什么是电子账单？含义与实际用法

电子账单是以结构化数字数据的形式创建、发送和接收账单，让买方和卖方的软件无需人工重新录入就能读取和处理。它不只是用电子邮件发一份 PDF。

电子账单如何运作

普通的 PDF 账单对人来说看起来没问题，但软件无法可靠地读取它。电子账单则把同样的信息放在带标签的字段里，比如卖方、买方、账单编号、日期、项目、税和合计。通常会使用 XML 这样的格式，发送方和接收方约定一个共同的标准。

通常的流程是：

好处是更少的录入错误、更快的审批和更容易的记录保存。一些地区的政府也利用电子账单来协助税务申报，尤其是增值税。要求因国家而异，并且会随时间变化，所以请以你所在税务机关的最新指引为准，而不是依赖一份笼统的概述。

电子账单与商业账单不是一回事，后者是跨境运输用的报关文件，不过商业账单也可以通过电子方式发送。

示例

一个供应商为两件商品向一家企业开出账单。

实用要点

1. 询问你的客户是否要求特定的格式或网络。
2. 保持合计精确：数量乘以单价，再加税，舍入方式要一致。可以用销售税计算器核对税额计算。
3. 保留你所发送内容的副本作为记录。

PayToMe处于公开测试阶段，目前通过免费账单生成器和应用提供清晰的数字账单，并不声称支持任何国家的电子账单强制要求。你可以登录PayToMe。

相关术语

• 增值税：常常推动电子账单规则的消费税。
• 采购订单：电子账单所比对的订单。
• 商业账单：国际货运用的报关文件。
• 增值税号：美国以外许多账单上要求填写的税务识别号。