Comment ajouter la taxe de vente à une facture, étape par étape

Pour savoir comment ajouter la taxe de vente à une facture, commencez par confirmer que vous devez la percevoir, puis cherchez le taux applicable à la vente, appliquez-le uniquement aux articles taxables, affichez la taxe sur sa propre ligne et ajoutez-la au total. Conservez une trace du taux que vous avez utilisé.

Ceci est une information générale, et non un conseil juridique ou fiscal.

D’abord, décidez si vous devez percevoir la taxe de vente

Ajouter la taxe est la partie facile. Décider si la vente est taxable est l’endroit où les erreurs se produisent. Aux États-Unis, la taxe de vente est fixée par les États et, dans de nombreux endroits, par les collectivités locales, pas par le gouvernement fédéral. Il n’existe ni taux national unique ni règlement unique : ce qui s’applique à vous dépend de trois questions.

Avez-vous un lien économique (nexus) dans cet État ?

Le nexus est un lien entre votre entreprise et un État, assez fort pour que l’État exige que vous perceviez sa taxe de vente. Traditionnellement, cela signifiait une présence physique, comme un bureau, un entrepôt ou des employés. En 2018, la Cour suprême des États-Unis a décidé, dans l’affaire South Dakota v. Wayfair, qu’un État peut exiger d’un vendeur sans présence physique qu’il perçoive la taxe. L’affaire portait sur la loi du Dakota du Sud, qui s’appliquait aux vendeurs livrant dans l’État plus de $100,000 de biens ou de services par an, ou réalisant 200 transactions distinctes ou plus dans l’État.

Depuis, de nombreux États ont adopté leurs propres seuils de nexus économique, et les chiffres diffèrent. La règle pratique est donc la suivante : vous pouvez devoir la taxe de vente dans l’État où vous travaillez et dans d’autres États où vos ventes dépassent le seuil de cet État. Consultez le service des recettes de chaque État pour connaître ses règles actuelles avant de supposer que vous êtes concerné ou non.

Ce que vous vendez est-il taxable à cet endroit ?

Les États taxent des choses différentes. Beaucoup taxent la plupart des biens matériels et exonèrent de nombreux services, mais il existe des exceptions dans les deux sens, et les détails varient selon l’État et l’article. Un indépendant qui ne vend que des heures de conseil peut ne rien percevoir dans un État et quelque chose dans un autre. Un artisan qui vend des matériaux peut devoir facturer la taxe sur les matériaux mais pas sur la main-d’œuvre, ou l’inverse. Cherchez les consignes de votre État pour votre métier plutôt que de deviner.

L’acheteur est-il exonéré ?

Certains acheteurs ne paient pas la taxe de vente : les revendeurs qui achètent des biens pour les revendre, certaines associations à but non lucratif et, dans de nombreux États, les organismes publics. L’acheteur le justifie par un certificat d’exonération ou de revente. Si vous n’avez pas ce certificat dans vos dossiers, un État peut vous tenir responsable de la taxe que vous auriez dû percevoir. Demandez-le tôt et conservez-en une copie.

Si vous avez besoin d’une estimation rapide pendant que vous éclaircissez ce point, le calculateur de taxe de vente gratuit applique un taux que vous saisissez et affiche la taxe et le total.

Trouvez le bon taux

Une fois que vous savez que la vente est taxable, il vous faut le taux. Quelques points à garder en tête :

• Taux de l’État plus taux locaux. Dans de nombreux États, les villes, les comtés ou les districts spéciaux ajoutent leur propre taxe au taux de l’État. Le taux combiné dépend de l’adresse.
• Destination ou origine. Certains États appliquent le taux du lieu où se trouve le client. D’autres appliquent celui du lieu où se trouve le vendeur. Les consignes de votre État indiquent lequel s’applique.
• Les taux changent. Revérifiez au moins une fois par an, et de nouveau lorsque vous commencez à servir une nouvelle zone.
• Utilisez des sources officielles. Le département des recettes ou de la fiscalité de votre État publie les taux, et beaucoup proposent des outils de recherche.

Certains États coopèrent par le biais du Streamlined Sales and Use Tax Agreement, dirigé par le Streamlined Sales Tax Governing Board, qui vise à simplifier et à moderniser la façon dont les États administrent la taxe de vente. Le site du Board indique quels États y participent. L’adhésion ne rend pas le taux identique d’un État à l’autre, mais elle peut rendre l’inscription et les règles plus uniformes.

Notez le taux que vous avez utilisé et l’endroit où vous l’avez trouvé. En cas de contrôle, « j’ai utilisé 7 % parce que l’outil de recherche de l’État l’indiquait à cette date » est une bonne réponse.

Ajouter la taxe de vente à une facture en cinq étapes

Intitulez clairement la ligne, par exemple « Taxe de vente (7 %) ». Ne la noyez pas dans un prix unitaire, car le client et votre comptable ont tous deux besoin de la voir séparément. Si vous exercez dans plusieurs États ou devez montrer séparément la taxe de l’État et la taxe locale, ajoutez une ligne pour chacune.

Taxe par ligne ou taxe sur la facture

Vous pouvez calculer la taxe sur chaque ligne ou une seule fois sur le total taxable. Les deux méthodes sont courantes, et elles peuvent différer d’un centime ou deux à cause de l’arrondi.

Supposons qu’une facture comporte trois petits articles à $0.99 chacun, et que le taux soit de 8.25 %.

• Ligne par ligne : chaque ligne porte une taxe de 0.99 fois 0.0825, soit $0.0817, arrondie à $0.08. Trois lignes donnent $0.24.
• Sur le total : le sous-total est de $2.97, et 2.97 fois 0.0825 donne $0.2450, arrondi à $0.25.

Même facture, un centime d’écart. Aucune des deux n’est fausse en soi. Votre État peut indiquer la méthode à utiliser, et certains précisent que la taxe doit être calculée sur le total de la facture. Choisissez la méthode que les consignes de votre État admettent et utilisez-la à chaque fois. Si une facture comporte à la fois des lignes taxables et des lignes exonérées, le marquage par ligne est plus clair, car il montre exactement quels articles ont porté la taxe.

La mini-facture ci-dessous applique un taux unique à l’ensemble de la facture : elle montre donc le cas le plus simple, où chaque ligne est taxable, au même taux de 7 % :

Ici, le sous-total est de $300.00, la taxe à 7 % est de $21.00 et le total est de $321.00. Le générateur de factures peut construire ce type de facture pour vous, et le calculateur de taxe de vente vous permet de tester d’abord les chiffres.

Ce qu’il faut afficher sur la facture

Mentionnez ce qui suit sur toute facture qui comporte la taxe de vente :

• Le nom et l’adresse de votre entreprise
• Le nom et l’adresse du client
• Un numéro et une date de facture
• Chaque article avec sa quantité, son prix unitaire et le total de la ligne
• Une indication claire des lignes taxables et des lignes exonérées, si la facture est mixte
• Le taux de taxe et le montant de la taxe, sur une ligne distincte
• Le total dû et les conditions de paiement
• Votre permis de vente ou votre numéro d’inscription à la taxe de vente, si votre État demande de l’afficher
• Une référence au certificat d’exonération du client, le cas échéant

Pour une liste plus complète, voir ce qu’il faut inclure dans une facture.

Percevoir, déclarer et verser

Percevoir la taxe n’est que la première étape. La taxe de vente appartient à l’État, et vous la détenez jusqu’à ce que vous déposiez votre déclaration.

• Inscrivez-vous d’abord. La plupart des États exigent un permis de vendeur ou une inscription à la taxe de vente avant que vous ne perceviez la taxe. Percevoir la taxe sans être inscrit peut causer des problèmes.
• Gardez-la à part. Ne traitez pas la taxe perçue comme un revenu. Certaines entreprises la placent sur un compte distinct le jour où la facture est payée.
• Déclarez dans les délais. Les États imposent une déclaration mensuelle, trimestrielle ou annuelle, souvent selon le volume. Manquer une déclaration peut entraîner des pénalités et des intérêts.
• Signalez les factures impayées. Les règles sur les créances irrécouvrables et la taxe déjà versée varient selon l’État.
• Conservez les documents. L’IRS indique que les factures sont une preuve de vos recettes brutes et que vous devez conserver les pièces justificatives montrant les montants et l’origine de vos recettes. Pour l’impôt fédéral sur le revenu, l’IRS indique que la durée de conservation par défaut est de 3 ans, avec des durées plus longues dans certains cas. Les règles de conservation pour la taxe de vente de l’État peuvent différer : vérifiez les vôtres.

Erreurs courantes

• Facturer la taxe quand vous n’y êtes pas obligé. Percevoir une taxe que vous ne devez pas peut créer l’obligation de la reverser. Confirmez d’abord les règles.
• Ne pas facturer la taxe quand vous le devez. Vous pouvez être responsable du montant non perçu, et vous ne pouvez pas facilement le réclamer ensuite à vos clients.
• Utiliser un seul taux partout. Les taux locaux et les règles de destination peuvent faire varier le taux selon l’adresse.
• Mal taxer la livraison ou la main-d’œuvre. La taxation des frais de livraison et de la main-d’œuvre varie selon l’État.
• Oublier les certificats d’exonération. Un « je suis exonéré » prononcé de vive voix ne suffit pas.
• Cacher la taxe dans le prix. Si vous annoncez un prix taxes comprises, faites tout de même apparaître la part de taxe sur la facture.
• Changer de méthode d’arrondi. Choisissez-en une et gardez-la.

Une liste de contrôle pour chaque facture taxable

• J’ai confirmé que la vente est taxable dans cet État, ou j’ai un certificat d’exonération dans mes dossiers.
• Je me suis inscrit auprès de l’État avant de percevoir la taxe.
• J’ai trouvé le taux de l’adresse de livraison ou de prestation et noté la source et la date.
• J’ai indiqué pour chaque ligne si elle est taxable ou exonérée.
• J’ai calculé la taxe avec la même méthode d’arrondi que d’habitude.
• La taxe apparaît sur sa propre ligne, avec le taux indiqué.
• La facture comporte un numéro, une date, les articles, les totaux et les conditions.
• J’ai enregistré une copie de la facture et de tout certificat d’exonération.

Où PayToMe s’intègre

PayToMe est en bêta publique : vous pouvez vous connecter sur app.paytome.si, créer des factures, les envoyer et être payé. Vous pouvez enregistrer des taux de taxe et en définir un par défaut pour qu’il s’applique aux nouvelles factures ; les vérifications par pays avant l’envoi sont en cours de développement. Pour les vérifications rapides, il y a le calculateur de taxe de vente gratuit, et le générateur de factures crée et télécharge la facture. Si vous découvrez encore les bases, commencez par comment rédiger une facture, et consultez l’entrée du glossaire sur la taxe de vente pour les définitions.

Sources

• South Dakota v. Wayfair, Inc., décidé le June 21, 2018 : la Cour suprême a écarté la règle de la présence physique et décrit la loi du Dakota du Sud fixée à $100,000 ou 200 transactions.
• Streamlined Sales Tax Governing Board : décrit le Streamlined Sales and Use Tax Agreement et son objectif de simplifier l’administration de la taxe de vente par les États.
• IRS, quels documents dois-je conserver et pendant combien de temps conserver les documents.
• Le département des recettes ou de la fiscalité de votre État fait autorité pour les taux, les articles taxables, les permis et les dates de déclaration. Nous n’indiquons pas ici les taux des États, car ils changent.

Ceci est une information générale, et non un conseil juridique ou fiscal.