Glossaire
Qu'est-ce que la facturation électronique ?
La facturation électronique est l'échange de factures dans un format numérique structuré entre systèmes. Différence avec un PDF, fonctionnement et exemple.
Mis à jour le · Par PayToMe Editorial
La facturation électronique est la création, l’envoi et la réception de factures sous forme de données numériques structurées, afin que les logiciels de l’acheteur et du vendeur puissent les lire et les traiter sans ressaisie manuelle. C’est plus que d’envoyer un PDF par e-mail.
Comment ça fonctionne
Une facture PDF ordinaire est lisible pour une personne, mais les logiciels ne peuvent pas la lire de façon fiable. Une facture électronique contient les mêmes informations dans des champs étiquetés, comme le vendeur, l’acheteur, le numéro de facture, la date, les lignes de facture, la taxe et le total. Des formats comme XML sont souvent utilisés, et l’émetteur et le destinataire conviennent d’une norme commune.
Le flux habituel est le suivant :
- Créer. Le système du vendeur construit les données de la facture à partir d’une commande ou d’un chantier.
- Envoyer. Elle est transmise via un réseau, un prestataire de services ou directement au système de l’acheteur.
- Valider. Les données sont vérifiées pour les champs obligatoires et l’exactitude des totaux.
- Traiter. Le système de l’acheteur la rapproche d’un bon de commande et la met en file pour paiement.
Les avantages sont moins d’erreurs de saisie, une approbation plus rapide et une tenue de registres plus simple. Les gouvernements de plusieurs régions ont aussi utilisé la facturation électronique pour faciliter la déclaration fiscale, en particulier pour la TVA. Les exigences varient selon les pays et évoluent : fiez-vous aux consignes actuelles de votre administration fiscale plutôt qu’à un résumé général.
Une facture électronique n’est pas une facture commerciale, qui est un document douanier pour l’expédition transfrontalière, même si une facture commerciale peut aussi être envoyée par voie électronique.
Exemple
Un fournisseur facture deux articles à une entreprise.
Points pratiques
- Demandez à vos clients s’ils exigent un format ou un réseau précis.
- Gardez les totaux exacts : quantité fois prix, plus taxe, avec un arrondi cohérent. Essayez le calculateur de taxe de vente pour vérifier le calcul de la taxe.
- Conservez des copies de ce que vous avez envoyé pour vos dossiers.
PayToMe est en bêta publique et fonctionne dès aujourd’hui avec des factures numériques claires, grâce au générateur de factures gratuit et dans l’application, et ne prétend prendre en charge l’obligation de facturation électronique d’aucun pays. Vous pouvez connectez-vous à PayToMe.
Termes associés
- TVA : un impôt sur la consommation qui motive souvent les règles de facturation électronique.
- Bon de commande : la commande à laquelle une facture électronique est rapprochée.
- Facture commerciale : un document douanier pour les expéditions internationales.
- Numéro de TVA : l’identifiant fiscal exigé sur de nombreuses factures hors des États-Unis.