है। आगे की कार्रवाई से बचने के लिए कृपया Dec 5 तक भुगतान करें। अगर आप किस्तों में भुगतान चाहते हैं, तो आज ही जवाब दें और हम तय कर लेंगे।

आप इन्हें अपने हिसाब से बदल सकते हैं, और Via हर संदेश आपकी अपनी शैली में लिख देगा। और शब्दों के लिए भुगतान कैसे माँगें और बकाया इनवॉइस के लिए ईमेल वाले गाइड पढ़िए।

लहजा और समय हर क्लाइंट के हिसाब से कैसे बदलते हैं

सबके लिए एक ही शेड्यूल वही समस्या है जिससे बचने के लिए Smart Chase बनाया गया है। वह किन बातों पर ग़ौर करेगा, इसके उदाहरण:

• भुगतान का इतिहास। जो भरोसेमंद क्लाइंट दो दिन देर है, उससे शायद ईमेल छूट गया। जो क्लाइंट अक्सर तीन हफ़्ते देर करता है, उसे जल्दी और सख़्त संदेश चाहिए।
• इनवॉइस की रकम। बड़े इनवॉइस पर शुरुआती शिष्टाचार वाला संपर्क ठीक रहता है।
• रिश्ता। पुराने क्लाइंट को ज़्यादा आत्मीय संदेश मिल सकता है, जबकि पहली बार वाले को साफ़ और तटस्थ।
• माध्यम। कुछ क्लाइंट टेक्स्ट का जवाब देते हैं और ईमेल अनदेखा करते हैं। Via उनकी सहमति के दायरे में वही माध्यम इस्तेमाल करेगा जिस पर वे जवाब देते हैं।
• आपके नियम। आप सीमाएँ तय कर सकते हैं, जैसे 9 am से पहले कभी टेक्स्ट नहीं, या आपकी समीक्षा के बिना कभी अंतिम नोटिस नहीं।

लेट फ़ीस और रिमाइंडर

रिमाइंडर में लेट फ़ीस का ज़िक्र तभी हो सकता है जब आपकी शर्तों में वह लिखी हो। फ़ीस इनवॉइस पर देय तिथि से पहले बताइए, और एकरूप रहिए। लेट फ़ीस और ब्याज के नियम जगह के हिसाब से अलग होते हैं, इसलिए अपने यहाँ के नियम जाँचिए। यह सामान्य जानकारी है, क़ानूनी सलाह नहीं। फ़ीस कितनी बनेगी, यह निकालने के लिए लेट फ़ीस कैलकुलेटर आज मुफ़्त है।

रिमाइंडर में आम ग़लतियाँ

1. पहला संदेश भेजने में बहुत देर करना। चुप्पी देरी को मान लेने जैसी लगती है।
2. शुरुआत रूखे संदेश से करना। दोस्ताना शुरू कीजिए। सख़्त तो आप बाद में भी हो सकते हैं।
3. भुगतान के बाद रुकना भूल जाना। ऑटोमैटिक क्रम को इनवॉइस का भुगतान होते ही ख़त्म होना चाहिए।
4. तथ्यों में इल्ज़ाम मिला देना। इनवॉइस नंबर, रकम और तारीख़ लिखिए। टिप्पणियाँ छोड़ दीजिए।
5. पे लिंक न देना। अगर क्लाइंट को भुगतान का तरीक़ा ढूँढ़ना पड़े, तो वह देर करेगा।

PayToMe की बाक़ी सुविधाओं के साथ

रिमाइंडर तब सबसे असरदार होते हैं जब भुगतान करना आसान हो: हर संदेश में पेमेंट लिंक रखिए, क्लाइंट की सहमति हो तो उन्हें टेक्स्ट से भेजिए, और Via को उन्हें AI इनवॉइसिंग के हिस्से के रूप में लिखने दीजिए।

आज क्या करें

अपना शेड्यूल चुनिए और ऊपर के शब्दों का इस्तेमाल कीजिए। देय तिथि कैलकुलेटर साफ़ शर्तें तय करने में मदद करता है, और मुफ़्त इनवॉइस जनरेटर उन शर्तों और आपकी लेट फ़ीस नीति को इनवॉइस पर रख देता है। Smart Chase विकास में है, और इसे उन्हीं शर्तों से शुरू करने के लिए डिज़ाइन किया गया है जो आप पहले से इस्तेमाल करते हैं। आप अभी PayToMe में साइन इन करके पे लिंक के साथ इनवॉइस भेज सकते हैं।