発注書とは何ですか？その意味と流れ

発注書は、買い手が売り手に送る書類で、商品やサービスを、定めた数量、価格、条件で依頼するものです。売り手が受諾すると、合意した内容の記録になり、買い手は購入を追跡するための参照番号を得ます。

仕組み

企業は支出を管理するために発注書を使います。担当者が依頼し、経理が予算を承認し、お金を使う約束をする前に買い手が注文を出します。

発注書は支払いの請求ではありません。一定の条件で買うという約束です。支払いを求めるのは請求書です。見積書や概算は、POより前に来ます。POには、あなたの条件より優先されるかもしれない条項、たとえば支払日数、成果物の権利の帰属、何をもって受け入れとするかが書かれているので、確認してください。

POに価格や数量の誤りなど、間違いがあれば、買い手に伝え、始める前に訂正版のPOを依頼してください。

例

レストランが、ケータリングの仕入先に注文します。

書類	送り手	日付	内容
見積書	仕入先	6月1日	40トレイ、1つ$65
発注書PO-5521	レストラン	6月3日	40トレイ x $65 = $2,600、ネット30
納品	仕入先	6月10日	40トレイを納品
請求書INV-118	仕入先	6月10日	PO-5521を参照、$2,600
支払期日	レストラン	7月10日	$2,600

請求額がPOとぴったり一致しているため、照合は早く済みます。あなたの側の書類は無料の請求書ジェネレーターで作成し、各明細行を注文と揃えてください。

関連用語

• PO番号: POとあなたの請求書を結ぶ参照番号です。
• 買掛金: 請求書を支払う、買い手側の担当部署です。
• 明細行: 注文と一致させるべき各行です。