Glossário
O que é um pedido de compra?
Um pedido de compra é a solicitação escrita do comprador para adquirir bens ou serviços a preços combinados. Veja como funciona e a diferença para a fatura.
Atualizado em · Por PayToMe Editorial
Um pedido de compra é um documento que um comprador envia a um vendedor para solicitar bens ou serviços em quantidades, preços e condições declarados. Depois que o vendedor o aceita, ele registra o que foi combinado e dá ao comprador um número de referência para acompanhar a compra.
Como funciona
As empresas usam pedidos de compra para controlar gastos. Um gestor solicita algo, o financeiro aprova um orçamento e o comprador emite o pedido antes de qualquer dinheiro ser comprometido.
- Orçamento. Você envia um preço pelo trabalho.
- Pedido de compra. O comprador aprova e envia um PO com um número de PO, os itens, os preços, a data de entrega e as condições de pagamento.
- Entrega. Você faz o trabalho ou despacha as mercadorias.
- Fatura. Você cobra com base no PO, citando o seu número.
- Conferência e pagamento. A equipe de contas a pagar do comprador verifica se a fatura concorda com o PO e com qualquer registro de entrega e, então, paga.
O pedido de compra não é uma cobrança. É a promessa de comprar sob certas condições. A fatura é a cobrança. Orçamentos e propostas vêm antes do PO. Leia o PO em busca de termos que possam sobrepor os seus, como prazo de pagamento, quem é dono do trabalho e o que conta como aceite.
Se algo no PO estiver errado, como um preço ou uma quantidade, avise o comprador e peça um PO corrigido antes de começar.
Exemplo
Um restaurante faz um pedido a um fornecedor de buffet.
| Documento | Remetente | Data | Conteúdo |
|---|---|---|---|
| Orçamento | Fornecedor | 1º de junho | 40 bandejas a $65 |
| Pedido de compra PO-5521 | Restaurante | 3 de junho | 40 bandejas a $65 = $2.600, net 30 |
| Entrega | Fornecedor | 10 de junho | 40 bandejas entregues |
| Fatura INV-118 | Fornecedor | 10 de junho | Referencia o PO-5521, $2.600 |
| Pagamento devido | Restaurante | 10 de julho | $2.600 |
O valor da fatura corresponde exatamente ao PO, então a conferência é rápida. Crie a sua parte com o gerador de faturas gratuito e mantenha cada item de linha alinhado com o pedido.
Termos relacionados
- Número de PO: a referência que liga o PO à sua fatura.
- Contas a pagar: a equipe do comprador que paga as faturas.
- Item de linha: as linhas que devem corresponder ao pedido.