Glossar
Was ist eine E-Rechnung?
Die E-Rechnung ist der Austausch von Rechnungen in strukturiertem digitalem Format zwischen Systemen. Unterschied zum PDF, Ablauf und ein einfaches Beispiel.
Aktualisiert am · Von PayToMe Editorial
Die E-Rechnung ist das Erstellen, Senden und Empfangen von Rechnungen als strukturierte digitale Daten, sodass die Software von Käufer und Verkäufer sie ohne erneutes Abtippen lesen und verarbeiten kann. Sie ist mehr als ein per E-Mail gesendetes PDF.
So funktioniert es
Eine normale PDF-Rechnung sieht für einen Menschen gut aus, doch Software kann sie nicht zuverlässig lesen. Eine E-Rechnung enthält dieselben Informationen in benannten Feldern, etwa Verkäufer, Käufer, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Steuer und Gesamtbetrag. Dafür werden oft Formate wie XML genutzt, und Sender und Empfänger einigen sich auf einen gemeinsamen Standard.
Der übliche Ablauf ist:
- Erstellen. Das System des Verkäufers erzeugt die Rechnungsdaten aus einer Bestellung oder einem Auftrag.
- Senden. Sie wird über ein Netzwerk, einen Dienstleister oder direkt an das System des Käufers zugestellt.
- Validieren. Die Daten werden auf Pflichtfelder und korrekte Summen geprüft.
- Verarbeiten. Das System des Käufers gleicht sie mit einer Bestellung ab und stellt sie zur Zahlung bereit.
Die Vorteile sind weniger Tippfehler, schnellere Freigabe und einfachere Ablage. Regierungen in mehreren Regionen haben die E-Rechnung auch genutzt, um die Steuermeldung zu unterstützen, besonders bei der Umsatzsteuer. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Land und ändern sich mit der Zeit, verlassen Sie sich also auf die aktuellen Hinweise Ihrer Steuerbehörde statt auf eine allgemeine Zusammenfassung.
Eine E-Rechnung ist etwas anderes als eine Handelsrechnung, die ein Zolldokument für grenzüberschreitenden Versand ist, auch wenn eine Handelsrechnung ebenfalls elektronisch gesendet werden kann.
Beispiel
Ein Lieferant stellt einem Unternehmen zwei Artikel in Rechnung.
Praktische Hinweise
- Fragen Sie Ihre Kunden, ob sie ein bestimmtes Format oder Netzwerk verlangen.
- Halten Sie die Summen exakt: Menge mal Preis plus Steuer, mit einheitlicher Rundung. Prüfen Sie die Steuerrechnung mit dem Umsatzsteuerrechner.
- Bewahren Sie Kopien des Gesendeten für Ihre Unterlagen auf.
PayToMe befindet sich in der öffentlichen Beta und arbeitet heute mit klaren digitalen Rechnungen, über den kostenlosen Rechnungsgenerator und in der App, und behauptet keine Unterstützung für die E-Rechnungspflicht eines bestimmten Landes. Sie können sich bei PayToMe anmelden.
Verwandte Begriffe
- Umsatzsteuer: eine Verbrauchsteuer, die oft die Regeln zur E-Rechnung bestimmt.
- Bestellung: die Bestellung, mit der eine E-Rechnung abgeglichen wird.
- Handelsrechnung: ein Zolldokument für internationale Sendungen.
- USt-IdNr.: die Steuer-ID, die auf vielen Rechnungen außerhalb der USA erforderlich ist.