Glossário
O que é a fatura eletrônica?
A fatura eletrônica é a troca de faturas em formato digital estruturado entre sistemas. Veja como difere de um PDF, como funciona e um exemplo simples.
Atualizado em · Por PayToMe Editorial
A fatura eletrônica é a criação, o envio e o recebimento de faturas como dados digitais estruturados, para que os softwares do comprador e do vendedor possam lê-las e processá-las sem digitação manual. É mais do que enviar um PDF por e-mail.
Como funciona
Uma fatura comum em PDF parece boa para uma pessoa, mas um software não consegue lê-la de forma confiável. Uma fatura eletrônica traz as mesmas informações em campos identificados, como vendedor, comprador, número da fatura, data, itens, imposto e total. Formatos como XML são muito usados para isso, e emissor e destinatário combinam um padrão comum.
O fluxo habitual é:
- Criar. O sistema do vendedor monta os dados da fatura a partir de um pedido ou de um trabalho.
- Enviar. Ela é entregue por uma rede, um provedor de serviços ou diretamente ao sistema do comprador.
- Validar. Os dados são verificados quanto aos campos obrigatórios e à correção dos totais.
- Processar. O sistema do comprador a associa a um pedido de compra e a coloca na fila de pagamento.
Os benefícios são menos erros de digitação, aprovação mais rápida e registros mais fáceis de manter. Governos de várias regiões também usaram a fatura eletrônica para ajudar na declaração de impostos, especialmente do IVA. Os requisitos variam por país e mudam com o tempo, então confie na orientação atual da sua autoridade tributária, e não em um resumo geral.
A fatura eletrônica é diferente de uma fatura comercial, que é um documento aduaneiro para remessas internacionais, embora uma fatura comercial também possa ser enviada eletronicamente.
Exemplo
Um fornecedor fatura uma empresa por dois itens.
Pontos práticos
- Pergunte aos seus clientes se exigem um formato ou uma rede específicos.
- Mantenha os totais exatos: quantidade vezes preço, mais imposto, com arredondamento consistente. Experimente a calculadora de imposto sobre vendas para conferir a conta do imposto.
- Guarde cópias do que enviou para os seus registros.
O PayToMe está em beta público e trabalha com faturas digitais claras, por meio do gerador de faturas gratuito e no app, e não afirma oferecer suporte à obrigatoriedade de fatura eletrônica de nenhum país. Você pode entrar no PayToMe.
Termos relacionados
- IVA: um imposto sobre o consumo que muitas vezes orienta as regras de fatura eletrônica.
- Pedido de compra: o pedido com o qual a fatura eletrônica é conferida.
- Fatura comercial: um documento aduaneiro para remessas internacionais.
- Número de IVA: o número fiscal exigido em muitas faturas fora dos EUA.