কনস্ট্রাকশন ইনভয়েস টেমপ্লেট: নির্মাণ কাজের বিল ফরম্যাট

এই পাতা আপনার নির্মাণ কাজের বিল ফরম্যাট গুছিয়ে দেয়: লাইন আইটেম, শর্ত ও পেমেন্টের তথ্য এক জায়গায়। কনস্ট্রাকশন ইনভয়েস টেমপ্লেটকে শুধু শ্রম ও যন্ত্রাংশের তালিকার চেয়ে বেশি কিছু করতে হয়। বাড়ি তৈরি বা সংস্কারে আপনি একটি দীর্ঘ চুক্তির বিল টুকরো টুকরো করে পাঠান, প্রায়ই এমন মালিক, ঋণদাতা বা জেনারেল কন্ট্রাক্টরকে যাঁকে টাকা দেওয়ার আগে প্রতিটি অনুরোধ অনুমোদন করতে হয়। এই পাতায় সেই কাজের জন্য বানানো একটি বিনামূল্যের কনস্ট্রাকশন ইনভয়েস টেমপ্লেট আছে: সম্পন্নের শতাংশ ধরে প্রগ্রেস বিলিং, স্পষ্টভাবে দেখানো রিটেনেজ এবং মূল চুক্তি থেকে আলাদা রাখা চেঞ্জ অর্ডার। এই পাতার “এই টেমপ্লেট ব্যবহার করুন” বোতাম নমুনা লাইনসহ বিনামূল্যের জেনারেটর খুলে দেয়, আপনি নিজের কাজের পরিধি ও অঙ্ক বসিয়ে নিতে পারেন।

কনস্ট্রাকশনের বিল কেন আলাদা

একজন প্লাম্বার মেরামত শেষ করে একটি ইনভয়েস পাঠান। একটি নির্মাণ প্রকল্প কয়েক মাস চলতে পারে, খরচ হতে পারে হাজার হাজার বা লক্ষ লক্ষ ডলার, আর এতে এমন ব্যাংক থাকতে পারে যে ধাপে ধাপে টাকা ছাড়ে। এই শিল্পের তিনটি অভ্যাস ইনভয়েসকে গড়ে তোলে।

• প্রগ্রেস বিলিং। শেষে একটি বিলের বদলে আপনি নির্দিষ্ট ধাপে বা প্রতি মাসের শেষে সম্পন্ন কাজের অংশের ইনভয়েস করেন। এই অনুরোধগুলোকে প্রায়ই ড্র বা পে অ্যাপ্লিকেশন বলা হয়।
• রিটেনেজ। মালিকেরা সাধারণত প্রতিটি পেমেন্টের একটি শতাংশ আটকে রাখেন, কাজ শেষ বা গৃহীত হওয়া পর্যন্ত। নিয়ম ও সাধারণ শতাংশ রাজ্য ও চুক্তিভেদে আলাদা, তাই আপনার চুক্তি পড়ুন এবং স্থানীয় প্রয়োজনীয়তা দেখে নিন।
• চেঞ্জ অর্ডার। কাজের পরিধি প্রতিনিয়ত বদলায়: একটি বাড়তি জানালা, আলাদা টাইল, মাটির নিচে এমন পাইপ যা কেউ আশা করেনি। প্রতিটি পরিবর্তন লিখিতভাবে ঠিক করে আলাদা বিল করা উচিত।

যে ইনভয়েসে এগুলো মিশে থাকে তা বাতিল হয় বা দেরিতে পরিশোধ হয়। যেটাতে এগুলো আলাদা, সেটা দ্রুত পর্যালোচনা হয়।

কনস্ট্রাকশন ইনভয়েসে কী কী থাকবে

আমাদের ইনভয়েসে কী কী রাখবেন গাইডের মূল বিষয়গুলো দিয়ে শুরু করুন, তারপর প্রকল্পের বিশেষ তথ্য যোগ করুন।

কনস্ট্রাকশন ইনভয়েসের চেকলিস্ট

• আপনার ব্যবসার নাম, ঠিকানা, যোগাযোগের তথ্য এবং আপনার রাজ্য চাইলে ঠিকাদারের লাইসেন্স নম্বর।
• প্রকল্পের নাম, কাজের স্থানের ঠিকানা এবং চুক্তি বা পারচেজ অর্ডার নম্বর।
• ইনভয়েস বা ড্রের নম্বর, যেমন “5টির মধ্যে ড্র 2”, এবং কোন বিলিং সময় এতে ধরা হয়েছে।
• মূল চুক্তির অঙ্ক, এ পর্যন্ত অনুমোদিত চেঞ্জ অর্ডার এবং সংশোধিত চুক্তির মোট।
• শিডিউল অব ভ্যালুজের প্রতিটি লাইন, তার নির্ধারিত মূল্য, সম্পন্নের শতাংশ, এই সময়ে বিল করা কাজ এবং এখন পর্যন্ত মোট বিল।
• আলাদাভাবে তালিকাভুক্ত চেঞ্জ অর্ডার, প্রতিটির নম্বর ও অনুমোদনের তারিখসহ।
• সরবরাহ করা বা মজুত রাখা সামগ্রী, যদি চুক্তিতে সেগুলোর বিল করার অনুমতি থাকে।
• এই সময়ে আটকে রাখা রিটেনেজ, এখন পর্যন্ত আটকে রাখা রিটেনেজ এবং চুক্তিতে এখনো বাকি ব্যালেন্স।
• পেমেন্টের শর্ত, গ্রহণযোগ্য পেমেন্ট পদ্ধতি এবং কোথায় পেমেন্ট পাঠাবেন।
• অনুরোধের সঙ্গে চুক্তি অনুযায়ী লিয়েন ওয়েভার বা অন্য কাগজপত্র। লিয়েনের নিয়ম রাজ্যভেদে আলাদা, তাই আপনার ক্ষেত্রে কী প্রযোজ্য তা নিশ্চিত করুন।

যে পেমেন্ট শর্ত কাজ করে

কনস্ট্রাকশনের শর্ত চুক্তি মেনে চলে, আপনার পছন্দ নয়, তাই কাজ শুরুর আগেই সেগুলো ঠিক করে নিন।

• নেট 30 বাণিজ্যিক ও সাবকন্ট্রাক্ট কাজে প্রচলিত, যেখানে জেনারেল কন্ট্রাক্টর মালিকের কাছ থেকে টাকা পাওয়ার পর পরিশোধ করেন।
• নেট 15 বা অনুমোদনের সময়ে পরিশোধ প্রচলিত সেই আবাসিক সংস্কারে, যেখানে সরাসরি গৃহস্থের সঙ্গে চুক্তি।
• অগ্রিম ডিপোজিট মোবিলাইজেশন ও দীর্ঘ সময় লাগা সামগ্রীর খরচ মেটায়। এটি আলাদা ইনভয়েস হিসাবে বিল করুন এবং পরের ড্রগুলোতে ক্রেডিট হিসাবে দেখান, যাতে হারিয়ে না যায়।

আপনি সাবকন্ট্রাক্টর হলে জিজ্ঞেস করুন পেমেন্ট জেনারেল কন্ট্রাক্টরের টাকা পাওয়ার সঙ্গে বাঁধা কি না। ইনভয়েসের দিনের সংখ্যার চেয়ে এই ধারাটিই আপনার নগদ প্রবাহের পরিকল্পনা বেশি বদলায়। ভাষা কেমন হবে তা জানতে দেখুন আমাদের ইনভয়েসের পেমেন্ট শর্ত গাইড।

দাম ও আইটেম সাজানোর পরামর্শ

শিডিউল অব ভ্যালুজ থেকে ইনভয়েস বানান

চুক্তির দামকে কাজের সঙ্গে মেলে এমন লাইনে ভাগ করুন: মোবিলাইজেশন, ফাউন্ডেশন, ফ্রেমিং, রাফ-ইন, ফিনিশ ও ক্লোজআউট। তখন প্রতিটি ড্রে দেখা যায় প্রতিটি লাইনের কত অংশ শেষ। পর্যালোচক শতাংশগুলো সাইটে যা দেখেন তার সঙ্গে মেলাতে পারেন।

চেঞ্জ অর্ডার আলাদা রাখুন

প্রতিটি চেঞ্জ অর্ডারকে একটি নম্বর, সংক্ষিপ্ত বিবরণ, দাম ও অনুমোদনের তারিখ দিন। নিচের নমুনায় চেঞ্জ অর্ডার 01 দুটি জানালা এবং সেগুলোর ফ্রেমিংয়ের শ্রম যোগ করে। এগুলো মূল চুক্তি থেকে আলাদা থাকে, তাই আসল মোট কখনো নড়ে না।

রিটেনেজ সততার সঙ্গে দেখান

চুক্তিতে 10 শতাংশ আটকে রাখার কথা থাকলে অর্জিত মোট অঙ্ক দেখান, তারপর রিটেনেজ লাইন, তারপর এখন প্রদেয় নিট অঙ্ক। যে ইনভয়েস নিজের হিসাব দেখায়, ক্লায়েন্ট ও ঋণদাতারা তাকে বিশ্বাস করেন।

বাস্তব উদাহরণ

এই ড্রে আছে মূল চুক্তির একটি প্রগ্রেস লাইন, সরবরাহ করা সামগ্রী এবং একটি চেঞ্জ অর্ডার।

চুক্তি যে রিটেনেজ চায় তা বাদ দেওয়ার আগে এই ড্রের মোট $39,042.00। চুক্তিতে 10 শতাংশ আটকে রাখলে $3,904.20 আটকে থাকে এবং এখন প্রদেয় $35,137.80। ট্যাক্স শূন্য দেখানো হয়েছে শুধু সহজ করার জন্য; কনস্ট্রাকশনের ট্যাক্স নিয়ম অনেক আলাদা, তাই দেখুন ইনভয়েসে সেলস ট্যাক্স কীভাবে যোগ করবেন এবং আপনার রাজ্যের ট্যাক্স দপ্তরের সঙ্গে যাচাই করুন।

এড়িয়ে চলার মতো সাধারণ ভুল

1. সম্পন্নের শতাংশের চেয়ে বেশি বিল করা। ড্রের শুরুতেই বেশি দেখালে বিবাদ হয় এবং ঋণদাতা পুরো অনুরোধই বাতিল করতে পারেন।
2. স্বাক্ষরিত চেঞ্জ অর্ডার ছাড়া বাড়তি কাজ শুরু করা। পরে সেটার টাকা আদায় করতে না পারার ঝুঁকি থাকে।
3. রিটেনেজ লুকিয়ে রাখা। আটকে রাখা অঙ্ক দেখা না গেলে ক্লোজআউটে আপনার কত পাওনা থাকল তা কেউ জানে না।
4. চুক্তির রেফারেন্স বাদ দেওয়া। অ্যাকাউন্টস পেয়েবল দল ইনভয়েস পারচেজ অর্ডারের সঙ্গে মেলায়। নম্বর না থাকলে পেমেন্ট ধীর হয়।
5. দেরিতে পাঠানো। পে অ্যাপ্লিকেশনের প্রায়ই মাসিক শেষ তারিখ থাকে। সেটা মিস করলে পুরো একটি মাস যেতে পারে।
6. প্রয়োজনীয় কাগজপত্র ভুলে যাওয়া। কিছু চুক্তিতে প্রতিটি অনুরোধের সঙ্গে লিয়েন ওয়েভার বা সার্টিফায়েড পে-রোল লাগে। আপনারটা দেখুন।

ইনভয়েস পাঠানোর পরে

অপেক্ষা না করে নির্দিষ্ট সময়সূচিতে ফলো-আপ করুন। অনুমোদনের তারিখ, ঋণদাতার অর্থ ছাড়ের চক্র এবং পেমেন্ট শর্ত লিখে রাখুন, তারপর নির্ধারিত তারিখের কয়েক দিন আগে খোঁজ নিন। অপেক্ষা কমানোর অভ্যাসগুলো আছে আমাদের দ্রুত পেমেন্ট পাওয়ার উপায় গাইডে। PayToMe-র রিমাইন্ডার ও অনলাইন পেমেন্ট তৈরির পথে, তাই এখনকার জন্য নথিটি বিনামূল্যের টুলগুলোই সামলায়।

এই পাতা সাধারণ তথ্য, আইনি বা ট্যাক্স পরামর্শ নয়। লিয়েন, রিটেনেজ, লাইসেন্স ও ট্যাক্সের নিয়ম রাজ্যভেদে আলাদা, তাই আপনার স্থানীয় প্রয়োজনীয়তা ও চুক্তি দেখে নিন।