Ödeme bildirimi nedir?

Ödeme bildirimi, bir müşterinin tedarikçisine bir ödemenin yapıldığını ve hangi faturaları kapsadığını bildirmek için gönderdiği belgedir. Tedarikçi ödemeyi doğru uygulayabilsin diye fatura numaralarını, tutarları ve varsa kesintileri listeler.

Nasıl işler

Bir müşteri tek havalede birkaç fatura ödediğinde, banka ekstreniz yalnızca tek bir tutar gösterir. Ödeme bildirimi, bunun neden oluştuğunu söyler.

Tipik bir ödeme bildirimi şunları içerir:

• Ödeyenin adı ve ödeme tarihi.
• Ödeme yöntemi ve bir referans veya işlem numarası.
• Ödenen fatura numaraları ve her birine uygulanan tutar.
• Varsa krediler, indirimler veya eksik ödeme kesintileri.
• Toplam ödeme tutarı.

Sizin tarafınızda iş mutabakattır. Ödenen her faturayı bildirimle eşleştirin, kayıtlarınızda ödendi olarak işaretleyin ve farkları not edin. İyi kayıtlar alacak hesaplarınızı doğru tutar ve zaten ödenmiş faturaların peşinden koşmanızı önler.

Müşteri ödeme bildirimi göndermezse isteyin ya da hangi faturaları ödediğini onaylayabilmesi için açık faturaları listeleyen bir hesap ekstresi gönderin. Her faturaya fatura numaranızı, varsa bir PO numarasını yazmak ödeyenin işini kolaylaştırır.

Örnek

Bir müşteri banka havalesiyle $5,250 öder. Ödeme bildirimi şunu söyler:

Fatura	Fatura tutarı	Uygulanan
INV-0301	$2,000.00	$2,000.00
INV-0302	$1,500.00	$1,500.00
INV-0303	$2,000.00	$1,750.00
Toplam		$5,250.00

INV-0303 faturası $250 eksik ödendi. Bildirim açığı gösterir, böylece müşteriye nedenini sorabilirsiniz. Belki bir kredi uygulandı ya da bir kesinti yapıldı. Açıklanana kadar INV-0303 için $250 ödenmemiş kalır. Bu bakiye üzerindeki gecikme ücretlerini gecikme ücreti hesaplayıcı ile hesaplayabilir, net faturaları fatura oluşturucu ile hazırlayabilirsiniz.

İlgili terimler

• Alacak hesapları: ödenmesini beklediğiniz faturalar.
• Hesap ekstresi: bir müşteri için faturaların ve ödemelerin listesi.
• PO numarası: ödeyenin faturanızı eşleştirmesine yardımcı olan referans.