परचेज़ ऑर्डर क्या होता है?

परचेज़ ऑर्डर क्या होता है? परचेज़ ऑर्डर वह दस्तावेज़ है जो ख़रीदार विक्रेता को भेजता है, बताई गई मात्राओं, क़ीमतों और शर्तों पर सामान या सेवाएँ माँगने के लिए। विक्रेता के स्वीकार करते ही यह तय बातों का रिकॉर्ड बन जाता है और ख़रीदार को ख़रीद ट्रैक करने के लिए संदर्भ संख्या देता है।

यह कैसे काम करता है

कंपनियाँ ख़र्च पर नियंत्रण के लिए परचेज़ ऑर्डर इस्तेमाल करती हैं। कोई प्रबंधक कुछ माँगता है, वित्त बजट मंज़ूर करता है और ख़रीदार कोई पैसा बँधने से पहले ऑर्डर जारी करता है।

परचेज़ ऑर्डर भुगतान का अनुरोध नहीं है। यह कुछ शर्तों पर ख़रीदने का वादा है। इनवॉइस भुगतान का अनुरोध है। कोटेशन और अनुमान PO से पहले आते हैं। PO में उन शर्तों को पढ़ें जो आपकी शर्तों पर भारी पड़ सकती हैं, जैसे भुगतान के दिन, काम का मालिक कौन है और स्वीकृति किसे माना जाएगा।

अगर PO में कुछ ग़लत हो, जैसे क़ीमत या मात्रा, तो ख़रीदार को बताएँ और शुरू करने से पहले सुधरा PO माँगें।

उदाहरण

एक रेस्तराँ कैटरिंग आपूर्तिकर्ता से ऑर्डर करता है।

दस्तावेज़	भेजने वाला	तारीख़	विषय
कोटेशन	आपूर्तिकर्ता	1 जून	$65 पर 40 ट्रे
परचेज़ ऑर्डर PO-5521	रेस्तराँ	3 जून	$65 पर 40 ट्रे = $2,600, नेट 30
डिलीवरी	आपूर्तिकर्ता	10 जून	40 ट्रे पहुँचाईं
इनवॉइस INV-118	आपूर्तिकर्ता	10 जून	PO-5521 का संदर्भ, $2,600
भुगतान देय	रेस्तराँ	10 जुलाई	$2,600

इनवॉइस की रकम PO से ठीक मेल खाती है, इसलिए मिलान जल्दी होता है। अपनी तरफ़ का दस्तावेज़ मुफ़्त इनवॉइस जनरेटर से बनाएँ, और हर लाइन आइटम को ऑर्डर के अनुरूप रखें।

संबंधित शब्द

• PO नंबर: वह संदर्भ जो PO को आपके इनवॉइस से जोड़ता है।
• देय खाते: ख़रीदार की वह टीम जो इनवॉइस चुकाती है।
• लाइन आइटम: वे पंक्तियाँ जो ऑर्डर से मेल खानी चाहिए।