Faturaya satış vergisi nasıl eklenir, adım adım

Faturaya satış vergisi nasıl eklenir sorusunun cevabı şu: önce vergiyi toplamanız gerekip gerekmediğini doğrulayın, sonra satış için oranı bulun, yalnızca vergiye tabi kalemlere uygulayın, vergiyi ayrı bir satır olarak gösterin ve toplama ekleyin. Kullandığınız oranın kaydını tutun.

Bu içerik genel bilgidir, hukuki veya vergi tavsiyesi değildir.

Önce satış vergisi toplamanız gerekip gerekmediğine karar verin

Vergiyi eklemek işin kolay kısmıdır. Hatalar, satışın vergiye tabi olup olmadığına karar verirken olur. Amerika Birleşik Devletleri’nde satış vergisini federal hükümet değil eyaletler ve birçok yerde yerel yönetimler belirler. Tek bir ulusal oran veya kural kitabı yoktur; bu yüzden size ne uygulandığı üç soruya bağlıdır.

O eyalette nexus’unuz var mı?

Nexus, işletmeniz ile bir eyalet arasında, eyaletin sizden satış vergisini toplamanızı isteyebileceği kadar güçlü bir bağlantıdır. Geleneksel olarak bu, ofis, depo veya çalışan gibi fiziksel bir varlık anlamına gelirdi. 2018’de ABD Yüksek Mahkemesi, South Dakota v. Wayfair davasında, bir eyaletin fiziksel varlığı olmayan bir satıcıdan da vergi toplamasını isteyebileceğine karar verdi. Dava, bir yıl içinde eyalete 100,000 $’dan fazla mal veya hizmet teslim eden ya da eyalete 200 veya daha fazla ayrı işlem yapan satıcılara uygulanan South Dakota yasasıyla ilgiliydi.

O tarihten beri birçok eyalet kendi ekonomik nexus eşiklerini benimsedi ve rakamlar farklıdır. Pratik kural şudur: çalıştığınız eyalette ve satışlarınızın o eyaletin eşiğini aştığı diğer eyaletlerde satış vergisi borçlu olabilirsiniz. İçinde olduğunuzu veya olmadığınızı varsaymadan önce her eyaletin gelir idaresinden güncel kurallara bakın.

Sattığınız şey orada vergiye tabi mi?

Eyaletler farklı şeyleri vergilendirir. Birçoğu fiziksel malların çoğunu vergilendirir ve birçok hizmeti muaf tutar, ancak her iki yönde de istisnalar vardır ve ayrıntılar eyalete ve kaleme göre değişir. Yalnızca danışmanlık saati satan bir serbest çalışan bir eyalette hiçbir şey toplamayabilir, bir başkasında bir şey toplayabilir. Malzeme satan bir yüklenicinin malzemeye vergi uygulaması ama işçiliğe uygulamaması, ya da tersi gerekebilir. Tahmin etmek yerine mesleğiniz için eyaletinizin rehberine bakın.

Alıcı muaf mı?

Bazı alıcılar satış vergisi ödemez: yeniden satmak için mal alan satıcılar, bazı kâr amacı gütmeyen kuruluşlar ve birçok eyalette devlet kurumları. Alıcı bunu bir muafiyet veya yeniden satış sertifikasıyla belgeler. Sertifika dosyanızda yoksa, bir eyalet sizi toplamanız gereken verginin sorumlusu tutabilir. Erken isteyin ve bir kopyasını saklayın.

Bunu netleştirirken hızlı bir tahmine ihtiyacınız varsa, ücretsiz satış vergisi hesaplayıcı girdiğiniz bir oranı uygular ve vergiyi ve toplamı gösterir.

Doğru oranı bulun

Satışın vergiye tabi olduğunu öğrendikten sonra oranı bilmeniz gerekir. Akılda tutulacak noktalar:

• Eyalet oranı artı yerel oranlar. Birçok eyalette şehirler, ilçeler veya özel bölgeler eyalet oranının üzerine kendi vergilerini ekler. Birleşik oran adrese bağlıdır.
• Varış veya çıkış. Bazı eyaletler müşterinin bulunduğu yerin oranını uygular. Diğerleri satıcının bulunduğu yerin oranını uygular. Hangisinin geçerli olduğunu eyaletinizin rehberi söyler.
• Oranlar değişir. En az yılda bir kez, ayrıca yeni bir bölgeye hizmet vermeye başladığınızda yeniden kontrol edin.
• Resmi kaynakları kullanın. Eyaletinizin gelir veya vergi dairesi oranları yayımlar ve birçoğu sorgulama araçları sunar.

Bazı eyaletler, Streamlined Sales Tax Yönetim Kurulu tarafından yürütülen ve eyaletlerin satış vergisini yönetme biçimini basitleştirmeyi ve modernleştirmeyi amaçlayan Streamlined Sales and Use Tax Agreement üzerinden birlikte çalışır. Hangi eyaletlerin katıldığını Kurul’un kendi sitesi listeler. Üyelik oranı eyaletler arasında aynı yapmaz, ancak kaydı ve kuralları daha tek tip hale getirebilir.

Kullandığınız oranı ve nereden bulduğunuzu yazın. Hiç denetlenirseniz, “Bu tarihte eyaletin sorgulama aracı öyle dediği için %7 kullandım” iyi bir cevaptır.

Vergiyi faturaya beş adımda ekleyin

Satırı açıkça etiketleyin, örneğin “Satış vergisi (%7)”. Birim fiyatın içine gömmeyin, çünkü hem müşterinin hem muhasebecinizin bunu ayrı görmesi gerekir. Birden fazla eyalette çalışıyorsanız veya eyalet ve yerel vergiyi ayrı göstermeniz gerekiyorsa, her biri için bir satır ekleyin.

Satır düzeyi ve fatura düzeyi vergi

Vergiyi her satırda ya da vergiye tabi toplam üzerinden bir kez hesaplayabilirsiniz. İkisi de yaygındır ve yuvarlama yüzünden bir iki kuruş farklılaşabilirler.

Bir faturada her biri 0.99 $ olan üç küçük kalem olduğunu ve oranın %8.25 olduğunu varsayın.

• Satır satır: her satırın vergisi 0.99 çarpı 0.0825, yani 0.0817 $, 0.08 $’a yuvarlanır. Üç satır 0.24 $ eder.
• Toplam üzerinden: ara toplam 2.97 $, 2.97 çarpı 0.0825 ise 0.2450 $, 0.25 $’a yuvarlanır.

Aynı fatura, bir kuruşluk fark. Hiçbiri kendi başına yanlış değil. Eyaletiniz hangi yöntemin kullanılacağını söyleyebilir ve bazıları verginin fatura toplamı üzerinden hesaplanması gerektiğini söyler. Eyaletinizin rehberinin desteklediği yöntemi seçin ve her seferinde kullanın. Bir faturada hem vergiye tabi hem muaf satırlar varsa, satır düzeyinde işaretleme daha nettir, çünkü hangi kalemlerin vergi taşıdığını tam olarak gösterir.

Aşağıdaki mini fatura tüm faturaya sabit bir oran uygular; yani her satırın aynı %7 ile vergiye tabi olduğu daha basit durumu gösterir:

Burada ara toplam 300.00 $, %7 vergi 21.00 $ ve toplam 321.00 $’dır. Fatura oluşturucu bu türden bir faturayı sizin için hazırlayabilir, satış vergisi hesaplayıcı ise önce rakamları denemenize izin verir.

Faturada neler gösterilmeli

Satış vergisi içeren her faturaya şunları koyun:

• İşletmenizin adı ve adresi
• Müşterinin adı ve adresi
• Fatura numarası ve tarihi
• Her kalem; miktarı, birim fiyatı ve satır toplamıyla
• Karma ise hangi satırların vergiye tabi, hangilerinin muaf olduğuna dair net bir not
• Vergi oranı ve vergi tutarı, ayrı bir satırda
• Ödenecek toplam ve ödeme koşulları
• Eyaletiniz göstermenizi istiyorsa satış vergisi izniniz veya kayıt numaranız
• Geçerliyse müşterinin muafiyet sertifikasına bir atıf

Daha eksiksiz bir liste için faturada neler olmalı yazısına bakın.

Toplama, bildirme ve ödeme

Vergiyi toplamak yalnızca ilk adımdır. Satış vergisi eyalete aittir ve siz beyan edene kadar onu tutarsınız.

• Önce kaydolun. Çoğu eyalet, vergi toplamadan önce bir satıcı izni veya satış vergisi kaydı ister. Kayıtlı olmadan vergi toplamak sorun çıkarabilir.
• Ayrı tutun. Toplanan vergiyi gelir olarak görmeyin. Bazı işletmeler faturanın ödendiği gün onu ayrı bir hesaba aktarır.
• Takvime göre beyan edin. Eyaletler çoğu zaman hacme göre aylık, üç aylık veya yıllık beyan belirler. Bir beyannameyi kaçırmak ceza ve faiz getirebilir.
• Ödenmemiş faturaları bildirin. Şüpheli alacak ve daha önce ödediğiniz vergiyle ilgili kurallar eyalete göre değişir.
• Kayıt tutun. IRS, faturaların brüt hasılatınızın kanıtı olduğunu ve hasılatınızın tutarlarını ve kaynaklarını gösteren destekleyici belgeleri saklamanız gerektiğini söyler. Federal gelir vergisi için IRS, kayıt saklamanın varsayılan süresinin 3 yıl olduğunu, bazı durumlarda daha uzun sürelerin geçerli olduğunu söyler. Eyalet satış vergisi kayıt kuralları farklı olabilir, bu yüzden kendinizinkini kontrol edin.

Sık yapılan hatalar

• Gerekmediğinde vergi almak. Borçlu olmadığınız vergiyi toplamak, onu ödeme yükümlülüğü doğurabilir. Önce kuralları doğrulayın.
• Gerektiğinde vergi almamak. Toplanmayan tutardan sorumlu olabilirsiniz ve müşterilere sonradan kolayca fatura edemezsiniz.
• Her yerde tek bir oran kullanmak. Yerel oranlar ve varış kuralları oranı adrese göre değiştirebilir.
• Nakliyeyi veya işçiliği yanlış vergilendirmek. Teslimat ücretlerinin ve işçiliğin vergiye tabi olup olmadığı eyalete göre değişir.
• Muafiyet sertifikalarını unutmak. Sözlü bir “Ben muafım” yeterli değildir.
• Vergiyi fiyata gizlemek. Vergi dahil bir fiyat veriyorsanız bile, vergi payını faturada gösterin.
• Yuvarlama yöntemini değiştirmek. Birini seçin ve onda kalın.

Vergiye tabi her fatura için bir kontrol listesi

• Satışın bu eyalette vergiye tabi olduğunu doğruladım ya da dosyamda bir muafiyet sertifikası var.
• Vergi toplamadan önce eyalete kaydoldum.
• Teslimat veya hizmet adresi için oranı buldum ve kaynağı ile tarihi not ettim.
• Her satırı vergiye tabi veya muaf olarak işaretledim.
• Vergiyi her zaman kullandığım yuvarlama yöntemiyle hesapladım.
• Vergi kendi satırında ve oran adıyla görünüyor.
• Faturada numara, tarih, kalemler, toplamlar ve koşullar var.
• Faturanın ve varsa muafiyet sertifikasının bir kopyasını kaydettim.

PayToMe’nin yeri

PayToMe herkese açık beta aşamasındadır: app.paytome.si adresinden giriş yapabilir, fatura oluşturabilir, gönderebilir ve ödemenizi alabilirsiniz. Vergi oranlarını kaydedip birini varsayılan olarak işaretleyebilirsiniz; böylece yeni faturalara uygulanır. Göndermeden önce ülkeye duyarlı kontroller geliştirme aşamasındadır. Hızlı kontroller için ücretsiz satış vergisi hesaplayıcı vardır, faturayı hazırlayıp indirmek için ise fatura oluşturucu kullanılır. Temelleri hâlâ öğreniyorsanız fatura nasıl yazılır yazısıyla başlayın ve tanımlar için satış vergisi sözlük maddesine bakın.

Kaynaklar

• South Dakota v. Wayfair, Inc., June 21, 2018 tarihinde karara bağlandı: Yüksek Mahkeme fiziksel varlık kuralını kaldırdı ve South Dakota’nın 100,000 $ veya 200 işlemlik yasasını açıkladı.
• Streamlined Sales Tax Yönetim Kurulu: Streamlined Sales and Use Tax Agreement’ı ve eyalet satış vergisi yönetimini basitleştirme amacını açıklar.
• IRS, Hangi kayıtları tutmalıyım ve Kayıtları ne kadar süre saklamalıyım.
• Oranlar, vergiye tabi kalemler, izinler ve beyan tarihleri konusunda yetkili kaynak eyaletinizin gelir veya vergi dairesidir. Değiştikleri için eyalet oranlarını burada listelemiyoruz.

Bu içerik genel bilgidir, hukuki veya vergi tavsiyesi değildir.