送金通知書とは何ですか？その意味と役割

送金通知書は、顧客が仕入先に送る書類で、支払いが行われたことと、それがどの請求書に対するものかを知らせます。請求書番号、金額、差し引きを一覧にするため、仕入先は支払いを正しく充当できます。

仕組み

取引先が複数の請求書をまとめて1回の振込で支払うと、銀行の明細には合計額しか表示されません。その内訳を教えてくれるのが送金通知書です。

一般的な送金通知書には、次のものが含まれます。

• 支払う側の名前と支払日。
• 支払方法と、参照番号または取引番号。
• 支払った請求書番号と、それぞれに充当された金額。
• クレジット、割引、一部のみの支払いによる差し引き。
• 支払総額。

あなたの側の仕事は消込です。支払われた各請求書を通知書と突き合わせ、記録上で支払済みにして、違いがあれば印を付けます。記録をきちんと保つと、売掛金が正確になり、すでに支払われた請求書を催促せずに済みます。

取引先が送金通知書を送ってこない場合は、依頼するか、未払いの請求書を一覧にした取引明細書を送り、どれを支払うのか確認してもらいます。各請求書にあなたの請求書番号を記載し、あればPO番号も添えると、支払う側の手間が減ります。

例

取引先が銀行振込で$5,250を支払いました。送金通知書には次のように書かれています。

請求書	請求額	充当額
INV-0301	$2,000.00	$2,000.00
INV-0302	$1,500.00	$1,500.00
INV-0303	$2,000.00	$1,750.00
合計		$5,250.00

INV-0303は$250の不足払いでした。通知書に不足が示されているので、取引先に理由を尋ねられます。クレジットが適用されたか、差し引きがあったのかもしれません。説明があるまで、INV-0303には$250が未払いのまま残ります。この残額への遅延損害金は遅延損害金計算ツールで計算でき、分かりやすい請求書は請求書ジェネレーターで作成できます。

関連用語

• 売掛金: 支払いを待っている請求書です。
• 取引明細書: 1社の請求書と支払いの一覧です。
• PO番号: 支払う側があなたの請求書を照合するのに役立つ参照番号です。