Cara menambahkan pajak penjualan ke faktur, langkah demi langkah

Untuk mempelajari cara menambahkan pajak penjualan ke faktur, pertama pastikan Anda wajib memungutnya, lalu cari tarif untuk penjualan itu, terapkan hanya pada item yang kena pajak, tampilkan pajak sebagai barisnya sendiri, dan tambahkan ke total. Simpan catatan tarif yang Anda gunakan.

Ini adalah informasi umum, bukan nasihat hukum atau pajak.

Pertama, tentukan apakah Anda wajib memungut pajak penjualan

Menambahkan pajaknya itu mudah. Menentukan apakah penjualan itu kena pajak sama sekali adalah tempat kesalahan terjadi. Di Amerika Serikat, pajak penjualan ditetapkan oleh negara bagian dan, di banyak tempat, oleh pemerintah daerah, bukan oleh pemerintah federal. Tidak ada satu tarif atau buku aturan nasional, sehingga yang berlaku bagi Anda bergantung pada tiga pertanyaan.

Apakah Anda memiliki nexus di negara bagian itu?

Nexus adalah keterkaitan antara bisnis Anda dan sebuah negara bagian yang cukup kuat sehingga negara bagian itu dapat mewajibkan Anda memungut pajak penjualannya. Secara tradisional, itu berarti kehadiran fisik, seperti kantor, gudang, atau karyawan. Pada 2018, Mahkamah Agung AS memutuskan dalam South Dakota v. Wayfair bahwa sebuah negara bagian boleh mewajibkan penjual tanpa kehadiran fisik untuk memungut pajak. Kasus itu menyangkut undang-undang South Dakota, yang berlaku bagi penjual yang mengirimkan lebih dari $100,000 barang atau jasa ke negara bagian itu dalam setahun, atau melakukan 200 transaksi terpisah atau lebih ke negara bagian itu.

Sejak itu, banyak negara bagian menetapkan ambang nexus ekonominya sendiri, dan angkanya berbeda-beda. Jadi aturan praktisnya begini: Anda mungkin berutang pajak penjualan di negara bagian tempat Anda bekerja dan di negara bagian lain tempat penjualan Anda melewati ambang negara bagian itu. Periksa departemen pendapatan setiap negara bagian untuk aturan terkini sebelum Anda berasumsi Anda termasuk atau tidak.

Apakah yang Anda jual kena pajak di sana?

Negara bagian mengenakan pajak atas hal yang berbeda-beda. Banyak yang mengenakan pajak atas sebagian besar barang fisik dan membebaskan banyak jasa, tetapi ada pengecualian ke kedua arah, dan rinciannya bervariasi menurut negara bagian dan item. Seorang freelancer yang hanya menjual jam konsultasi mungkin tidak memungut apa pun di satu negara bagian dan memungut sesuatu di negara bagian lain. Kontraktor yang menjual material mungkin perlu mengenakan pajak atas material tetapi tidak atas tenaga kerja, atau sebaliknya. Cari panduan negara bagian Anda untuk bidang usaha Anda daripada menebak.

Apakah pembelinya dikecualikan?

Sebagian pembeli tidak membayar pajak penjualan: penjual kembali yang membeli barang untuk dijual lagi, organisasi nirlaba tertentu, dan badan pemerintah di banyak negara bagian. Pembeli mengklaimnya dengan sertifikat pengecualian atau penjualan kembali. Jika Anda tidak menyimpan sertifikat itu, negara bagian dapat meminta pertanggungjawaban Anda atas pajak yang seharusnya Anda pungut. Mintalah sejak awal dan simpan salinannya.

Jika Anda butuh perkiraan cepat sambil mencari tahu semua ini, kalkulator pajak penjualan gratis menerapkan tarif yang Anda masukkan dan menampilkan pajak serta total.

Temukan tarif yang tepat

Setelah Anda tahu penjualan itu kena pajak, Anda perlu tarifnya. Beberapa hal yang perlu diingat:

• Tarif negara bagian ditambah tarif lokal. Di banyak negara bagian, kota, kabupaten, atau distrik khusus menambahkan pajaknya sendiri di atas tarif negara bagian. Tarif gabungan bergantung pada alamat.
• Tujuan atau asal. Sebagian negara bagian mengenakan tarif di lokasi pelanggan. Yang lain mengenakan tarif di lokasi penjual. Panduan negara bagian Anda menyatakan mana yang berlaku.
• Tarif berubah. Periksa ulang setidaknya setahun sekali, dan lagi saat Anda mulai melayani wilayah baru.
• Gunakan sumber resmi. Departemen pendapatan atau perpajakan negara bagian Anda menerbitkan tarif, dan banyak yang menyediakan alat pencarian.

Beberapa negara bagian bekerja sama melalui Streamlined Sales and Use Tax Agreement, yang dijalankan oleh Streamlined Sales Tax Governing Board dan bertujuan menyederhanakan serta memodernkan cara negara bagian mengelola pajak penjualan. Situs Board itu sendiri mencantumkan negara bagian mana yang ikut serta. Keanggotaan tidak membuat tarifnya sama di semua negara bagian, tetapi dapat membuat pendaftaran dan aturan lebih seragam.

Catat tarif yang Anda gunakan dan di mana Anda menemukannya. Jika suatu saat Anda diaudit, “Saya memakai 7% karena alat pencarian negara bagian menyebutkannya pada tanggal ini” adalah jawaban yang baik.

Tambahkan pajak ke faktur dalam lima langkah

Beri label yang jelas pada barisnya, misalnya “Pajak penjualan (7%)”. Jangan menyembunyikannya dalam harga satuan, karena pelanggan dan pembukuan Anda sama-sama perlu melihatnya secara terpisah. Jika Anda beroperasi di lebih dari satu negara bagian atau perlu menampilkan pajak negara bagian dan lokal secara terpisah, tambahkan satu baris untuk masing-masing.

Pajak per baris versus per faktur

Anda dapat menghitung pajak pada setiap baris atau sekali pada total kena pajak. Keduanya umum, dan bisa berbeda satu atau dua sen karena pembulatan.

Misalkan sebuah faktur memiliki tiga item kecil seharga $0.99 masing-masing, dan tarifnya 8.25%.

• Baris demi baris: setiap baris memiliki pajak 0.99 dikali 0.0825, yaitu $0.0817, dibulatkan menjadi $0.08. Tiga baris menghasilkan $0.24.
• Pada total: subtotalnya $2.97, dan 2.97 dikali 0.0825 adalah $0.2450, dibulatkan menjadi $0.25.

Faktur yang sama, selisih satu sen. Tidak ada yang salah dengan sendirinya. Negara bagian Anda mungkin menentukan metode mana yang dipakai, dan sebagian menyatakan pajak harus dihitung pada total faktur. Pilih metode yang didukung panduan negara bagian Anda dan gunakan setiap kali. Jika faktur memiliki baris kena pajak dan baris dikecualikan, penandaan per baris lebih jelas, karena menunjukkan dengan tepat item mana yang dikenai pajak.

Faktur mini di bawah menerapkan tarif tetap pada seluruh faktur, sehingga menunjukkan kasus yang lebih sederhana ketika setiap baris kena pajak, pada 7% yang sama:

Di sini subtotalnya $300.00, pajak 7% adalah $21.00, dan totalnya $321.00. Pembuat faktur dapat membuatkan faktur semacam ini untuk Anda, dan kalkulator pajak penjualan memungkinkan Anda menguji angkanya terlebih dahulu.

Apa yang ditampilkan pada faktur

Cantumkan hal berikut pada setiap faktur yang menyertakan pajak penjualan:

• Nama dan alamat bisnis Anda
• Nama dan alamat pelanggan
• Nomor faktur dan tanggal
• Setiap item dengan kuantitas, harga satuan, dan total baris
• Catatan yang jelas tentang baris mana yang kena pajak dan mana yang dikecualikan, jika campuran
• Tarif pajak dan jumlah pajak, pada baris terpisah
• Total yang harus dibayar dan ketentuan pembayaran
• Nomor izin atau registrasi pajak penjualan Anda jika negara bagian Anda meminta untuk menampilkannya
• Rujukan ke sertifikat pengecualian pelanggan, jika ada

Untuk daftar yang lebih lengkap, lihat apa yang harus dicantumkan pada faktur.

Memungut, melaporkan, dan membayar

Memungut pajak hanyalah langkah pertama. Pajak penjualan milik negara bagian, dan Anda menyimpannya sampai Anda melapor.

• Daftar dulu. Sebagian besar negara bagian mewajibkan izin penjual atau registrasi pajak penjualan sebelum Anda memungut pajak. Memungut pajak tanpa terdaftar dapat menimbulkan masalah.
• Pisahkan. Jangan perlakukan pajak yang dipungut sebagai penghasilan. Sebagian bisnis memindahkannya ke rekening terpisah pada hari faktur dibayar.
• Lapor sesuai jadwal. Negara bagian menetapkan pelaporan bulanan, triwulanan, atau tahunan, sering kali berdasarkan volume. Melewatkan laporan dapat berujung pada denda dan bunga.
• Laporkan faktur yang tidak dibayar. Aturan tentang piutang macet dan pajak yang sudah Anda setor berbeda-beda menurut negara bagian.
• Simpan catatan. IRS menyatakan faktur adalah bukti penerimaan kotor Anda dan Anda harus menyimpan dokumen pendukung yang menunjukkan jumlah dan sumber penerimaan Anda. Untuk pajak penghasilan federal, IRS menyatakan jangka waktu bawaan untuk menyimpan catatan adalah 3 tahun, dengan jangka waktu lebih lama dalam beberapa kasus. Aturan catatan pajak penjualan negara bagian bisa berbeda, jadi periksa aturan di tempat Anda.

Kesalahan umum

• Memungut pajak padahal tidak perlu. Memungut pajak yang tidak Anda tanggung dapat menimbulkan kewajiban menyetorkannya. Pastikan aturannya terlebih dahulu.
• Tidak memungut pajak padahal wajib. Anda bisa bertanggung jawab atas jumlah yang tidak dipungut, dan Anda tidak mudah menagih pelanggan untuk itu belakangan.
• Memakai satu tarif di mana-mana. Tarif lokal dan aturan tujuan dapat mengubah tarif menurut alamat.
• Salah mengenakan pajak pada pengiriman atau tenaga kerja. Apakah biaya pengiriman dan tenaga kerja kena pajak bervariasi menurut negara bagian.
• Melupakan sertifikat pengecualian. Ucapan lisan “saya dikecualikan” tidak cukup.
• Menyembunyikan pajak dalam harga. Jika Anda menyebut harga sudah termasuk pajak, tetap tampilkan bagian pajaknya pada faktur.
• Berganti-ganti metode pembulatan. Pilih satu dan pertahankan.

Daftar periksa untuk setiap faktur kena pajak

• Saya memastikan penjualan itu kena pajak di negara bagian ini, atau saya menyimpan sertifikat pengecualian.
• Saya mendaftar ke negara bagian sebelum memungut pajak.
• Saya menemukan tarif untuk alamat pengiriman atau layanan dan mencatat sumber serta tanggalnya.
• Saya menandai setiap baris kena pajak atau dikecualikan.
• Saya menghitung pajak dengan metode pembulatan yang selalu saya pakai.
• Pajak muncul pada barisnya sendiri dengan nama tarif yang jelas.
• Faktur memiliki nomor, tanggal, item, total, dan ketentuan.
• Saya menyimpan salinan faktur dan sertifikat pengecualian apa pun.

Posisi PayToMe

PayToMe sedang dalam beta publik: Anda dapat masuk di app.paytome.si, membuat faktur, mengirimkannya, dan menerima pembayaran. Anda dapat menyimpan tarif pajak dan menandai satu sebagai bawaan agar diterapkan pada faktur baru; pemeriksaan sesuai negara sebelum Anda mengirim sedang dalam pengembangan. Untuk pemeriksaan cepat tersedia kalkulator pajak penjualan gratis, dan pembuat faktur menyusun dan mengunduh faktur. Jika Anda masih mempelajari dasar-dasarnya, mulailah dengan cara menulis faktur, dan lihat entri glosarium pajak penjualan untuk definisinya.

Sumber

• South Dakota v. Wayfair, Inc., diputuskan pada June 21, 2018: Mahkamah Agung membatalkan aturan kehadiran fisik dan menguraikan undang-undang South Dakota dengan ambang $100,000 atau 200 transaksi.
• Streamlined Sales Tax Governing Board: menjelaskan Streamlined Sales and Use Tax Agreement dan tujuannya menyederhanakan administrasi pajak penjualan negara bagian.
• IRS, Catatan apa yang harus saya simpan dan Berapa lama saya harus menyimpan catatan.
• Departemen pendapatan atau perpajakan negara bagian Anda adalah otoritas untuk tarif, item kena pajak, izin, dan tanggal pelaporan. Kami tidak mencantumkan tarif negara bagian di sini karena tarif berubah.

Ini adalah informasi umum, bukan nasihat hukum atau pajak.