রেমিট্যান্স অ্যাডভাইস কী?

রেমিট্যান্স অ্যাডভাইস হলো গ্রাহকের সরবরাহকারীকে পাঠানো একটি নথি, যা জানায় যে পেমেন্ট করা হয়েছে এবং তা কোন ইনভয়েসগুলো ঢাকে। এতে ইনভয়েস নম্বর, অঙ্ক ও কর্তন তালিকাভুক্ত থাকে, যাতে সরবরাহকারী পেমেন্ট সঠিকভাবে প্রয়োগ করতে পারেন।

কীভাবে কাজ করে

ক্লায়েন্ট একটি ট্রান্সফারে কয়েকটি ইনভয়েস পরিশোধ করলে আপনার ব্যাংক স্টেটমেন্টে কেবল একটি অঙ্ক দেখা যায়। রেমিট্যান্স অ্যাডভাইস বলে সেটি কী দিয়ে তৈরি।

একটি সাধারণ রেমিট্যান্স অ্যাডভাইসে থাকে:

• পরিশোধকারীর নাম ও পেমেন্টের তারিখ।
• পেমেন্ট পদ্ধতি এবং একটি রেফারেন্স বা লেনদেন নম্বর।
• পরিশোধিত ইনভয়েস নম্বর এবং প্রতিটিতে প্রয়োগ করা অঙ্ক।
• যেকোনো ক্রেডিট, ডিসকাউন্ট বা কম পরিশোধের কর্তন।
• মোট পেমেন্টের অঙ্ক।

আপনার দিকে কাজটি হলো রিকনসিলিয়েশন। প্রতিটি পরিশোধিত ইনভয়েস অ্যাডভাইসের সঙ্গে মেলান, নিজের রেকর্ডে পরিশোধিত চিহ্নিত করুন এবং যেকোনো পার্থক্য চিহ্নিত করুন। ভালো রেকর্ড আপনার অ্যাকাউন্টস রিসিভেবল নির্ভুল রাখে এবং ইতিমধ্যে পরিশোধিত ইনভয়েসের পেছনে ছোটা থেকে বাঁচায়।

ক্লায়েন্ট রেমিট্যান্স অ্যাডভাইস না পাঠালে তা চান, অথবা খোলা ইনভয়েসের তালিকাসহ একটি স্টেটমেন্ট অব অ্যাকাউন্ট পাঠান, যাতে তাঁরা নিশ্চিত করতে পারেন কোনগুলো পরিশোধ করছেন। প্রতিটি ইনভয়েসে নিজের ইনভয়েস নম্বর, আর থাকলে একটি পিও নম্বর উল্লেখ করলে পরিশোধকারীর কাজ সহজ হয়।

উদাহরণ

এক ক্লায়েন্ট ব্যাংক ট্রান্সফারে $5,250 পরিশোধ করেন। তাঁদের রেমিট্যান্স অ্যাডভাইস বলে:

ইনভয়েস	ইনভয়েসের অঙ্ক	প্রয়োগকৃত
INV-0301	$2,000.00	$2,000.00
INV-0302	$1,500.00	$1,500.00
INV-0303	$2,000.00	$1,750.00
মোট		$5,250.00

INV-0303-তে $250 কম পরিশোধ হয়েছে। অ্যাডভাইস ঘাটতি দেখায়, তাই আপনি ক্লায়েন্টকে কারণ জিজ্ঞেস করতে পারেন। হয়তো কোনো ক্রেডিট প্রয়োগ হয়েছে বা কর্তন করা হয়েছে। ব্যাখ্যা না পাওয়া পর্যন্ত INV-0303-এ $250 বকেয়া থাকে। ওই ব্যালেন্সে দেরির চার্জ হিসাব করতে পারেন দেরির ফি ক্যালকুলেটর দিয়ে, আর স্পষ্ট ইনভয়েস বানাতে পারেন ইনভয়েস জেনারেটর দিয়ে।

সংশ্লিষ্ট শব্দ

• অ্যাকাউন্টস রিসিভেবল: যে ইনভয়েসগুলোর পরিশোধের অপেক্ষায় আছেন।
• স্টেটমেন্ট অব অ্যাকাউন্ট: একজন ক্লায়েন্টের ইনভয়েস ও পেমেন্টের তালিকা।
• পিও নম্বর: পরিশোধকারীর আপনার ইনভয়েস মেলাতে সাহায্য করা রেফারেন্স।