Cómo añadir el impuesto sobre las ventas a una factura, paso a paso

Para saber cómo añadir el impuesto sobre las ventas a una factura, primero confirma que estás obligado a cobrarlo, luego busca la tasa de la venta, aplícala solo a los artículos gravados, muestra el impuesto en su propia línea y súmalo al total. Conserva un registro de la tasa que usaste.

Esta es información general, no asesoría legal ni fiscal.

Primero, decide si debes cobrar el impuesto sobre las ventas

Añadir el impuesto es la parte fácil. Decidir si la venta está gravada es donde se cometen los errores. En Estados Unidos, el impuesto sobre las ventas lo fijan los estados y, en muchos lugares, los gobiernos locales, no el gobierno federal. No existe una tasa ni un reglamento nacional únicos, así que lo que te aplica depende de tres preguntas.

¿Tienes nexo en ese estado?

El nexo es una conexión entre tu negocio y un estado lo bastante fuerte como para que el estado te exija cobrar su impuesto sobre las ventas. Tradicionalmente significaba presencia física, como una oficina, un almacén o empleados. En 2018, la Corte Suprema de EE. UU. decidió en South Dakota v. Wayfair que un estado puede exigir a un vendedor sin presencia física que cobre el impuesto. El caso se refería a la ley de Dakota del Sur, que se aplicaba a los vendedores que entregaran más de $100,000 en bienes o servicios en el estado en un año, o que realizaran 200 o más transacciones separadas en el estado.

Desde entonces, muchos estados han adoptado sus propios umbrales de nexo económico, y las cifras difieren. Así que la regla práctica es esta: puede que debas el impuesto sobre las ventas en el estado donde trabajas y en otros estados donde tus ventas superen el umbral de ese estado. Consulta el departamento de ingresos de cada estado para conocer sus reglas vigentes antes de suponer que estás dentro o fuera.

¿Lo que vendes está gravado allí?

Los estados gravan cosas distintas. Muchos gravan la mayoría de los bienes físicos y eximen muchos servicios, pero hay excepciones en ambos sentidos, y los detalles varían según el estado y el artículo. Un freelancer que solo vende horas de consultoría puede no cobrar nada en un estado y algo en otro. Un contratista que vende materiales puede tener que cobrar impuesto por los materiales pero no por la mano de obra, o al revés. Consulta la guía de tu estado para tu oficio en lugar de adivinar.

¿Está exento el comprador?

Algunos compradores no pagan impuesto sobre las ventas: revendedores que compran bienes para volver a venderlos, ciertas organizaciones sin fines de lucro y organismos públicos en muchos estados. Un comprador lo acredita con un certificado de exención o de reventa. Si no tienes el certificado archivado, un estado puede responsabilizarte del impuesto que debiste cobrar. Pídelo pronto y conserva una copia.

Si necesitas una estimación rápida mientras lo averiguas, la calculadora del impuesto sobre las ventas gratuita aplica una tasa que tú introduces y muestra el impuesto y el total.

Encuentra la tasa correcta

Una vez que sabes que la venta está gravada, necesitas la tasa. Algunos puntos que debes tener presentes:

• Tasa estatal más tasas locales. En muchos estados, ciudades, condados o distritos especiales añaden su propio impuesto sobre la tasa estatal. La tasa combinada depende de la dirección.
• Destino u origen. Algunos estados cobran la tasa del lugar donde está el cliente. Otros cobran la del lugar donde está el vendedor. La guía de tu estado dice cuál se aplica.
• Las tasas cambian. Vuelve a comprobarlas al menos una vez al año, y de nuevo cuando empieces a atender una zona nueva.
• Usa fuentes oficiales. El departamento de ingresos o de impuestos de tu estado publica las tasas, y muchos ofrecen herramientas de consulta.

Algunos estados colaboran mediante el Streamlined Sales and Use Tax Agreement, que dirige el Streamlined Sales Tax Governing Board y que busca simplificar y modernizar la forma en que los estados administran el impuesto sobre las ventas. El sitio del propio Board indica qué estados participan. Ser miembro no hace que la tasa sea la misma en todos los estados, pero puede hacer más uniformes el registro y las reglas.

Anota la tasa que usaste y dónde la encontraste. Si alguna vez te auditan, “usé 7% porque la herramienta de consulta del estado lo indicaba en esta fecha” es una buena respuesta.

Añade el impuesto a la factura en cinco pasos

Rotula la línea con claridad, por ejemplo “Impuesto sobre las ventas (7%)”. No lo escondas dentro de un precio unitario, porque tanto el cliente como tu contador necesitan verlo por separado. Si operas en más de un estado o necesitas mostrar por separado el impuesto estatal y el local, añade una línea para cada uno.

Impuesto por línea frente a impuesto por factura

Puedes calcular el impuesto en cada línea o una sola vez sobre el total gravado. Ambos son comunes, y pueden diferir en un centavo o dos por el redondeo.

Supón que una factura tiene tres artículos pequeños de $0.99 cada uno, y la tasa es 8.25%.

• Línea por línea: cada línea tiene un impuesto de 0.99 por 0.0825, que es $0.0817, redondeado a $0.08. Tres líneas dan $0.24.
• Sobre el total: el subtotal es $2.97, y 2.97 por 0.0825 es $0.2450, redondeado a $0.25.

Misma factura, un centavo de diferencia. Ninguno es incorrecto en sí mismo. Tu estado puede indicar qué método usar, y algunos dicen que el impuesto debe calcularse sobre el total de la factura. Elige el método que respalde la guía de tu estado y úsalo siempre. Si una factura tiene líneas gravadas y exentas, marcar por línea es más claro, porque muestra exactamente qué artículos llevaron impuesto.

La mini factura de abajo aplica una tasa fija a toda la factura, así que muestra el caso más simple en que todas las líneas están gravadas, con el mismo 7%:

Aquí el subtotal es $300.00, el impuesto al 7% es $21.00 y el total es $321.00. El generador de facturas puede crear este tipo de factura por ti, y la calculadora del impuesto sobre las ventas te permite probar los números primero.

Qué mostrar en la factura

Incluye lo siguiente en cualquier factura que lleve impuesto sobre las ventas:

• El nombre y la dirección de tu negocio
• El nombre y la dirección del cliente
• Un número y una fecha de factura
• Cada artículo con cantidad, precio unitario y total de la línea
• Una nota clara sobre qué líneas están gravadas y cuáles exentas, si es mixta
• La tasa del impuesto y el monto del impuesto, en una línea aparte
• El total a pagar y las condiciones de pago
• Tu permiso o número de registro del impuesto sobre las ventas, si tu estado te pide mostrarlo
• Una referencia al certificado de exención del cliente, si corresponde

Para una lista más completa, consulta qué incluir en una factura.

Cobrar, declarar y pagar

Cobrar el impuesto es solo el primer paso. El impuesto sobre las ventas pertenece al estado, y lo retienes hasta que presentes la declaración.

• Regístrate primero. La mayoría de los estados exigen un permiso de vendedor o un registro del impuesto sobre las ventas antes de cobrar el impuesto. Cobrar impuesto sin estar registrado puede causar problemas.
• Mantenlo aparte. No trates el impuesto cobrado como ingreso. Algunos negocios lo pasan a una cuenta separada el día que se paga la factura.
• Presenta en plazo. Los estados asignan declaraciones mensuales, trimestrales o anuales, a menudo según el volumen. No presentar una declaración puede acarrear multas e intereses.
• Declara las facturas que no se pagaron. Las reglas sobre deudas incobrables y el impuesto que ya remitiste varían según el estado.
• Conserva los registros. El IRS indica que las facturas son prueba de tus ingresos brutos y que debes conservar los documentos de respaldo que muestren los montos y el origen de tus ingresos. Para el impuesto federal sobre la renta, el IRS indica que el periodo predeterminado para conservar registros es de 3 años, con periodos más largos en algunos casos. Las reglas estatales sobre registros del impuesto sobre las ventas pueden diferir, así que revisa las tuyas.

Errores comunes

• Cobrar impuesto cuando no tienes que hacerlo. Cobrar un impuesto que no debes puede crear la obligación de remitirlo. Confirma primero las reglas.
• No cobrar impuesto cuando sí corresponde. Puedes ser responsable del monto no cobrado, y después no es fácil facturárselo a los clientes.
• Usar una sola tasa en todas partes. Las tasas locales y las reglas de destino pueden cambiar la tasa según la dirección.
• Gravar mal el envío o la mano de obra. Si los gastos de entrega y la mano de obra están gravados varía según el estado.
• Olvidar los certificados de exención. Un “estoy exento” de palabra no basta.
• Esconder el impuesto en el precio. Si cotizas un precio con impuesto incluido, muestra igualmente la parte del impuesto en la factura.
• Cambiar de método de redondeo. Elige uno y mantenlo.

Una lista de verificación para cada factura gravada

• Confirmé que la venta está gravada en este estado, o tengo archivado un certificado de exención.
• Me registré en el estado antes de cobrar el impuesto.
• Encontré la tasa de la dirección de entrega o de servicio y anoté la fuente y la fecha.
• Marqué cada línea como gravada o exenta.
• Calculé el impuesto con el mismo método de redondeo que siempre uso.
• El impuesto aparece en su propia línea con la tasa indicada.
• La factura tiene número, fecha, artículos, totales y condiciones.
• Guardé una copia de la factura y de cualquier certificado de exención.

Dónde encaja PayToMe

PayToMe está en beta pública: puedes iniciar sesión en app.paytome.si, crear facturas, enviarlas y cobrar. Puedes guardar tasas de impuesto y marcar una como predeterminada para que se aplique a las facturas nuevas; las revisiones por país antes de enviar están en desarrollo. Para comprobaciones rápidas está la calculadora del impuesto sobre las ventas gratuita, y el generador de facturas sirve para crear y descargar la factura. Si todavía estás aprendiendo lo básico, empieza con cómo hacer una factura y consulta la entrada del glosario sobre el impuesto sobre las ventas para ver las definiciones.

Fuentes

• South Dakota v. Wayfair, Inc., decidido el June 21, 2018: la Corte Suprema anuló la regla de presencia física y describió la ley de Dakota del Sur de $100,000 o 200 transacciones.
• Streamlined Sales Tax Governing Board: describe el Streamlined Sales and Use Tax Agreement y su objetivo de simplificar la administración estatal del impuesto sobre las ventas.
• IRS, Qué tipo de registros debo conservar y Cuánto tiempo debo conservar los registros.
• El departamento de ingresos o de impuestos de tu estado es la autoridad en tasas, artículos gravados, permisos y fechas de presentación. Aquí no enumeramos tasas estatales porque cambian.

Esta es información general, no asesoría legal ni fiscal.