Berater Rechnungsvorlage für die Unternehmensberatung

Wenn Sie eine Berater Rechnungsvorlage suchen, beginnen Sie mit einer, die die Genehmigung für die Person auf der anderen Seite erleichtert. Diese Person ist oft nicht die Führungskraft, die Sie engagiert hat. Es ist jemand aus der Finanzabteilung, der Ihre Rechnung mit einem Vertrag, einer Bestellnummer und einem Budgetposten abgleichen muss. Diese Seite zeigt, wie Sie eine Beratungsrechnung erstellen, auf die Pauschalgebühren, Tagessätze und Auslagen sauber passen, was einzubeziehen ist, welche Zahlungsbedingungen sich bewähren und welche Fehler die Zahlung verzögern. Die Schaltfläche “Vorlage verwenden” öffnet den kostenlosen Rechnungsgenerator mit den Beispiellinien bereits eingefügt.

Warum Beratung anders abrechnet

Beratung hat keine Standardeinheit. Ein Klempner stellt Anfahrtspauschale und Teile in Rechnung. Ein Berater stellt am Montag stundenweise in Rechnung, am Mittwoch tagesweise und im selben Monat für denselben Kunden monatlich. Ein einziges Engagement kann eine Pauschaldiagnose, eine stundenweise Überstunde und eine Pauschalgebühr für Folgefragen umfassen.

Diese Mischung schafft drei Probleme, die eine Rechnung lösen muss.

Erstens muss der Kunde sehen, worauf sich der Preis bezieht. Eine Zeile, die “Beratung: 6.000 $” sagt, lädt zu Fragen ein. Eine Zeile, die “Monatliche Beratungspauschale, bis zu 10 Stunden, März” sagt, tut das nicht.

Zweitens verhalten sich Auslagen anders als Gebühren. Reise, Unterkunft und Softwarekosten werden gewöhnlich zu Selbstkosten weiterberechnet und benötigen oft Belege. Kunden buchen sie auch in einen anderen Posten, daher verursacht das Vermischen mit Gebühren Reibung.

Drittens ist Beratungsarbeit schwer zu sehen. Ein Kunde kann kein repariertes Rohr betrachten. Die Rechnung ist oft das einzige Artefakt, das zeigt, was passiert ist, daher müssen die Beschreibungen dieses Gewicht tragen.

Was auf eine Beratungsrechnung gehört

Beginnen Sie mit dem Wesentlichen in unserem Leitfaden zu was auf eine Rechnung gehört: Ihr Firmenname und Kontaktangaben, der rechtliche Name und die Rechnungsadresse des Kunden, eine Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, das Fälligkeitsdatum und die Gesamtsumme. Für Beratung fügen Sie dies hinzu:

• Engagement- oder Projekttitel, damit die Rechnung zum Angebot oder Lastenheft passt.
• Vertrags- oder Bestellnummer, wenn der Kunde eine genannt hat.
• Abrechnungszeitraum, wie “1. März bis 31. März”, für Pauschalgebühren und Stundendarbeit.
• Gebühren nach Art. Pauschalgebühr, Tagessatz-Tage, stundenweise Überstunden und feste Liefergegenstände jeweils auf eigener Zeile.
• Einheit und Satz auf jeder Gebührenzeile. Zeigen Sie Stunden mit dem Stundensatz, Tage mit dem Tagessatz.
• Auslagen in einem eigenen Block, mit einer kurzen Beschreibung für jeden Posten.
• Steuer, falls zutreffend. Viele Dienstleistungen werden in vielen US-Bundesstaaten nicht als Umsatz besteuert, aber die Regeln variieren. Prüfen Sie die Regeln Ihres Bundesstaates oder fragen Sie einen Steuerfachmann.
• Zahlungsbedingungen, Zahlungsarten und Zahlungsanweisungen.

Eine durchgerechnete Beratungsrechnung

Hier ist ein typischer Monat für einen Beratungskunden. Der Berater hat eine 10-stündige monatliche Pauschale, hat einen vor Ort stattfindenden eintägigen Workshop durchgeführt und sechs Stunden über die Pauschale hinaus gearbeitet. Das Beispiel verwendet Beispielzahlen und keine Steuer.

Die Gebühren belaufen sich auf 6.550,00 $ (2.500 plus 2.400 plus 6 mal 275). Die Auslagen betragen 400,40 $, also beträgt die Gesamtsumme 6.950,40 $. Gebühren und Auslagen sichtbar getrennt zu halten, lässt den Kunden Gebühren gegen den Vertrag und Auslagen gegen die Reisekostenrichtlinie genehmigen.

Zahlungsbedingungen, die für Berater funktionieren

Netto 15 oder Netto 30 ist der übliche Bereich. Netto 30 ist bei größeren Organisationen üblich, und viele haben einen festen Zahlungslauf, sodass ein kürzerer Termin Sie nicht schneller bezahlen lässt. Fragen Sie den Kunden früh nach seinem Zyklus. Unsere Übersicht zu Zahlungsbedingungen für Rechnungen erklärt, wie jede Option wirkt.

Pauschalgebühren sind am besten zu Beginn des Zeitraums in Rechnung zu stellen, nicht am Ende. Sie reservieren Kapazität, und die Rechnung sollte das widerspiegeln.

Anzahlungen sind für Festpreisprojekte üblich: zum Beispiel ein Drittel bei Vertragsunterzeichnung, ein Drittel auf halber Strecke und der Rest bei Lieferung. Legen Sie den Zeitplan im Angebot fest und wiederholen Sie ihn auf jeder Rechnung.

Wenn Sie Verzugsgebühren verlangen möchten, schreiben Sie den Satz und die Frist in den Vertrag, bevor Sie sie brauchen, und prüfen Sie Ihre lokalen Regeln. Der Verzugsgebühren-Rechner zeigt, was ein Satz hinzufügt. Unser Leitfaden zu wie man als Freelancer in Rechnung stellt behandelt mehr über Verträge und Anzahlungen.

Tipps zur Preisgestaltung und Aufschlüsselung

Sagen Sie, was die Pauschale beinhaltet. “Bis zu 10 Stunden Beratung pro Monat, ungenutzte Stunden verfallen nicht” gehört in den Vertrag und in Kurzform in die Zeilenbeschreibung.

Runden Sie die Zeit auf eine Art und Weise, die Sie offengelegt haben. Viertelstunden- oder Halbstunden-Intervalle sind üblich. Wählen Sie eines und wenden Sie es konsequent an.

Zeigen Sie Überstunden deutlich. Wenn die Stunden über die Pauschale hinausgehen, sollte die zusätzliche Zeile die Stunden und den Satz zeigen, damit der Kunde sieht, warum sich die Gesamtsumme verändert hat.

Erstatten Sie Auslagen zu Selbstkosten, es sei denn, der Vertrag sagt etwas anderes. Wenn Sie eine Bearbeitungsgebühr hinzufügen, sollte sie in der Vereinbarung und auf der Rechnung sichtbar sein.

Fügen Sie Unterlagen nur bei, wenn sie helfen. Eine einseitige Tätigkeitszusammenfassung genügt oft. Detaillierte Stundenaufzeichnungen sollten auf Anfrage verfügbar sein.

Häufige Fehler

• Eine Zeile mit der Aufschrift “Beratungsleistungen.” Sie gibt dem Kunden nichts zu genehmigen.
• Fehlende PO- oder Vertragsnummer. Die Buchhaltung hält die Rechnung möglicherweise zurück, bis Sie sie liefern.
• Auslagen in die Gebühren einrechnen. Es verschleiert beides und frustriert die Finanzabteilung.
• Zu spät in Rechnung stellen. Eine Pauschale am Monatsende oder ein Projekt Wochen nach der Lieferung in Rechnung zu stellen, bringt Kunden dazu, spät zu zahlen.
• Unklarer Umfang bei Überstunden. Wenn der Kunde nicht weiß, dass die Stunden übergehen, ist die Rechnung das erste, was er davon hört.
• Den Satz verstecken. Auch bei Festpreisarbeit vermeidet eine kurze Beschreibung dessen, was enthalten ist, Umfangsdiskussionen.

Checkliste vor dem Versand

• Engagementname, Rechnungsnummer und Abrechnungszeitraum sind auf der Rechnung
• Vertrags- oder PO-Nummer ist enthalten, wenn erforderlich
• Jede Gebührenzeile zeigt Einheit und Satz
• Pauschale und Überstunden sind separate Zeilen
• Auslagen sind in ihrem eigenen Block mit Beschreibungen
• Belege sind bereit, auf Anfrage zu senden
• Die Steuerbehandlung ist für Ihren Bundesstaat und Ihren Kunden geprüft
• Zahlungsbedingungen, Zahlungsarten und Zahlungsanweisungen sind angegeben

Verwandte Vorlagen und Werkzeuge

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