Glosario
¿Qué es una orden de compra?
Una orden de compra es el pedido escrito de un comprador de bienes o servicios a precios acordados. Mira cómo funciona y en qué difiere de una factura.
Actualizado el · Por PayToMe Editorial
Una orden de compra es un documento que un comprador envía a un vendedor para solicitar bienes o servicios con cantidades, precios y condiciones indicados. Cuando el vendedor la acepta, deja constancia de lo acordado y da al comprador un número de referencia para seguir la compra.
Cómo funciona
Las empresas usan órdenes de compra para controlar el gasto. Un responsable pide algo, finanzas aprueba un presupuesto y el comprador emite la orden antes de comprometer dinero.
- Presupuesto. Envías un precio por el trabajo.
- Orden de compra. El comprador aprueba y envía una OC con un número de OC, los artículos, los precios, la fecha de entrega y las condiciones de pago.
- Entrega. Haces el trabajo o envías los bienes.
- Factura. Facturas contra la OC, citando su número.
- Cruce y pago. El equipo de cuentas por pagar del comprador comprueba que la factura coincida con la OC y con cualquier registro de entrega, y luego paga.
Una orden de compra no es una solicitud de pago. Es una promesa de comprar bajo ciertas condiciones. La factura es la solicitud de pago. Los presupuestos y las estimaciones van antes de la OC. Lee la OC por si trae condiciones que anulen las tuyas, como los días de pago, quién es dueño del trabajo y qué cuenta como aceptación.
Si algo en la OC es incorrecto, como un precio o una cantidad, díselo al comprador y pide una OC corregida antes de empezar.
Ejemplo
Un restaurante hace un pedido a un proveedor de catering.
| Documento | Remitente | Fecha | Contenido |
|---|---|---|---|
| Presupuesto | Proveedor | 1 de junio | 40 bandejas a $65 |
| Orden de compra PO-5521 | Restaurante | 3 de junio | 40 bandejas a $65 = $2,600, neto 30 |
| Entrega | Proveedor | 10 de junio | 40 bandejas entregadas |
| Factura INV-118 | Proveedor | 10 de junio | Hace referencia a PO-5521, $2,600 |
| Vencimiento del pago | Restaurante | 10 de julio | $2,600 |
El importe de la factura coincide exactamente con la OC, así que el cruce es rápido. Crea tu parte con el generador de facturas gratuito y mantén cada concepto alineado con el pedido.
Términos relacionados
- Número de OC: la referencia que une la OC con tu factura.
- Cuentas por pagar: el equipo del comprador que paga las facturas.
- Concepto de factura: las filas que deben coincidir con el pedido.