Sözlük
E-fatura nedir?
E-fatura, faturaların sistemler arası yapılandırılmış dijital biçimde değiş tokuş edilmesidir. PDF'den farkını, nasıl çalıştığını ve basit bir örneği öğrenin.
Güncelleme: · Yazan: PayToMe Editorial
E-fatura, alıcının ve satıcının yazılımlarının elle yeniden yazmadan okuyup işleyebilmesi için faturaların yapılandırılmış dijital veri olarak oluşturulması, gönderilmesi ve alınmasıdır. Bir PDF’i e-postayla göndermekten fazlasıdır.
Nasıl işler?
Normal bir PDF fatura bir insana iyi görünür, ancak yazılım onu güvenilir biçimde okuyamaz. Bir e-fatura aynı bilgiyi, satıcı, alıcı, fatura numarası, tarih, kalemler, vergi ve toplam gibi etiketli alanlarda taşır. Bunun için çoğunlukla XML gibi biçimler kullanılır; gönderen ve alıcı ortak bir standartta anlaşır.
Olağan akış şöyledir:
- Oluşturma. Satıcının sistemi, bir siparişten veya bir işten fatura verisini oluşturur.
- Gönderme. Bir ağ, bir hizmet sağlayıcı üzerinden veya doğrudan alıcının sistemine iletilir.
- Doğrulama. Veri, gerekli alanlar ve doğru toplamlar açısından kontrol edilir.
- İşleme. Alıcının sistemi onu bir satın alma siparişiyle eşleştirir ve ödeme sırasına alır.
Faydaları daha az yazım hatası, daha hızlı onay ve daha kolay kayıt tutmadır. Birçok bölgedeki hükümetler, özellikle KDV için vergi bildirimine yardımcı olmak amacıyla da e-faturayı kullanmıştır. Gereklilikler ülkeye göre değişir ve zamanla değişir; bu yüzden genel bir özet yerine vergi idarenizin güncel rehberliğine güvenin.
E-fatura, sınır ötesi nakliye için bir gümrük belgesi olan ticari faturadan farklı bir şeydir; ancak bir ticari fatura da elektronik olarak gönderilebilir.
Örnek
Bir tedarikçi, bir işletmeye iki kalem için fatura keser.
Pratik noktalar
- Müşterilerinize belirli bir biçim veya ağ gerektirip gerektirmediğini sorun.
- Toplamları kesin tutun: miktar çarpı fiyat, artı vergi, tutarlı yuvarlamayla. Vergi hesabını kontrol etmek için satış vergisi hesaplayıcısını deneyin.
- Gönderdiklerinizin kopyalarını kayıtlarınız için saklayın.
PayToMe herkese açık beta aşamasındadır ve bugün net dijital faturalarla, ücretsiz fatura oluşturucu aracılığıyla ve uygulamada çalışır; hiçbir ülkenin e-fatura zorunluluğunu desteklediğini iddia etmez. PayToMe’ye giriş yapabilirsiniz.
İlgili terimler
- KDV: çoğunlukla e-fatura kurallarını yönlendiren bir tüketim vergisi.
- Satın alma siparişi: bir e-faturanın eşleştirildiği sipariş.
- Ticari fatura: uluslararası sevkiyatlar için bir gümrük belgesi.
- KDV numarası: ABD dışındaki birçok faturada gereken vergi kimliği.