Glossaire
Qu'est-ce qu'un avis de paiement ?
Un avis de paiement est la notification d'un payeur indiquant quelles factures un règlement couvre. Voyez son contenu et comment le rapprocher de vos factures.
Mis à jour le · Par PayToMe Editorial
Un avis de paiement est un document qu’un client envoie à un fournisseur pour l’informer qu’un paiement a été effectué et quelles factures il couvre. Il liste les numéros de facture, les montants et les éventuelles déductions afin que le fournisseur puisse imputer correctement le paiement.
Fonctionnement
Quand un client règle plusieurs factures par un seul virement, votre relevé bancaire n’affiche qu’un montant unique. L’avis de paiement vous indique de quoi il se compose.
Un avis de paiement typique comprend :
- Le nom du payeur et la date de paiement.
- Le moyen de paiement et une référence ou un numéro de transaction.
- Les numéros de facture réglées et le montant imputé à chacune.
- Les éventuels avoirs, remises ou déductions de paiement partiel.
- Le montant total du paiement.
De votre côté, le travail consiste en un rapprochement. Associez chaque facture payée à l’avis, marquez-la comme payée dans vos registres et signalez tout écart. De bons registres maintiennent vos comptes clients exacts et vous évitent de relancer des factures déjà payées.
Si le client n’envoie pas d’avis de paiement, demandez-le, ou envoyez un relevé de compte listant les factures ouvertes pour qu’il confirme lesquelles il règle. Citer votre numéro de facture sur chaque facture, ainsi qu’un numéro de bon de commande lorsqu’il existe, facilite le travail du payeur.
Exemple
Un client paie $5,250 par virement bancaire. Son avis de paiement indique :
| Facture | Montant de la facture | Imputé |
|---|---|---|
| INV-0301 | $2,000.00 | $2,000.00 |
| INV-0302 | $1,500.00 | $1,500.00 |
| INV-0303 | $2,000.00 | $1,750.00 |
| Total | $5,250.00 |
INV-0303 a été payée en partie, avec $250 de moins. L’avis montre le manque, vous pouvez donc demander au client pourquoi. Peut-être un avoir a-t-il été appliqué ou une déduction effectuée. Tant que ce n’est pas expliqué, INV-0303 reste impayée de $250. Vous pouvez calculer d’éventuelles pénalités de retard sur ce solde avec le calculateur de pénalités de retard, et créer des factures claires avec le générateur de factures.
Termes associés
- Comptes clients : les factures dont vous attendez le paiement.
- Relevé de compte : une liste des factures et paiements d’un client.
- Numéro de bon de commande : une référence qui aide le payeur à rapprocher votre facture.