ما هو أمر الشراء؟

أمر الشراء مستند يرسله المشتري إلى البائع ليطلب سلعاً أو خدمات بكميات وأسعار وشروط محددة. وحين يقبله البائع يوثق ما اتُّفق عليه، ويمنح المشتري رقماً مرجعياً لتتبع عملية الشراء.

آلية العمل

تستخدم الشركات أوامر الشراء للتحكم في الإنفاق. يطلب مدير شيئاً، وتعتمد المالية ميزانية، ويصدر المشتري الأمر قبل التزام أي مبلغ.

أمر الشراء ليس طلب دفع. هو وعد بالشراء بشروط معينة. أما الفاتورة فهي طلب الدفع. وتأتي عروض الأسعار والتقديرات قبل أمر الشراء. اقرأ أمر الشراء بحثاً عن شروط قد تلغي شروطك، مثل أيام الدفع ومن يملك العمل وما يُعد قبولاً.

وإذا كان أي شيء في أمر الشراء خاطئاً، كسعر أو كمية، فأخبر المشتري واطلب أمر شراء مصححاً قبل أن تبدأ.

مثال

مطعم يطلب من مورّد خدمات تموين.

المستند	المرسل	التاريخ	المحتوى
عرض السعر	المورّد	1 يونيو	40 صينية بسعر $65
أمر الشراء PO-5521	المطعم	3 يونيو	40 صينية بسعر $65 = $2,600، net 30
التسليم	المورّد	10 يونيو	تسليم 40 صينية
الفاتورة INV-118	المورّد	10 يونيو	تشير إلى PO-5521، $2,600
استحقاق الدفع	المطعم	10 يوليو	$2,600

يطابق مبلغ الفاتورة أمر الشراء تماماً، فتكون المطابقة سريعة. أنشئ فاتورتك بواسطة مولّد الفواتير المجاني، وأبقِ كل بند في الفاتورة متوافقاً مع الطلب.

مصطلحات ذات صلة

• رقم أمر الشراء: المرجع الذي يربط أمر الشراء بفاتورتك.
• الحسابات الدائنة: فريق المشتري الذي يدفع الفواتير.
• بند الفاتورة: الصفوف التي ينبغي أن تطابق الطلب.