Sales Tax auf einer Rechnung ausweisen, Schritt für Schritt

Um Sales Tax auf einer Rechnung auszuweisen, bestätigen Sie zuerst, dass Sie sie erheben müssen, schlagen dann den Satz für den Verkauf nach, wenden ihn nur auf steuerpflichtige Artikel an, zeigen die Steuer als eigene Zeile und addieren sie zur Summe. Halten Sie den verwendeten Satz schriftlich fest.

Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechts- oder Steuerberatung.

Entscheiden Sie zuerst, ob Sie Sales Tax erheben müssen

Die Steuer aufzuschlagen ist der einfache Teil. Die Fehler passieren bei der Frage, ob der Verkauf überhaupt steuerpflichtig ist. In den Vereinigten Staaten wird die Sales Tax von den Bundesstaaten und vielerorts von den Kommunen festgelegt, nicht vom Bund. Es gibt weder einen einheitlichen nationalen Satz noch ein einheitliches Regelwerk, was für Sie gilt, hängt also von drei Fragen ab.

Haben Sie Nexus in diesem Bundesstaat?

Nexus ist eine Verbindung zwischen Ihrem Unternehmen und einem Bundesstaat, die stark genug ist, dass der Bundesstaat verlangen darf, dass Sie seine Sales Tax erheben. Traditionell bedeutete das eine physische Präsenz, etwa ein Büro, ein Lager oder Mitarbeiter. 2018 entschied der Oberste Gerichtshof der USA in South Dakota v. Wayfair, dass ein Bundesstaat von einem Verkäufer ohne physische Präsenz verlangen darf, Steuer zu erheben. Der Fall betraf das Gesetz von South Dakota, das für Verkäufer galt, die in einem Jahr Waren oder Dienstleistungen im Wert von mehr als $100,000 in den Bundesstaat lieferten oder 200 oder mehr einzelne Transaktionen dorthin abwickelten.

Seitdem haben viele Bundesstaaten eigene wirtschaftliche Nexus-Schwellen eingeführt, und die Zahlen unterscheiden sich. Die praktische Regel lautet daher: Sie schulden möglicherweise Sales Tax in dem Bundesstaat, in dem Sie arbeiten, und in anderen Bundesstaaten, in denen Ihre Umsätze die Schwelle des jeweiligen Staates überschreiten. Prüfen Sie bei der Steuerbehörde jedes Bundesstaats die aktuellen Regeln, bevor Sie annehmen, dass Sie betroffen sind oder nicht.

Ist das, was Sie verkaufen, dort steuerpflichtig?

Bundesstaaten besteuern unterschiedliche Dinge. Viele besteuern die meisten physischen Waren und befreien viele Dienstleistungen, doch in beide Richtungen gibt es Ausnahmen, und die Einzelheiten unterscheiden sich je nach Bundesstaat und Artikel. Ein Freelancer, der nur Beratungsstunden verkauft, erhebt in einem Bundesstaat womöglich nichts und in einem anderen etwas. Ein Handwerker, der Material verkauft, muss unter Umständen auf das Material Steuer erheben, aber nicht auf die Arbeit, oder umgekehrt. Schlagen Sie die Vorgaben Ihres Bundesstaats für Ihr Gewerbe nach, statt zu raten.

Ist der Käufer befreit?

Manche Käufer zahlen keine Sales Tax: Wiederverkäufer, die Waren zum Weiterverkauf kaufen, bestimmte gemeinnützige Organisationen und in vielen Bundesstaaten Behörden. Ein Käufer macht dies mit einer Befreiungs- oder Wiederverkaufsbescheinigung geltend. Haben Sie die Bescheinigung nicht in den Unterlagen, kann ein Bundesstaat Sie für die Steuer haftbar machen, die Sie hätten erheben müssen. Fragen Sie früh und bewahren Sie eine Kopie auf.

Wenn Sie eine schnelle Schätzung brauchen, während Sie das klären, wendet der kostenlose Sales-Tax-Rechner einen von Ihnen eingegebenen Satz an und zeigt Steuer und Summe.

Den richtigen Satz finden

Sobald Sie wissen, dass der Verkauf steuerpflichtig ist, brauchen Sie den Satz. Einige Punkte sind zu beachten:

• Satz des Bundesstaats plus lokale Sätze. In vielen Bundesstaaten erheben Städte, Countys oder Sonderbezirke ihre eigene Steuer zusätzlich zum Satz des Bundesstaats. Der kombinierte Satz hängt von der Adresse ab.
• Bestimmungsort oder Herkunftsort. Manche Bundesstaaten erheben den Satz am Ort des Kunden. Andere erheben den Satz am Ort des Verkäufers. Die Vorgaben Ihres Bundesstaats sagen, welcher gilt.
• Sätze ändern sich. Prüfen Sie mindestens einmal im Jahr erneut und noch einmal, wenn Sie ein neues Gebiet bedienen.
• Nutzen Sie offizielle Quellen. Die Steuer- oder Finanzbehörde Ihres Bundesstaats veröffentlicht Sätze, und viele bieten Abfragetools an.

Manche Bundesstaaten arbeiten über das Streamlined Sales and Use Tax Agreement zusammen, das vom Streamlined Sales Tax Governing Board betrieben wird und darauf abzielt, die Verwaltung der Sales Tax durch die Bundesstaaten zu vereinfachen und zu modernisieren. Auf der Website des Boards ist aufgeführt, welche Bundesstaaten teilnehmen. Die Mitgliedschaft macht den Satz nicht in allen Bundesstaaten gleich, kann aber Registrierung und Regeln einheitlicher machen.

Notieren Sie den verwendeten Satz und die Quelle. Sollten Sie je geprüft werden, ist „Ich habe 7% verwendet, weil das Abfragetool des Bundesstaats an diesem Datum das anzeigte“ eine gute Antwort.

Sales Tax auf einer Rechnung ausweisen in fünf Schritten

Beschriften Sie die Zeile klar, zum Beispiel „Sales Tax (7%)“. Verstecken Sie sie nicht in einem Stückpreis, denn Kunde und Buchhalter müssen sie getrennt sehen. Wenn Sie in mehr als einem Bundesstaat tätig sind oder Steuern des Bundesstaats und lokale Steuern getrennt ausweisen müssen, fügen Sie für jede eine Zeile hinzu.

Steuer je Position oder auf Rechnungsebene

Sie können die Steuer für jede Zeile berechnen oder einmal auf die steuerpflichtige Summe. Beides ist üblich, und die Ergebnisse können wegen der Rundung um einen oder zwei Cent abweichen.

Angenommen, eine Rechnung hat drei kleine Artikel zu je $0.99, und der Satz beträgt 8.25%.

• Zeile für Zeile: Jede Zeile hat eine Steuer von 0.99 mal 0.0825, also $0.0817, gerundet $0.08. Drei Zeilen ergeben $0.24.
• Auf die Summe: Die Zwischensumme beträgt $2.97, und 2.97 mal 0.0825 sind $0.2450, gerundet $0.25.

Dieselbe Rechnung, ein Cent Unterschied. Keines von beidem ist an sich falsch. Ihr Bundesstaat schreibt möglicherweise vor, welche Methode zu verwenden ist, und manche verlangen, die Steuer auf die Rechnungssumme zu berechnen. Wählen Sie die Methode, die die Vorgaben Ihres Bundesstaats stützen, und verwenden Sie sie jedes Mal. Hat eine Rechnung sowohl steuerpflichtige als auch befreite Zeilen, ist die Kennzeichnung je Zeile klarer, weil sie genau zeigt, welche Artikel Steuer trugen.

Die Mini-Rechnung unten wendet einen Pauschalsatz auf die gesamte Rechnung an und zeigt damit den einfacheren Fall, in dem jede Zeile steuerpflichtig ist, mit denselben 7%:

Hier beträgt die Zwischensumme $300.00, die Steuer von 7% beträgt $21.00, und die Summe beträgt $321.00. Der Rechnungsgenerator kann eine solche Rechnung für Sie erstellen, und mit dem Sales-Tax-Rechner können Sie die Zahlen vorher testen.

Was auf die Rechnung gehört

Setzen Sie Folgendes auf jede Rechnung, die Sales Tax enthält:

• Name und Adresse Ihres Unternehmens
• Name und Adresse des Kunden
• Eine Rechnungsnummer und ein Datum
• Jeden Artikel mit Menge, Stückpreis und Zeilensumme
• Einen klaren Hinweis, welche Zeilen steuerpflichtig und welche befreit sind, wenn gemischt
• Den Steuersatz und den Steuerbetrag in einer eigenen Zeile
• Den fälligen Gesamtbetrag und die Zahlungsbedingungen
• Ihre Sales-Tax-Genehmigungs- oder Registrierungsnummer, wenn Ihr Bundesstaat verlangt, sie anzugeben
• Einen Verweis auf die Befreiungsbescheinigung des Kunden, falls eine gilt

Eine ausführlichere Liste finden Sie unter Was auf eine Rechnung gehört.

Erheben, melden und zahlen

Die Steuer zu erheben ist nur der erste Schritt. Die Sales Tax gehört dem Bundesstaat, und Sie halten sie bis zur Abgabe.

• Registrieren Sie sich zuerst. Die meisten Bundesstaaten verlangen eine Verkäufergenehmigung oder Sales-Tax-Registrierung, bevor Sie Steuer erheben. Steuer ohne Registrierung zu erheben kann Probleme verursachen.
• Halten Sie sie getrennt. Behandeln Sie erhobene Steuer nicht als Einkommen. Manche Unternehmen überweisen sie am Tag der Zahlung der Rechnung auf ein separates Konto.
• Geben Sie fristgerecht ab. Bundesstaaten legen monatliche, vierteljährliche oder jährliche Abgabe fest, oft nach Volumen. Eine versäumte Erklärung kann Strafen und Zinsen nach sich ziehen.
• Melden Sie unbezahlte Rechnungen. Die Regeln zu Forderungsausfällen und bereits abgeführter Steuer unterscheiden sich je nach Bundesstaat.
• Bewahren Sie Unterlagen auf. Die IRS sagt, Rechnungen seien ein Nachweis Ihrer Bruttoeinnahmen und Sie sollten Belege aufbewahren, die die Beträge und Quellen Ihrer Einnahmen zeigen. Für die Bundeseinkommensteuer nennt die IRS als Standardfrist für die Aufbewahrung 3 Jahre, in manchen Fällen länger. Die Aufbewahrungsregeln für die Sales Tax der Bundesstaaten können abweichen, prüfen Sie daher Ihre eigenen.

Häufige Fehler

• Steuer erheben, obwohl Sie es nicht müssen. Wer Steuer erhebt, die er nicht schuldet, kann zur Abführung verpflichtet werden. Bestätigen Sie zuerst die Regeln.
• Keine Steuer erheben, obwohl Sie es müssen. Sie haften unter Umständen für den nicht erhobenen Betrag und können ihn Kunden später kaum nachberechnen.
• Überall einen Satz verwenden. Lokale Sätze und Bestimmungsortregeln können den Satz je nach Adresse ändern.
• Versand oder Arbeit falsch besteuern. Ob Lieferkosten und Arbeit steuerpflichtig sind, unterscheidet sich je nach Bundesstaat.
• Befreiungsbescheinigungen vergessen. Ein mündliches „Ich bin befreit“ reicht nicht.
• Die Steuer im Preis verstecken. Nennen Sie einen Preis inklusive Steuer, weisen Sie den Steueranteil dennoch auf der Rechnung aus.
• Rundungsmethoden wechseln. Wählen Sie eine und bleiben Sie dabei.

Eine Checkliste für jede steuerpflichtige Rechnung

• Ich habe bestätigt, dass der Verkauf in diesem Bundesstaat steuerpflichtig ist, oder ich habe eine Befreiungsbescheinigung in den Unterlagen.
• Ich habe mich beim Bundesstaat registriert, bevor ich Steuer erhoben habe.
• Ich habe den Satz für die Liefer- oder Leistungsadresse gefunden und Quelle und Datum notiert.
• Ich habe jede Zeile als steuerpflichtig oder befreit gekennzeichnet.
• Ich habe die Steuer mit derselben Rundungsmethode berechnet, die ich immer verwende.
• Die Steuer steht in einer eigenen Zeile, mit benanntem Satz.
• Die Rechnung hat Nummer, Datum, Artikel, Summen und Bedingungen.
• Ich habe eine Kopie der Rechnung und jeder Befreiungsbescheinigung gespeichert.

Wo PayToMe ins Spiel kommt

PayToMe befindet sich in der öffentlichen Beta: Sie können sich unter app.paytome.si anmelden, Rechnungen erstellen, versenden und sich bezahlen lassen. Sie können Steuersätze speichern und einen als Standard markieren, damit er auf neue Rechnungen angewendet wird; länderspezifische Prüfungen vor dem Versand sind in Entwicklung. Für schnelle Prüfungen gibt es den kostenlosen Sales-Tax-Rechner, und der Rechnungsgenerator erstellt und lädt die Rechnung herunter. Wenn Sie noch die Grundlagen lernen, beginnen Sie mit So schreiben Sie eine Rechnung, und Definitionen finden Sie im Glossareintrag zur Sales Tax.

Quellen

• South Dakota v. Wayfair, Inc., entschieden am June 21, 2018: Der Oberste Gerichtshof hob die Regel der physischen Präsenz auf und beschrieb das Gesetz von South Dakota mit $100,000 oder 200 Transaktionen.
• Streamlined Sales Tax Governing Board: beschreibt das Streamlined Sales and Use Tax Agreement und sein Ziel, die Verwaltung der Sales Tax der Bundesstaaten zu vereinfachen.
• IRS, Welche Unterlagen sollte ich aufbewahren und Wie lange sollte ich Unterlagen aufbewahren.
• Die Steuer- oder Finanzbehörde Ihres Bundesstaats ist die maßgebliche Stelle für Sätze, steuerpflichtige Artikel, Genehmigungen und Abgabetermine. Wir listen hier keine Sätze der Bundesstaaten auf, weil sie sich ändern.

Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechts- oder Steuerberatung.