ইনভয়েসে সেলস ট্যাক্স কীভাবে যোগ করবেন, ধাপে ধাপে

ইনভয়েসে সেলস ট্যাক্স কীভাবে যোগ করবেন তা জানতে প্রথমে নিশ্চিত হোন যে ট্যাক্স নিতে আপনি বাধ্য, তারপর বিক্রির জন্য হার খুঁজে নিন, শুধু করযোগ্য আইটেমে প্রয়োগ করুন, ট্যাক্স আলাদা লাইনে দেখান এবং মোটে যোগ করুন। যে হার ব্যবহার করেছেন তার একটি রেকর্ড রাখুন।

এটি সাধারণ তথ্য, আইনি বা ট্যাক্স পরামর্শ নয়।

প্রথমে ঠিক করুন সেলস ট্যাক্স নিতে হবে কি না

ট্যাক্স যোগ করাটা সহজ অংশ। বিক্রিটি আদৌ করযোগ্য কি না তা ঠিক করতেই ভুল হয়। যুক্তরাষ্ট্রে সেলস ট্যাক্স ঠিক করে রাজ্যগুলো এবং অনেক জায়গায় স্থানীয় সরকার, ফেডারেল সরকার নয়। কোনো একক জাতীয় হার বা নিয়মবই নেই, তাই আপনার ক্ষেত্রে কী প্রযোজ্য তা তিনটি প্রশ্নের ওপর নির্ভর করে।

সেই রাজ্যে কি আপনার নেক্সাস আছে?

নেক্সাস হলো আপনার ব্যবসা ও একটি রাজ্যের মধ্যে এমন সংযোগ যা এতটা শক্ত যে রাজ্য আপনাকে তার সেলস ট্যাক্স সংগ্রহ করতে বাধ্য করতে পারে। ঐতিহ্যগতভাবে এর মানে ছিল শারীরিক উপস্থিতি, যেমন অফিস, গুদাম বা কর্মচারী। 2018 সালে মার্কিন সুপ্রিম কোর্ট South Dakota v. Wayfair মামলায় সিদ্ধান্ত দেয় যে শারীরিক উপস্থিতি নেই এমন বিক্রেতাকেও রাজ্য ট্যাক্স সংগ্রহে বাধ্য করতে পারে। মামলাটি ছিল সাউথ ডাকোটার আইন নিয়ে, যা এমন বিক্রেতাদের জন্য প্রযোজ্য ছিল যারা এক বছরে রাজ্যে $100,000-এর বেশি পণ্য বা সেবা পৌঁছায়, অথবা রাজ্যে 200 বা তার বেশি আলাদা লেনদেন করে।

তারপর থেকে অনেক রাজ্য নিজস্ব অর্থনৈতিক নেক্সাস সীমা নিয়েছে, এবং সংখ্যাগুলো আলাদা। তাই বাস্তব নিয়মটি এই: আপনি যে রাজ্যে কাজ করেন সেখানে এবং অন্য যেসব রাজ্যে আপনার বিক্রি ওই রাজ্যের সীমা ছাড়ায় সেখানে আপনার সেলস ট্যাক্স বাকি থাকতে পারে। নিজেকে ভেতরে বা বাইরে ধরে নেওয়ার আগে প্রতিটি রাজ্যের রাজস্ব বিভাগে তার বর্তমান নিয়ম দেখে নিন।

আপনি যা বিক্রি করেন তা কি সেখানে করযোগ্য?

রাজ্যভেদে ট্যাক্সের আওতা আলাদা। অনেক রাজ্য বেশিরভাগ বাস্তব পণ্যে ট্যাক্স নেয় এবং অনেক সেবাকে ছাড় দেয়, তবে দুদিকেই ব্যতিক্রম আছে, আর বিস্তারিত রাজ্য ও আইটেমভেদে ভিন্ন। যে ফ্রিল্যান্সার শুধু পরামর্শের ঘণ্টা বিক্রি করেন তিনি এক রাজ্যে কিছুই নাও নিতে পারেন, অন্য রাজ্যে কিছু নিতে পারেন। যে ঠিকাদার উপকরণ বিক্রি করেন তাঁকে উপকরণে ট্যাক্স নিতে হতে পারে কিন্তু শ্রমে নয়, অথবা উল্টোটা। অনুমান না করে নিজের পেশার জন্য আপনার রাজ্যের নির্দেশনা দেখুন।

ক্রেতা কি অব্যাহতিপ্রাপ্ত?

কিছু ক্রেতা সেলস ট্যাক্স দেন না: পুনরায় বিক্রির জন্য পণ্য কেনা পুনর্বিক্রেতা, কিছু অলাভজনক সংস্থা এবং অনেক রাজ্যে সরকারি সংস্থা। ক্রেতা অব্যাহতি বা পুনর্বিক্রয় সার্টিফিকেট দিয়ে এটি দাবি করেন। আপনার কাছে সার্টিফিকেট না থাকলে যে ট্যাক্স আপনার নেওয়া উচিত ছিল তার জন্য রাজ্য আপনাকে দায়ী করতে পারে। আগেভাগে চান এবং একটি কপি রাখুন।

এটি ঠিক করার সময় দ্রুত একটি আনুমানিক হিসাব দরকার হলে বিনামূল্যের সেলস ট্যাক্স ক্যালকুলেটর আপনার দেওয়া হার প্রয়োগ করে ট্যাক্স ও মোট দেখায়।

সঠিক হার খুঁজুন

বিক্রিটি করযোগ্য জানার পর আপনার হার দরকার। মনে রাখার কয়েকটি বিষয়:

• রাজ্যের হার আর স্থানীয় হার। অনেক রাজ্যে শহর, কাউন্টি বা বিশেষ জেলা রাজ্যের হারের ওপর নিজস্ব ট্যাক্স যোগ করে। সম্মিলিত হার ঠিকানার ওপর নির্ভর করে।
• গন্তব্য বা উৎস। কিছু রাজ্য ক্রেতা যেখানে সেখানকার হার নেয়। অন্যরা বিক্রেতা যেখানে সেখানকার হার নেয়। আপনার রাজ্যের নির্দেশনা বলে কোনটি প্রযোজ্য।
• হার বদলায়। অন্তত বছরে একবার, আর নতুন এলাকায় সেবা দেওয়া শুরু করলে আবার দেখে নিন।
• সরকারি উৎস ব্যবহার করুন। আপনার রাজ্যের রাজস্ব বা কর বিভাগ হার প্রকাশ করে, এবং অনেকে খোঁজার টুল দেয়।

কিছু রাজ্য Streamlined Sales and Use Tax Agreement-এর মাধ্যমে একসঙ্গে কাজ করে, যা Streamlined Sales Tax Governing Board পরিচালনা করে এবং রাজ্যগুলো কীভাবে সেলস ট্যাক্স প্রশাসন করে তা সহজ ও আধুনিক করতে চায়। কোন রাজ্য অংশ নেয় তা বোর্ডের নিজস্ব সাইটে আছে। সদস্যপদ রাজ্যগুলোর হার এক করে না, তবে নিবন্ধন ও নিয়ম আরও অভিন্ন করতে পারে।

আপনি যে হার ব্যবহার করেছেন এবং কোথায় পেয়েছেন তা লিখে রাখুন। কখনো অডিট হলে “রাজ্যের খোঁজার টুল এই তারিখে বলেছিল বলে আমি 7% ব্যবহার করেছি” একটি ভালো উত্তর।

পাঁচ ধাপে ইনভয়েসে ট্যাক্স যোগ করুন

লাইনটি স্পষ্টভাবে লিখুন, যেমন “সেলস ট্যাক্স (7%)”। এটি এককালীন দামের ভেতরে লুকাবেন না, কারণ ক্লায়েন্ট ও আপনার হিসাবরক্ষক দুজনেরই এটি আলাদাভাবে দেখা দরকার। একাধিক রাজ্যে কাজ করলে বা রাজ্য ও স্থানীয় ট্যাক্স আলাদা দেখাতে হলে প্রতিটির জন্য একটি লাইন যোগ করুন।

লাইন-স্তর বনাম ইনভয়েস-স্তরের ট্যাক্স

আপনি প্রতিটি লাইনে ট্যাক্স হিসাব করতে পারেন, অথবা করযোগ্য মোটের ওপর একবার। দুটোই প্রচলিত, আর রাউন্ডিংয়ের কারণে এক-দুই সেন্টের তফাত হতে পারে।

ধরুন একটি ইনভয়েসে $0.99 দামের তিনটি ছোট আইটেম আছে, আর হার 8.25%।

• লাইন ধরে: প্রতিটি লাইনে ট্যাক্স 0.99 গুণ 0.0825, যা $0.0817, রাউন্ড করলে $0.08। তিন লাইনে $0.24।
• মোটের ওপর: উপমোট $2.97, আর 2.97 গুণ 0.0825 হলো $0.2450, রাউন্ড করলে $0.25।

একই ইনভয়েস, এক সেন্টের পার্থক্য। কোনোটিই নিজে ভুল নয়। কোন পদ্ধতি ব্যবহার করবেন তা আপনার রাজ্য বলে দিতে পারে, আর কিছু রাজ্য বলে ট্যাক্স ইনভয়েসের মোটের ওপর হিসাব করা উচিত। আপনার রাজ্যের নির্দেশনা যে পদ্ধতিকে সমর্থন করে সেটি বেছে নিন এবং প্রতিবার ব্যবহার করুন। ইনভয়েসে করযোগ্য ও অব্যাহতিপ্রাপ্ত দুই ধরনের লাইন থাকলে লাইন-স্তরের চিহ্ন আরও স্পষ্ট, কারণ কোন আইটেমে ট্যাক্স ছিল তা ঠিক দেখায়।

নিচের ছোট ইনভয়েসটি পুরো ইনভয়েসে একটি সমান হার প্রয়োগ করে, তাই এটি সহজ ক্ষেত্রটি দেখায় যেখানে প্রতিটি লাইন করযোগ্য, একই 7%-এ:

এখানে উপমোট $300.00, 7%-এ ট্যাক্স $21.00, আর মোট $321.00। ইনভয়েস জেনারেটর আপনার জন্য এ ধরনের ইনভয়েস বানিয়ে দিতে পারে, আর সেলস ট্যাক্স ক্যালকুলেটর আগে সংখ্যাগুলো পরীক্ষা করতে দেয়।

ইনভয়েসে কী দেখাবেন

সেলস ট্যাক্স আছে এমন যেকোনো ইনভয়েসে নিচেরগুলো রাখুন:

• আপনার ব্যবসার নাম ও ঠিকানা
• ক্লায়েন্টের নাম ও ঠিকানা
• একটি ইনভয়েস নম্বর ও তারিখ
• প্রতিটি আইটেম পরিমাণ, একক দাম ও লাইন মোটসহ
• মিশ্র হলে কোন লাইন করযোগ্য আর কোনটি অব্যাহতিপ্রাপ্ত তার স্পষ্ট নোট
• ট্যাক্সের হার ও ট্যাক্সের অঙ্ক, আলাদা লাইনে
• মোট প্রদেয় অঙ্ক ও পেমেন্টের শর্ত
• আপনার রাজ্য দেখাতে বললে আপনার সেলস ট্যাক্স পারমিট বা নিবন্ধন নম্বর
• ক্লায়েন্টের অব্যাহতি সার্টিফিকেট প্রযোজ্য হলে তার রেফারেন্স

আরও পূর্ণ তালিকার জন্য দেখুন ইনভয়েসে কী কী থাকা উচিত।

সংগ্রহ, জানানো ও পরিশোধ

ট্যাক্স সংগ্রহ শুধু প্রথম ধাপ। সেলস ট্যাক্স রাজ্যের, আর রিটার্ন দাখিল না করা পর্যন্ত আপনি তা ধরে রাখেন।

• আগে নিবন্ধন করুন। বেশিরভাগ রাজ্যে ট্যাক্স নেওয়ার আগে বিক্রেতার পারমিট বা সেলস ট্যাক্স নিবন্ধন লাগে। নিবন্ধন ছাড়া ট্যাক্স নিলে সমস্যা হতে পারে।
• আলাদা রাখুন। সংগৃহীত ট্যাক্সকে আয় ধরবেন না। কিছু ব্যবসা ইনভয়েস পরিশোধের দিনেই এটি আলাদা অ্যাকাউন্টে সরিয়ে রাখে।
• সময়মতো দাখিল করুন। রাজ্যগুলো প্রায়ই পরিমাণ অনুযায়ী মাসিক, ত্রৈমাসিক বা বার্ষিক দাখিল নির্ধারণ করে। রিটার্ন মিস করলে জরিমানা ও সুদ হতে পারে।
• অপরিশোধিত ইনভয়েস জানান। খারাপ ঋণ এবং ইতিমধ্যে জমা দেওয়া ট্যাক্স নিয়ে নিয়ম রাজ্যভেদে আলাদা।
• রেকর্ড রাখুন। IRS বলে ইনভয়েস আপনার মোট প্রাপ্তির প্রমাণ এবং আপনার প্রাপ্তির অঙ্ক ও উৎস দেখানো সহায়ক নথি রাখা উচিত। ফেডারেল আয়করের জন্য IRS বলে রেকর্ড রাখার ডিফল্ট সময় 3 বছর, কিছু ক্ষেত্রে আরও দীর্ঘ। রাজ্যের সেলস ট্যাক্সের রেকর্ড নিয়ম আলাদা হতে পারে, তাই নিজেরটি দেখুন।

সাধারণ ভুল

• যখন দরকার নেই তখন ট্যাক্স নেওয়া। যে ট্যাক্স আপনার প্রাপ্য নয় তা নিলে তা জমা দেওয়ার দায় তৈরি হতে পারে। আগে নিয়ম নিশ্চিত করুন।
• যখন দরকার তখন ট্যাক্স না নেওয়া। আপনি অনাদায়ী অঙ্কের জন্য দায়ী হতে পারেন, আর পরে ক্লায়েন্টদের কাছে সহজে তা বিল করা যায় না।
• সবখানে একটি হার ব্যবহার। স্থানীয় হার ও গন্তব্যের নিয়ম ঠিকানাভেদে হার বদলে দিতে পারে।
• শিপিং বা শ্রমে ভুলভাবে ট্যাক্স ধরা। ডেলিভারি চার্জ ও শ্রম করযোগ্য কি না তা রাজ্যভেদে আলাদা।
• অব্যাহতি সার্টিফিকেট ভুলে যাওয়া। মুখে “আমি করমুক্ত” বলাই যথেষ্ট নয়।
• দামের ভেতরে ট্যাক্স লুকানো। ট্যাক্স-সহ দাম বললেও ইনভয়েসে ট্যাক্সের অংশটি দেখান।
• রাউন্ডিং পদ্ধতি বদলানো। একটি বেছে নিন এবং তাতেই থাকুন।

প্রতিটি করযোগ্য ইনভয়েসের চেকলিস্ট

• আমি নিশ্চিত করেছি বিক্রিটি এই রাজ্যে করযোগ্য, অথবা আমার কাছে অব্যাহতি সার্টিফিকেট আছে।
• ট্যাক্স নেওয়ার আগে রাজ্যে নিবন্ধন করেছি।
• ডেলিভারি বা সেবার ঠিকানার হার খুঁজে উৎস ও তারিখ লিখে রেখেছি।
• প্রতিটি লাইন করযোগ্য বা অব্যাহতিপ্রাপ্ত চিহ্নিত করেছি।
• সবসময় যে রাউন্ডিং পদ্ধতি ব্যবহার করি সেটি দিয়েই ট্যাক্স হিসাব করেছি।
• ট্যাক্স হারের নামসহ আলাদা লাইনে আছে।
• ইনভয়েসে নম্বর, তারিখ, আইটেম, মোট ও শর্ত আছে।
• ইনভয়েস ও যেকোনো অব্যাহতি সার্টিফিকেটের একটি কপি সংরক্ষণ করেছি।

PayToMe কোথায় আছে

PayToMe পাবলিক বেটায় আছে: আপনি app.paytome.si-তে সাইন ইন করে ইনভয়েস বানাতে, পাঠাতে এবং টাকা পেতে পারেন। আপনি ট্যাক্সের হার সংরক্ষণ করে একটিকে ডিফল্ট হিসেবে চিহ্নিত করতে পারেন, যাতে নতুন ইনভয়েসে সেটি বসে; পাঠানোর আগে দেশ-সচেতন যাচাই ডেভেলপমেন্টে আছে। দ্রুত যাচাইয়ের জন্য আছে বিনামূল্যের সেলস ট্যাক্স ক্যালকুলেটর, আর ইনভয়েস জেনারেটর ইনভয়েস বানিয়ে ডাউনলোড করে। এখনো মৌলিক বিষয় শিখলে শুরু করুন ইনভয়েস কীভাবে লিখবেন দিয়ে, আর সংজ্ঞার জন্য দেখুন সেলস ট্যাক্স শব্দকোষ এন্ট্রি।

উৎস

• South Dakota v. Wayfair, Inc., রায় June 21, 2018: সুপ্রিম কোর্ট শারীরিক উপস্থিতির নিয়ম বাতিল করে এবং সাউথ ডাকোটার $100,000 বা 200 লেনদেনের আইন বর্ণনা করে।
• Streamlined Sales Tax Governing Board: Streamlined Sales and Use Tax Agreement ও রাজ্যের সেলস ট্যাক্স প্রশাসন সহজ করার লক্ষ্য বর্ণনা করে।
• IRS, What kind of records should I keep এবং How long should I keep records।
• হার, করযোগ্য আইটেম, পারমিট ও দাখিলের তারিখে আপনার রাজ্যের রাজস্ব বা কর বিভাগই কর্তৃপক্ষ। হার বদলায় বলে আমরা এখানে রাজ্যের হার তালিকা করিনি।

এটি সাধারণ তথ্য, আইনি বা ট্যাক্স পরামর্শ নয়।