Como adicionar imposto sobre vendas a uma fatura, passo a passo

Para aprender como adicionar imposto sobre vendas a uma fatura, primeiro confirme que você é obrigado a cobrá-lo, depois consulte a alíquota da venda, aplique-a apenas aos itens tributáveis, mostre o imposto em uma linha própria e some-o ao total. Guarde o registro da alíquota que você usou.

Estas são informações gerais, não aconselhamento jurídico nem tributário.

Primeiro, decida se você deve cobrar imposto sobre vendas

Adicionar o imposto é a parte fácil. Decidir se a venda é tributável é onde os erros acontecem. Nos Estados Unidos, o imposto sobre vendas é definido pelos estados e, em muitos lugares, pelos governos locais, não pelo governo federal. Não existe uma alíquota nacional única nem um único manual de regras, então o que vale para você depende de três perguntas.

Você tem nexus naquele estado?

Nexus é uma ligação entre a sua empresa e um estado, forte o bastante para que o estado exija que você cobre o imposto sobre vendas dele. Tradicionalmente, isso significava presença física, como um escritório, um depósito ou funcionários. Em 2018, a Suprema Corte dos EUA decidiu, em South Dakota v. Wayfair, que um estado pode exigir que um vendedor sem presença física cobre o imposto. O caso tratava da lei de Dakota do Sul, que se aplicava a vendedores que entregassem mais de $100,000 em bens ou serviços no estado em um ano, ou que fizessem 200 ou mais transações separadas no estado.

Desde então, muitos estados adotaram seus próprios limites de nexus econômico, e os números diferem. Por isso, a regra prática é esta: você pode dever imposto sobre vendas no estado em que trabalha e em outros estados onde as suas vendas ultrapassem o limite daquele estado. Consulte a secretaria da receita de cada estado para conhecer as regras atuais antes de presumir que você está dentro ou fora.

O que você vende é tributável lá?

Os estados tributam coisas diferentes. Muitos tributam a maior parte dos bens físicos e isentam muitos serviços, mas há exceções nos dois sentidos, e os detalhes variam por estado e por item. Um freelancer que vende apenas horas de consultoria pode não cobrar nada em um estado e cobrar algo em outro. Um prestador que vende materiais pode ter de cobrar imposto sobre os materiais, mas não sobre a mão de obra, ou o contrário. Consulte a orientação do seu estado para o seu ramo em vez de adivinhar.

O comprador é isento?

Alguns compradores não pagam imposto sobre vendas: revendedores que compram bens para vender de novo, certas entidades sem fins lucrativos e órgãos do governo em muitos estados. O comprador comprova isso com um certificado de isenção ou de revenda. Se você não tiver o certificado arquivado, um estado pode responsabilizá-lo pelo imposto que você deveria ter cobrado. Peça cedo e guarde uma cópia.

Se você precisa de uma estimativa rápida enquanto resolve isso, a calculadora de imposto sobre vendas grátis aplica uma alíquota que você informa e mostra o imposto e o total.

Encontre a alíquota certa

Quando você sabe que a venda é tributável, precisa da alíquota. Alguns pontos para ter em mente:

• Alíquota estadual mais alíquotas locais. Em muitos estados, cidades, condados ou distritos especiais acrescentam o próprio imposto à alíquota estadual. A alíquota combinada depende do endereço.
• Destino ou origem. Alguns estados cobram a alíquota do lugar onde o cliente está. Outros cobram a do lugar onde o vendedor está. A orientação do seu estado diz qual vale.
• As alíquotas mudam. Confira de novo pelo menos uma vez por ano e sempre que começar a atender uma nova região.
• Use fontes oficiais. A secretaria da receita ou de tributação do seu estado publica as alíquotas, e muitas oferecem ferramentas de consulta.

Alguns estados trabalham juntos por meio do Streamlined Sales and Use Tax Agreement, administrado pelo Streamlined Sales Tax Governing Board, que busca simplificar e modernizar a forma como os estados administram o imposto sobre vendas. O site do próprio Board lista os estados participantes. Participar não torna a alíquota igual entre os estados, mas pode tornar o cadastro e as regras mais uniformes.

Anote a alíquota que você usou e onde a encontrou. Se algum dia você for auditado, “usei 7% porque a ferramenta de consulta do estado indicava isso nesta data” é uma boa resposta.

Adicione o imposto à fatura em cinco passos

Nomeie a linha com clareza, por exemplo “Imposto sobre vendas (7%)”. Não o esconda dentro de um preço unitário, porque o cliente e o seu contador precisam vê-lo separadamente. Se você opera em mais de um estado ou precisa mostrar o imposto estadual e o local separadamente, acrescente uma linha para cada um.

Imposto por linha versus por fatura

Você pode calcular o imposto em cada linha ou uma vez só sobre o total tributável. Os dois são comuns e podem diferir em um ou dois centavos por causa do arredondamento.

Suponha que uma fatura tenha três itens pequenos de $0.99 cada, e a alíquota seja 8.25%.

• Linha por linha: cada linha tem imposto de 0.99 vezes 0.0825, que é $0.0817, arredondado para $0.08. Três linhas dão $0.24.
• Sobre o total: o subtotal é $2.97, e 2.97 vezes 0.0825 é $0.2450, arredondado para $0.25.

Mesma fatura, diferença de um centavo. Nenhum dos dois está errado em si. O seu estado pode dizer qual método usar, e alguns dizem que o imposto deve ser calculado sobre o total da fatura. Escolha o método que a orientação do seu estado respalda e use-o sempre. Se uma fatura tem linhas tributáveis e isentas, marcar por linha é mais claro, porque mostra exatamente quais itens levaram imposto.

A minifatura abaixo aplica uma alíquota única em toda a fatura, então mostra o caso mais simples, em que toda linha é tributável, com os mesmos 7%:

Aqui o subtotal é $300.00, o imposto de 7% é $21.00 e o total é $321.00. O gerador de faturas pode montar esse tipo de fatura para você, e a calculadora de imposto sobre vendas permite testar os números antes.

O que mostrar na fatura

Coloque o seguinte em qualquer fatura que inclua imposto sobre vendas:

• O nome e o endereço da sua empresa
• O nome e o endereço do cliente
• Um número e uma data da fatura
• Cada item com quantidade, preço unitário e total da linha
• Uma indicação clara de quais linhas são tributáveis e quais são isentas, se forem mistas
• A alíquota e o valor do imposto, em uma linha separada
• O total a pagar e as condições de pagamento
• O número do seu registro ou licença de imposto sobre vendas, se o seu estado pedir que seja exibido
• Uma referência ao certificado de isenção do cliente, se houver

Para uma lista mais completa, veja o que incluir em uma fatura.

Cobrar, declarar e pagar

Cobrar o imposto é só o primeiro passo. O imposto sobre vendas pertence ao estado, e você o guarda até declará-lo.

• Registre-se primeiro. A maioria dos estados exige uma licença de vendedor ou o registro de imposto sobre vendas antes de você cobrar o imposto. Cobrar sem estar registrado pode causar problemas.
• Mantenha-o separado. Não trate o imposto cobrado como renda. Algumas empresas o movem para uma conta separada no dia em que a fatura é paga.
• Declare no prazo. Os estados atribuem declaração mensal, trimestral ou anual, muitas vezes conforme o volume. Perder uma declaração pode trazer multas e juros.
• Informe as faturas que não foram pagas. As regras sobre créditos incobráveis e imposto que você já repassou variam por estado.
• Guarde os registros. O IRS diz que as faturas são prova da sua receita bruta e que você deve guardar os documentos que mostrem os valores e as origens das suas receitas. Para o imposto de renda federal, o IRS diz que o período padrão para guardar registros é de 3 anos, com períodos maiores em alguns casos. As regras de registros do imposto sobre vendas dos estados podem ser diferentes, então confira as do seu.

Erros comuns

• Cobrar imposto quando não precisa. Cobrar um imposto que você não deve pode criar o dever de repassá-lo. Confirme as regras primeiro.
• Não cobrar imposto quando deve. Você pode ser responsável pelo valor não cobrado, e não é fácil cobrar os clientes por ele depois.
• Usar uma alíquota única em todo lugar. As alíquotas locais e as regras de destino podem mudar a alíquota conforme o endereço.
• Tributar frete ou mão de obra do jeito errado. Se as taxas de entrega e a mão de obra são tributáveis varia por estado.
• Esquecer os certificados de isenção. Um “sou isento” falado não basta.
• Esconder o imposto no preço. Se você informa um preço com imposto incluído, mostre mesmo assim a parte do imposto na fatura.
• Trocar o método de arredondamento. Escolha um e mantenha.

Um checklist para toda fatura tributável

• Confirmei que a venda é tributável neste estado, ou tenho um certificado de isenção arquivado.
• Registrei-me no estado antes de cobrar o imposto.
• Encontrei a alíquota do endereço de entrega ou do serviço e anotei a fonte e a data.
• Marquei cada linha como tributável ou isenta.
• Calculei o imposto com o mesmo método de arredondamento que sempre uso.
• O imposto aparece em uma linha própria, com a alíquota indicada.
• A fatura tem número, data, itens, totais e condições.
• Guardei uma cópia da fatura e de qualquer certificado de isenção.

Onde o PayToMe entra

O PayToMe está em beta público: você pode entrar em app.paytome.si, criar faturas, enviá-las e receber. Você pode salvar alíquotas e marcar uma como padrão para que seja aplicada às novas faturas; as verificações por país antes do envio estão em desenvolvimento. Para verificações rápidas há a calculadora de imposto sobre vendas grátis, e o gerador de faturas monta e baixa a fatura. Se você ainda está aprendendo o básico, comece por como escrever uma fatura e veja o verbete do glossário sobre imposto sobre vendas para as definições.

Fontes

• South Dakota v. Wayfair, Inc., decidido em June 21, 2018: a Suprema Corte derrubou a regra da presença física e descreveu a lei de Dakota do Sul de $100,000 ou 200 transações.
• Streamlined Sales Tax Governing Board: descreve o Streamlined Sales and Use Tax Agreement e seu objetivo de simplificar a administração do imposto sobre vendas dos estados.
• IRS, What kind of records should I keep e How long should I keep records.
• A secretaria da receita ou de tributação do seu estado é a autoridade em alíquotas, itens tributáveis, licenças e datas de declaração. Não listamos alíquotas estaduais aqui porque elas mudam.

Estas são informações gerais, não aconselhamento jurídico nem tributário.