মার্কেটিং এজেন্সি ইনভয়েস টেমপ্লেট

আপনি এজেন্সি চালালে আপনার মার্কেটিং এজেন্সি ইনভয়েস টেমপ্লেটকে এমন একটি কাজ করতে হয় যা অনেক সাধারণ ইনভয়েস পারে না: আপনার ফি আর ক্লায়েন্টের মিডিয়ার টাকা স্পষ্টভাবে আলাদা রাখা। রিটেইনার, কয়েক হাজার ডলারের অ্যাড স্পেন্ড আর একটি ল্যান্ডিং পেজ তৈরির খরচ মিশিয়ে একটিমাত্র মোট অঙ্ক দিলে সেটি একটা বিশাল সংখ্যার মতো দেখায়, আর ক্লায়েন্টরা বড় সংখ্যা নিয়ে প্রশ্ন তোলেন। এই পেজে দেখানো হয়েছে ইনভয়েস কীভাবে সাজাবেন, কী কী রাখবেন, কোন পেমেন্ট শর্ত আপনার নগদ প্রবাহ সুরক্ষিত রাখে এবং কোন ভুলগুলো সবচেয়ে বেশি বিরোধ তৈরি করে। “এই টেমপ্লেট ব্যবহার করুন” বোতামটি নমুনা লাইনগুলো বসানো অবস্থায় ফ্রি জেনারেটর খুলে দেয়।

এজেন্সির বিল কেন আলাদা

এজেন্সি একসঙ্গে কয়েক ধরনের জিনিস বিক্রি করে, আর ইনভয়েসে প্রতিটির আচরণ আলাদা।

রিটেইনার একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য আপনার টিমকে পাওয়ার মূল্য। এটি পুনরাবৃত্ত, পূর্বানুমানযোগ্য এবং সাধারণত অগ্রিম বিল করা হয়।

পাস-থ্রু খরচ, যেমন অ্যাড স্পেন্ড, স্টক লাইসেন্স ও প্রিন্টিং, আপনার আয় নয়। আপনি কোনো প্ল্যাটফর্ম বা সরবরাহকারীকে টাকা দেন এবং ক্লায়েন্টের কাছ থেকে তা তুলে নেন। এগুলো স্পষ্ট হওয়া দরকার, এবং সম্ভব হলে প্ল্যাটফর্মের রিপোর্ট দিয়ে সমর্থিত।

প্রজেক্টের ডেলিভারেবল, যেমন ল্যান্ডিং পেজ, ভিডিও স্ক্রিপ্ট বা ক্যাম্পেইন তৈরি, এগুলোর পরিধি ও দাম নির্দিষ্ট। চুক্তিতে অন্য কিছু না বললে এগুলো রিটেইনারের বাইরে থাকে।

ম্যানেজমেন্ট ফি কখনো কখনো অ্যাড স্পেন্ডের একটি শতাংশ হয়, অর্থাৎ ফি প্রতি মাসে বদলায়। সেই হিসাবটি দৃশ্যমান থাকতে হবে।

চারটিকে কোনো কাঠামো ছাড়া একটি ইনভয়েসে রাখলে ক্লায়েন্ট বুঝতে পারেন না কোন লাইন কোন বাজেট থেকে অনুমোদন করবেন।

মার্কেটিং এজেন্সি ইনভয়েসে কী কী রাখবেন

আমাদের ইনভয়েসে কী কী রাখবেন গাইডের মৌলিক বিষয়গুলো দিয়ে শুরু করুন। তারপর যোগ করুন:

• ক্লায়েন্ট এবং ক্যাম্পেইন বা প্রজেক্টের নাম। বড় ক্লায়েন্টরা অনেক ক্যাম্পেইন চালান এবং খরচটি সঠিক ক্যাম্পেইনে হিসাব করতে চান।
• বিলিং সময়কাল, রিটেইনার ও অ্যাড স্পেন্ডের জন্য স্পষ্টভাবে দেখানো।
• রিটেইনার লাইন, কী কী অন্তর্ভুক্ত তার ছোট তালিকা সহ।
• অ্যাড স্পেন্ড লাইন, প্ল্যাটফর্ম অনুযায়ী, যেমন Meta বা Google, সময়কালের অঙ্ক সহ।
• ম্যানেজমেন্ট ফি লাইন, শতাংশ বা রেট উল্লেখ করে।
• ডেলিভারেবল, প্রতিটি আলাদা লাইনে, পরিমাণ ও একক দাম সহ।
• পরিধির বাইরের কাজ বা বাড়তি রাউন্ড, আলাদা লাইনে।
• তৃতীয় পক্ষের খরচ, যেমন লাইসেন্স বা প্রিন্টিং, আলাদা আলাদা করে।
• পারচেজ অর্ডার নম্বর, যদি ক্লায়েন্ট ব্যবহার করেন।
• শর্ত, গ্রহণযোগ্য পেমেন্ট পদ্ধতি ও টাকা পাঠানোর বিবরণ।

একটি এজেন্সি ইনভয়েসের উদাহরণ

এখানে একটি ছোট ই-কমার্স ক্লায়েন্টের এক মাসের হিসাব। এজেন্সি একটি রিটেইনার চালায়, পেইড সোশ্যালে $3,200 খরচ করেছে, সেই খরচের ওপর 10% ম্যানেজমেন্ট ফি নেয় এবং একটি ল্যান্ডিং পেজ ডেলিভারি দিয়েছে। অঙ্কগুলো নমুনা মাত্র, আর কোনো ট্যাক্স দেখানো হয়নি।

এজেন্সির নিজের ফি দাঁড়ায় $5,970.00 (রিটেইনার, ম্যানেজমেন্ট ফি, ল্যান্ডিং পেজ ও রিভিশন)। অ্যাড স্পেন্ড $3,200.00। ইনভয়েসের মোট $9,170.00। ক্লায়েন্ট এক নজরেই দেখতে পান বিলের মোটামুটি এক-তৃতীয়াংশ মিডিয়ার টাকা।

এজেন্সির জন্য যে পেমেন্ট শর্ত কাজ করে

নেট 15 বা নেট 30 বেশিরভাগ সম্পর্কের জন্য যথেষ্ট। পাস-থ্রু খরচের ক্ষেত্রে আরও কড়া শর্ত যুক্তিসঙ্গত। আপনি মাসের 1 তারিখে প্ল্যাটফর্মকে টাকা দিলেন আর ক্লায়েন্ট 30 দিন পরে আপনাকে দিলেন, তাহলে আপনি আসলে টাকা ধার দিচ্ছেন। বিকল্প হিসেবে অ্যাড স্পেন্ডের বিল সাপ্তাহিক করতে পারেন, আগে থেকে জমা ব্যালান্স চাইতে পারেন, অথবা ফি নেট 30-এ রেখে অ্যাড স্পেন্ড লাইনটি প্রাপ্তিমাত্র পরিশোধযোগ্য করতে পারেন।

অগ্রিম রিটেইনার প্রচলিত নিয়ম। আগামী মাসের জন্য মাসের প্রথম দিনেই বিল করুন। আমাদের ইনভয়েসের পেমেন্ট শর্ত গাইডে প্রাপ্তিমাত্র পরিশোধ ও নেট শর্ত পেজে কেমন দেখায় তা ব্যাখ্যা করা আছে।

প্রজেক্টের ডিপোজিট বড় কাজে আপনাকে সুরক্ষা দেয়। প্রচলিত কাঠামো হলো শুরুতে অর্ধেক আর ডেলিভারিতে অর্ধেক, তবে আপনার চুক্তিতে যা আছে সেটিই মানুন।

ক্লায়েন্ট দেরিতে পরিশোধ করলে প্রথমে একটি ভদ্র রিমাইন্ডারই সাধারণত কাজ করে। আমাদের কীভাবে পেমেন্ট চাইবেন গাইডে এমন ভাষা আছে যা আপনি নিজের মতো করে নিতে পারেন।

দাম নির্ধারণ ও আইটেম আলাদা করার টিপস

ডেলিভারেবলের নাম দিন। “ক্রিয়েটিভ সার্ভিস”-এর চেয়ে “ল্যান্ডিং পেজের কপি ও লেআউট” ভালো। এটি প্রস্তাবের সঙ্গে মিলে যায়।

ম্যানেজমেন্ট ফির হিসাব দেখান। “ম্যানেজমেন্ট ফি, $3,200-এর 10%” লিখলে ক্লায়েন্ট কয়েক সেকেন্ডে তা যাচাই করতে পারেন।

আনুমানিক অঙ্ক মিলিয়ে নিন। মাস শেষের আগে ইনভয়েস করার পর অ্যাড স্পেন্ড বদলালে আগের ইনভয়েস সম্পাদনা না করে পরের ইনভয়েসে একটি সমন্বয় লাইন যোগ করুন।

রিভিশনের সীমা লিখিত রাখুন। কতগুলো রাউন্ড অন্তর্ভুক্ত তা উল্লেখ করুন। বাড়তি রাউন্ড নির্দিষ্ট রেটে নিজস্ব লাইনে যাবে।

প্ল্যাটফর্মের রিপোর্ট হাতের কাছে রাখুন। সময়কালের জন্য অ্যাড অ্যাকাউন্টের খরচের একটি স্ক্রিনশট বা এক্সপোর্ট বেশিরভাগ প্রশ্নের উত্তর আগেই দিয়ে দেয়। আমাদের ইনভয়েস জেনারেটর দিয়ে রিপোর্টের রেফারেন্সের জন্য একটি নোট লাইন যোগ করতে পারেন।

সাধারণ ভুলগুলো

• অ্যাড স্পেন্ড রিটেইনারের মধ্যে ঢুকিয়ে দেওয়া। ক্লায়েন্ট দেখতে পান না কোনটি আপনার আর কোনটি প্ল্যাটফর্মের।
• বিলিং সময়কাল না থাকা। তারিখ ছাড়া খরচ ও ফি মিলিয়ে দেখা যায় না।
• পরিধি তালিকাভুক্ত না করা। পরিধি উল্লেখ না থাকা রিটেইনারে অসীম অনুরোধ আসতে থাকে।
• অস্পষ্ট ম্যানেজমেন্ট ফি। শতাংশভিত্তিক ফির জন্য মূল অঙ্কটি দৃশ্যমান থাকা দরকার।
• দেরিতে বিল করা। রিটেইনারের সময়কালের শুরুতে এবং ডেলিভারেবলের পরপরই ইনভয়েস করুন।
• PO নম্বর বাদ পড়া। বড় ক্লায়েন্টরা এটি ছাড়া পরিশোধ নাও করতে পারেন।

পাঠানোর আগে চেকলিস্ট

• ইনভয়েসে ক্লায়েন্ট, ক্যাম্পেইন ও বিলিং সময়কাল আছে
• রিটেইনার লাইনে কী কী অন্তর্ভুক্ত তা লেখা আছে
• অ্যাড স্পেন্ড প্ল্যাটফর্ম ও সময়কাল সহ আলাদা লাইনে আছে
• ম্যানেজমেন্ট ফিতে রেট ও মূল অঙ্ক দেখানো আছে
• প্রতিটি ডেলিভারেবলের নিজস্ব লাইন আছে
• বাড়তি রিভিশন রাউন্ড আলাদা
• প্রয়োজন হলে PO নম্বর দেওয়া আছে
• পেমেন্টের শর্ত ও টাকা পাঠানোর বিবরণ উল্লেখ আছে

সংশ্লিষ্ট টেমপ্লেট ও টুল

এজেন্সিগুলো প্রায়ই ফ্রিল্যান্সার ও কনসালট্যান্টদের সঙ্গে কাজ করে, তাই এই লেআউটটি কনসাল্টিং ইনভয়েস টেমপ্লেট ও গ্রাফিক ডিজাইন ইনভয়েস টেমপ্লেট-এর সঙ্গে তুলনা করে দেখুন। নিজের ইনভয়েস তৈরি করতে ফ্রি ইনভয়েস জেনারেটর ব্যবহার করুন।

PayToMe পাবলিক বেটায় আছে। app.paytome.si-তে সাইন ইন করে এস্টিমেট ও ইনভয়েস বানান, পে লিংকসহ ইমেইলে পাঠান, কার্ড বা ব্যাংক ট্রান্সফারে টাকা পান, এবং Free, Pro বা Business প্ল্যান বেছে নিন। রিমাইন্ডার, ক্যাশ-ফ্লো পূর্বাভাস, টেক্সট-টু-পে ও মোবাইল অ্যাপ তৈরির পথে। বিনামূল্যের ইনভয়েস জেনারেটর এখনো অ্যাকাউন্ট ছাড়াই আপনার ব্রাউজারে কাজ করে। এই পেজটি সাধারণ তথ্য, আইনি বা ট্যাক্স পরামর্শ নয়।