Glosario
¿Qué es la facturación electrónica?
La facturación electrónica es el intercambio de facturas en un formato digital estructurado entre sistemas. Aprende en qué se diferencia de un PDF y un ejemplo.
Actualizado el · Por PayToMe Editorial
La facturación electrónica es la creación, el envío y la recepción de facturas como datos digitales estructurados, de modo que el software del comprador y del vendedor pueda leerlas y procesarlas sin volver a teclearlas. Es más que enviar un PDF por correo.
Cómo funciona
Una factura normal en PDF se ve bien para una persona, pero el software no puede leerla de forma fiable. Una factura electrónica lleva la misma información en campos etiquetados, como vendedor, comprador, número de factura, fecha, partidas, impuestos y total. Para esto se suelen usar formatos como XML, y el emisor y el receptor acuerdan un estándar común.
El flujo habitual es:
- Crear. El sistema del vendedor genera los datos de la factura a partir de un pedido o un trabajo.
- Enviar. Se entrega a través de una red, un proveedor de servicios o directamente al sistema del comprador.
- Validar. Se comprueba que los datos tengan los campos requeridos y los totales correctos.
- Procesar. El sistema del comprador la compara con una orden de compra y la deja en cola para el pago.
Los beneficios son menos errores de captura, una aprobación más rápida y un registro más sencillo. Los gobiernos de varias regiones también han usado la facturación electrónica para ayudar con la declaración de impuestos, en especial el IVA. Los requisitos varían según el país y cambian con el tiempo, así que confía en la guía vigente de tu autoridad fiscal en lugar de un resumen general.
Una factura electrónica es distinta de una factura comercial, que es un documento aduanero para envíos transfronterizos, aunque una factura comercial también puede enviarse por medios electrónicos.
Ejemplo
Un proveedor factura a una empresa dos artículos.
Puntos prácticos
- Pregunta a tus clientes si exigen un formato o una red específicos.
- Mantén los totales exactos: cantidad por precio, más impuesto, con un redondeo coherente. Prueba la calculadora de impuestos sobre las ventas para verificar el cálculo del impuesto.
- Conserva copias de lo que enviaste para tus registros.
PayToMe está en beta pública y hoy trabaja con facturas digitales claras, mediante el generador de facturas gratuito y en la app, y no afirma ser compatible con la obligación de facturación electrónica de ningún país. Puedes iniciar sesión en PayToMe.
Términos relacionados
- IVA: un impuesto al consumo que suele impulsar las reglas de facturación electrónica.
- Orden de compra: el pedido con el que se compara una factura electrónica.
- Factura comercial: un documento aduanero para envíos internacionales.
- Número de IVA: el identificador fiscal que exigen muchas facturas fuera de EE. UU.