পারচেজ অর্ডার কী?

পারচেজ অর্ডার হলো ক্রেতার বিক্রেতাকে পাঠানো একটি নথি, যাতে নির্দিষ্ট পরিমাণ, দাম ও শর্তে পণ্য বা সেবা চাওয়া হয়। বিক্রেতা তা গ্রহণ করলে এটি যা ঠিক হয়েছে তা নথিভুক্ত করে এবং ক্রেতাকে কেনাকাটা ট্র্যাক করার একটি রেফারেন্স নম্বর দেয়।

কীভাবে কাজ করে

কোম্পানিগুলো খরচ নিয়ন্ত্রণে পারচেজ অর্ডার ব্যবহার করে। একজন ম্যানেজার কিছু চান, অর্থ বিভাগ বাজেট অনুমোদন করে এবং কোনো টাকা বরাদ্দের আগে ক্রেতা অর্ডার ইস্যু করেন।

পারচেজ অর্ডার পরিশোধের অনুরোধ নয়। এটি নির্দিষ্ট শর্তে কেনার প্রতিশ্রুতি। ইনভয়েসই পরিশোধের অনুরোধ। কোটেশন ও এস্টিমেট পিও-র আগে আসে। পিও-তে এমন শর্ত আছে কি না পড়ে দেখুন, যা আপনার শর্ত বাতিল করতে পারে, যেমন পরিশোধের দিন, কাজের মালিকানা এবং কী গ্রহণ হিসেবে গণ্য হবে।

পিও-তে কিছু ভুল থাকলে, যেমন দাম বা পরিমাণ, ক্রেতাকে জানান এবং শুরুর আগে সংশোধিত পিও চান।

উদাহরণ

একটি রেস্তোরাঁ ক্যাটারিং সরবরাহকারীর কাছে অর্ডার দেয়।

নথি	প্রেরক	তারিখ	বিষয়বস্তু
কোটেশন	সরবরাহকারী	1 জুন	40টি ট্রে, প্রতিটি $65
পারচেজ অর্ডার PO-5521	রেস্তোরাঁ	3 জুন	40টি ট্রে x $65 = $2,600, নেট 30
সরবরাহ	সরবরাহকারী	10 জুন	40টি ট্রে পৌঁছেছে
ইনভয়েস INV-118	সরবরাহকারী	10 জুন	PO-5521 উল্লেখ করে, $2,600
পরিশোধের শেষ তারিখ	রেস্তোরাঁ	10 জুলাই	$2,600

ইনভয়েসের অঙ্ক পিও-র সঙ্গে হুবহু মেলে, তাই মেলানো দ্রুত হয়। বিনামূল্যের ইনভয়েস জেনারেটর দিয়ে আপনার দিকটি বানান এবং প্রতিটি লাইন আইটেম অর্ডারের সঙ্গে সামঞ্জস্যপূর্ণ রাখুন।

সংশ্লিষ্ট শব্দ

• পিও নম্বর: যে রেফারেন্স পিও-কে আপনার ইনভয়েসের সঙ্গে যুক্ত করে।
• অ্যাকাউন্টস পেয়েবল: ক্রেতার যে দল ইনভয়েস পরিশোধ করে।
• লাইন আইটেম: যে সারিগুলো অর্ডারের সঙ্গে মেলা উচিত।