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電子請求書とは？仕組みと利点
電子請求書とは、構造化されたデジタル形式でシステム間をやり取りする請求書です。PDFとの違い、仕組み、簡単なデータの例をわかりやすく解説します。
更新 · 執筆：PayToMe Editorial
電子請求書とは、請求書を構造化されたデジタルデータとして作成、送信、受信することで、買い手と売り手のソフトウェアが手作業で再入力することなく読み取って処理できる仕組みです。PDFをメールで送るだけとは違います。
電子請求書の仕組み
通常のPDFの請求書は、人が見ればわかりますが、ソフトウェアが確実に読み取ることはできません。電子請求書は、同じ情報を、売り手、買い手、請求書番号、日付、品目、税、合計といった名前の付いた項目に入れて運びます。このためにXMLなどの形式がよく使われ、送り手と受け手は共通の標準に合意します。
一般的な流れは次のとおりです。
- 作成する。 売り手のシステムが、注文や案件から請求書のデータを作ります。
- 送信する。 ネットワーク、サービス提供事業者を通じて、または買い手のシステムに直接届けられます。
- 検証する。 必須項目と、合計が正しいかが確認されます。
- 処理する。 買い手のシステムが発注書と照合し、支払いの待ち行列に入れます。
メリットは、入力ミスの減少、承認の迅速化、記録管理の容易さです。いくつかの地域の政府は、とくにVATの税務報告を助けるためにも、電子請求書を活用してきました。要件は国によって異なり、時間とともに変わるため、一般的な概要ではなく、税務当局の最新のガイダンスに従ってください。
電子請求書は、国境を越える配送のための通関書類であるコマーシャルインボイスとは別物ですが、コマーシャルインボイスも電子的に送ることはできます。
例
仕入先が、2つの品目について事業者に請求します。
実務上のポイント
- 取引先に、特定の形式やネットワークが必要かを尋ねる。
- 合計を正確に保つ。数量かける単価に税を加え、端数処理を一貫させます。税の計算は消費税計算ツールで確認できます。
- 記録のために、送信したもののコピーを保管する。
PayToMeは公開ベータ版で、無料の請求書作成ツールとアプリを通じて、わかりやすいデジタル請求書に今すぐ対応しています。どの国の電子請求書の義務への対応も、うたってはいません。PayToMeにサインインできます。
関連用語
- VAT: 電子請求書のルールのきっかけになることが多い消費税。
- 発注書: 電子請求書の照合先となる注文。
- コマーシャルインボイス: 国際輸送のための通関書類。
- VAT番号: 米国以外の多くの請求書に必要な税務ID。