इनवॉइस में सेल्स टैक्स कैसे जोड़ें, चरण दर चरण

इनवॉइस में सेल्स टैक्स कैसे जोड़ें यह सीखने के लिए, पहले पक्का करें कि आपको उसे वसूलना ज़रूरी है, फिर उस बिक्री की दर ढूँढें, उसे सिर्फ़ टैक्स लगने वाले आइटम पर लगाएँ, टैक्स को अलग लाइन में दिखाएँ और उसे कुल में जोड़ें। जो दर आपने इस्तेमाल की उसका रिकॉर्ड रखें।

यह सामान्य जानकारी है, क़ानूनी या टैक्स सलाह नहीं।

पहले तय करें कि क्या आपको सेल्स टैक्स वसूलना है

टैक्स जोड़ना आसान हिस्सा है। ग़लतियाँ इस फ़ैसले में होती हैं कि बिक्री पर टैक्स लगता भी है या नहीं। संयुक्त राज्य अमेरिका में सेल्स टैक्स राज्य तय करते हैं और कई जगह स्थानीय सरकारें, संघीय सरकार नहीं। कोई एक राष्ट्रीय दर या नियम-पुस्तिका नहीं है, इसलिए आप पर क्या लागू होता है यह तीन सवालों पर निर्भर करता है।

क्या उस राज्य में आपका नेक्सस है?

नेक्सस आपके कारोबार और किसी राज्य के बीच का वह जुड़ाव है जो इतना मज़बूत हो कि राज्य आपसे अपना सेल्स टैक्स वसूलने की माँग कर सके। परंपरागत रूप से इसका मतलब भौतिक मौजूदगी था, जैसे दफ़्तर, गोदाम या कर्मचारी। 2018 में US सुप्रीम कोर्ट ने South Dakota v. Wayfair में फ़ैसला दिया कि कोई राज्य बिना भौतिक मौजूदगी वाले विक्रेता से भी टैक्स वसूलवा सकता है। मामला South Dakota के क़ानून का था, जो उन विक्रेताओं पर लागू होता था जो एक साल में राज्य में $100,000 से ज़्यादा का सामान या सेवाएँ पहुँचाते थे, या राज्य में 200 या ज़्यादा अलग-अलग लेन-देन करते थे।

तब से कई राज्यों ने अपनी आर्थिक नेक्सस की सीमाएँ अपनाई हैं, और संख्याएँ अलग-अलग हैं। इसलिए व्यावहारिक नियम यह है: जिस राज्य में आप काम करते हैं वहाँ और उन दूसरे राज्यों में जहाँ आपकी बिक्री उस राज्य की सीमा पार करती है, आप पर सेल्स टैक्स बन सकता है। यह मान लेने से पहले कि आप दायरे में हैं या बाहर, हर राज्य के राजस्व विभाग से उसके मौजूदा नियम जाँचें।

क्या आप जो बेचते हैं उस पर वहाँ टैक्स लगता है?

राज्य अलग-अलग चीज़ों पर टैक्स लगाते हैं। कई राज्य ज़्यादातर भौतिक सामान पर टैक्स लगाते हैं और कई सेवाओं को छूट देते हैं, पर दोनों दिशाओं में अपवाद हैं, और ब्योरा राज्य और आइटम के हिसाब से बदलता है। जो फ़्रीलांसर सिर्फ़ परामर्श के घंटे बेचता है, वह एक राज्य में कुछ नहीं वसूल सकता और दूसरे में कुछ वसूल सकता है। जो ठेकेदार सामग्री बेचता है, उसे शायद सामग्री पर टैक्स लगाना पड़े पर श्रम पर नहीं, या उल्टा। अंदाज़ा लगाने के बजाय अपने पेशे के लिए अपने राज्य का मार्गदर्शन देखें।

क्या ख़रीदार छूट प्राप्त है?

कुछ ख़रीदार सेल्स टैक्स नहीं देते: दोबारा बेचने के लिए सामान ख़रीदने वाले पुनर्विक्रेता, कुछ गैर-लाभकारी संस्थाएँ, और कई राज्यों में सरकारी निकाय। ख़रीदार इसका दावा छूट या पुनर्विक्रय प्रमाणपत्र से करता है। अगर आपके पास प्रमाणपत्र फ़ाइल में नहीं है, तो जो टैक्स आपको वसूलना चाहिए था उसके लिए राज्य आपको ज़िम्मेदार ठहरा सकता है। जल्दी माँगें और एक प्रति रखें।

जब तक आप यह तय कर रहे हैं, तेज़ अनुमान के लिए मुफ़्त सेल्स टैक्स कैलकुलेटर आपकी दर्ज की हुई दर लगाकर टैक्स और कुल दिखाता है।

सही दर ढूँढें

जब आप जान लें कि बिक्री पर टैक्स लगता है, तब आपको दर चाहिए। ध्यान रखने की कुछ बातें:

• राज्य की दर और स्थानीय दरें। कई राज्यों में शहर, काउंटी या विशेष ज़िले राज्य की दर के ऊपर अपना टैक्स जोड़ते हैं। संयुक्त दर पते पर निर्भर करती है।
• गंतव्य या मूल। कुछ राज्य वह दर लगाते हैं जो ग्राहक की जगह की है। कुछ वह जो विक्रेता की जगह की है। आपके राज्य का मार्गदर्शन बताता है कि कौन-सी लागू है।
• दरें बदलती हैं। कम से कम साल में एक बार दोबारा जाँचें, और किसी नए इलाक़े में सेवा शुरू करते समय भी।
• आधिकारिक स्रोत इस्तेमाल करें। आपके राज्य का राजस्व या कराधान विभाग दरें प्रकाशित करता है, और कई खोजने के टूल देते हैं।

कुछ राज्य Streamlined Sales and Use Tax Agreement के ज़रिए मिलकर काम करते हैं, जिसे Streamlined Sales Tax Governing Board चलाता है और जिसका लक्ष्य है कि राज्य सेल्स टैक्स का प्रशासन कैसे करते हैं, उसे सरल और आधुनिक बनाया जाए। बोर्ड की अपनी साइट बताती है कि कौन-से राज्य शामिल हैं। सदस्यता से राज्यों में दर एक जैसी नहीं हो जाती, पर पंजीकरण और नियम ज़्यादा एकरूप हो सकते हैं।

लिख रखें कि आपने कौन-सी दर इस्तेमाल की और वह कहाँ मिली। अगर कभी ऑडिट हो, तो “मैंने 7% इस्तेमाल किया क्योंकि राज्य के खोज टूल ने इस तारीख़ को यही बताया” एक अच्छा जवाब है।

पाँच चरणों में इनवॉइस में टैक्स जोड़ें

लाइन का साफ़ नाम लिखें, जैसे “सेल्स टैक्स (7%)”। उसे यूनिट क़ीमत में न छिपाएँ, क्योंकि ग्राहक और आपके बहीखाता करने वाले, दोनों को उसे अलग देखना होता है। अगर आप एक से ज़्यादा राज्यों में काम करते हैं या राज्य और स्थानीय टैक्स अलग दिखाना हो, तो हर एक के लिए एक लाइन जोड़ें।

लाइन-स्तर बनाम इनवॉइस-स्तर टैक्स

आप टैक्स हर लाइन पर निकाल सकते हैं या टैक्स लगने वाले कुल पर एक बार। दोनों आम हैं, और राउंडिंग की वजह से इनमें एक-दो सेंट का फ़र्क़ आ सकता है।

मान लें इनवॉइस में $0.99 के तीन छोटे आइटम हैं, और दर 8.25% है।

• लाइन दर लाइन: हर लाइन पर टैक्स 0.99 गुणा 0.0825 है, यानी $0.0817, जो राउंड होकर $0.08 हुआ। तीन लाइनों का $0.24।
• कुल पर: उप-योग $2.97 है, और 2.97 गुणा 0.0825 है $0.2450, जो राउंड होकर $0.25 हुआ।

वही इनवॉइस, एक सेंट का फ़र्क़। अपने आप में कोई ग़लत नहीं है। आपका राज्य बता सकता है कि कौन-सा तरीक़ा इस्तेमाल करना है, और कुछ कहते हैं कि टैक्स इनवॉइस के कुल पर निकालना चाहिए। वही तरीक़ा चुनें जिसे आपके राज्य का मार्गदर्शन समर्थन देता है और हर बार उसे इस्तेमाल करें। अगर इनवॉइस में टैक्स वाली और छूट वाली, दोनों लाइनें हैं, तो लाइन-स्तर पर चिह्नित करना ज़्यादा साफ़ है, क्योंकि वह दिखाता है कि किन आइटम पर टैक्स लगा।

नीचे का मिनी इनवॉइस पूरे इनवॉइस पर एक सपाट दर लागू करता है, इसलिए यह सरल मामला दिखाता है जहाँ हर लाइन पर उसी 7% से टैक्स लगता है:

यहाँ उप-योग $300.00 है, 7% का टैक्स $21.00 है, और कुल $321.00 है। इनवॉइस जनरेटर इस तरह का इनवॉइस आपके लिए बना सकता है, और सेल्स टैक्स कैलकुलेटर आपको पहले संख्याएँ परखने देता है।

इनवॉइस पर क्या दिखाएँ

सेल्स टैक्स वाले किसी भी इनवॉइस पर यह रखें:

• आपके कारोबार का नाम और पता
• ग्राहक का नाम और पता
• इनवॉइस नंबर और तारीख़
• हर आइटम मात्रा, यूनिट क़ीमत और लाइन के कुल के साथ
• कौन-सी लाइनें टैक्स वाली हैं और कौन-सी छूट वाली, इस पर साफ़ नोट, अगर मिली-जुली हों
• टैक्स की दर और टैक्स की राशि, अलग लाइन में
• कुल देय राशि और भुगतान की शर्तें
• आपका सेल्स टैक्स परमिट या पंजीकरण नंबर, अगर आपका राज्य उसे दिखाने को कहता है
• ग्राहक के छूट प्रमाणपत्र का संदर्भ, अगर लागू हो

पूरी सूची के लिए इनवॉइस में क्या शामिल करें देखें।

वसूलना, रिपोर्ट करना और जमा करना

टैक्स वसूलना सिर्फ़ पहला क़दम है। सेल्स टैक्स राज्य का है, और आप उसे फ़ाइल करने तक अपने पास रखते हैं।

• पहले पंजीकरण करें। ज़्यादातर राज्य टैक्स वसूलने से पहले विक्रेता का परमिट या सेल्स टैक्स पंजीकरण माँगते हैं। पंजीकरण के बिना टैक्स वसूलने से दिक़्क़तें हो सकती हैं।
• उसे अलग रखें। वसूले गए टैक्स को आय न मानें। कुछ कारोबार इनवॉइस का भुगतान होने के दिन ही उसे अलग खाते में डाल देते हैं।
• शेड्यूल पर फ़ाइल करें। राज्य मासिक, तिमाही या वार्षिक फ़ाइलिंग तय करते हैं, अक्सर वॉल्यूम के आधार पर। रिटर्न छूटने पर जुर्माना और ब्याज लग सकता है।
• जिन इनवॉइस का भुगतान नहीं हुआ उन्हें रिपोर्ट करें। डूबे क़र्ज़ और जो टैक्स आप पहले जमा कर चुके हैं, उसके नियम राज्य के हिसाब से अलग हैं।
• रिकॉर्ड रखें। IRS कहता है कि इनवॉइस आपकी कुल प्राप्तियों का सबूत हैं और आपको वे सहायक दस्तावेज़ रखने चाहिए जो आपकी प्राप्तियों की राशि और स्रोत दिखाते हैं। संघीय आयकर के लिए IRS कहता है कि रिकॉर्ड रखने की डिफ़ॉल्ट अवधि 3 साल है, कुछ मामलों में लंबी अवधि के साथ। राज्य के सेल्स टैक्स के रिकॉर्ड के नियम अलग हो सकते हैं, इसलिए अपने जाँचें।

आम ग़लतियाँ

• जब ज़रूरी न हो तब टैक्स लगाना। जो टैक्स आप पर नहीं बनता उसे वसूलने से उसे जमा करने की ज़िम्मेदारी बन सकती है। पहले नियम पक्के करें।
• जब ज़रूरी हो तब टैक्स न लगाना। न वसूली गई राशि के लिए आप ज़िम्मेदार हो सकते हैं, और बाद में ग्राहकों से उसका बिल बनाना आसान नहीं है।
• हर जगह एक ही दर इस्तेमाल करना। स्थानीय दरें और गंतव्य के नियम पते के हिसाब से दर बदल सकते हैं।
• शिपिंग या श्रम पर ग़लत टैक्स लगाना। डिलीवरी शुल्क और श्रम पर टैक्स लगता है या नहीं, यह राज्य के हिसाब से अलग है।
• छूट प्रमाणपत्र भूल जाना। मुँह-ज़बानी “मैं छूट प्राप्त हूँ” काफ़ी नहीं है।
• टैक्स को क़ीमत में छिपाना। अगर आप टैक्स-समेत क़ीमत बताते हैं, तब भी इनवॉइस पर टैक्स वाला हिस्सा दिखाएँ।
• राउंडिंग का तरीक़ा बदलना। एक चुनें और उसी पर टिके रहें।

हर टैक्स वाले इनवॉइस की चेकलिस्ट

• मैंने पक्का किया कि इस राज्य में बिक्री पर टैक्स लगता है, या मेरे पास छूट प्रमाणपत्र फ़ाइल में है।
• मैंने टैक्स वसूलने से पहले राज्य में पंजीकरण किया।
• मैंने डिलीवरी या सेवा के पते की दर ढूँढी और स्रोत और तारीख़ नोट की।
• मैंने हर लाइन को टैक्स वाली या छूट वाली चिह्नित किया।
• मैंने टैक्स उसी राउंडिंग तरीक़े से निकाला जो मैं हमेशा इस्तेमाल करता हूँ।
• टैक्स अलग लाइन में है और दर का नाम लिखा है।
• इनवॉइस में नंबर, तारीख़, आइटम, कुल और शर्तें हैं।
• मैंने इनवॉइस और किसी भी छूट प्रमाणपत्र की एक प्रति सहेजी।

PayToMe कहाँ फ़िट होता है

PayToMe सार्वजनिक बीटा में है: आप app.paytome.si पर साइन इन करके इनवॉइस बना सकते हैं, भेज सकते हैं और भुगतान पा सकते हैं। आप टैक्स दरें सहेज सकते हैं और एक को डिफ़ॉल्ट बना सकते हैं ताकि वह नए इनवॉइस पर लागू हो; भेजने से पहले देश-जागरूक जाँच विकास में है। तेज़ जाँच के लिए मुफ़्त सेल्स टैक्स कैलकुलेटर है, और इनवॉइस जनरेटर इनवॉइस बनाता और डाउनलोड करता है। अगर आप अभी बुनियादी बातें सीख रहे हैं, तो इनवॉइस कैसे लिखें से शुरू करें, और परिभाषाओं के लिए सेल्स टैक्स की शब्दावली प्रविष्टि देखें।

स्रोत

• South Dakota v. Wayfair, Inc., जून 21, 2018 को तय हुआ: सुप्रीम कोर्ट ने भौतिक मौजूदगी के नियम को पलट दिया और South Dakota के $100,000 या 200-लेन-देन वाले क़ानून का वर्णन किया।
• Streamlined Sales Tax Governing Board: Streamlined Sales and Use Tax Agreement और राज्य के सेल्स टैक्स प्रशासन को सरल बनाने के उसके लक्ष्य का वर्णन करता है।
• IRS, मुझे किस तरह के रिकॉर्ड रखने चाहिए और मुझे रिकॉर्ड कितने समय तक रखने चाहिए।
• आपके राज्य का राजस्व या कराधान विभाग दरों, टैक्स वाले आइटम, परमिट और फ़ाइलिंग की तारीख़ों पर अधिकारी स्रोत है। हम यहाँ राज्यों की दरें नहीं देते क्योंकि वे बदलती रहती हैं।

यह सामान्य जानकारी है, क़ानूनी या टैक्स सलाह नहीं।