Glossar
Was ist ein Zahlungsavis?
Ein Zahlungsavis ist die Mitteilung eines Zahlers, welche Rechnungen eine Zahlung deckt. Erfahren Sie, was es enthält und wie Sie es Ihren Rechnungen zuordnen.
Aktualisiert am · Von PayToMe Editorial
Ein Zahlungsavis ist ein Dokument, das ein Kunde an einen Lieferanten sendet, um ihn mitzuteilen, dass eine Zahlung geleistet wurde und welche Rechnungen sie deckt. Es listet Rechnungsnummern, Beträge und etwaige Abzüge auf, damit der Lieferant die Zahlung korrekt verbuchen kann.
Funktionsweise
Wenn ein Kunde mehrere Rechnungen in einer Überweisung bezahlt, zeigt Ihr Kontoauszug nur einen einzelnen Betrag. Das Zahlungsavis sagt Ihnen, woraus er besteht.
Ein typisches Zahlungsavis umfasst:
- Den Namen des Zahlers und das Zahlungsdatum.
- Die Zahlungsmethode und eine Referenz- oder Transaktionsnummer.
- Die bezahlten Rechnungsnummern und den auf jede angewendeten Betrag.
- Eventuelle Gutschriften, Rabatte oder Teilzahlungsabzüge.
- Den Gesamtzahlungsbetrag.
Auf Ihrer Seite ist die Aufgabe der Abgleich. Ordnen Sie jede bezahlte Rechnung dem Avis zu, markieren Sie sie als bezahlt in Ihren Unterlagen und markieren Sie jede Differenz. Gute Unterlagen halten Ihre Debitoren korrekt und hindern Sie daran, bereits bezahlte Rechnungen einzutreiben.
Wenn der Kunde kein Zahlungsavis sendet, bitten Sie darum, oder senden Sie eine Kontoauszug mit offenen Rechnungen, damit er bestätigen kann, welche er bezahlt. Die Angabe Ihrer Rechnungsnummer auf jeder Rechnung, plus einer Bestellnummer falls vorhanden, erleichtert dem Zahler die Arbeit.
Beispiel
Ein Kunde zahlt 5.250 $ per Banküberweisung. Ihr Zahlungsavis besagt:
| Rechnung | Rechnungsbetrag | Angerechnet |
|---|---|---|
| INV-0301 | $2.000,00 | $2.000,00 |
| INV-0302 | $1.500,00 | $1.500,00 |
| INV-0303 | $2.000,00 | $1.750,00 |
| Gesamt | $5.250,00 |
INV-0303 wurde um 250 $ kurz gezahlt. Das Avis zeigt die Lücke, sodass Sie den Kunden fragen können, warum. Vielleicht galt eine Gutschrift oder ein Abzug wurde vorgenommen. Bis es erklärt ist, bleibt INV-0303 um 250 $ offen. Sie können eventuelle Verzugsgebühren auf diesem Saldo mit dem Verzugsgebühren-Rechner berechnen und klare Rechnungen mit dem Rechnungsgenerator erstellen.
Verwandte Begriffe
- Debitoren: die Rechnungen, auf deren Bezahlung Sie warten.
- Kontoauszug: eine Liste von Rechnungen und Zahlungen für einen Kunden.
- Bestellnummer: eine Referenz, die dem Zahler hilft, Ihre Rechnung zuzuordnen.