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रिकरिंग इनवॉइस: रिटेनर और सब्सक्रिप्शन जो अपने-आप बिल बनाते हैं
रिकरिंग इनवॉइस रिटेनर और सब्सक्रिप्शन का बिल तय समय पर बनाते हैं, अधूरी अवधि के लिए आनुपातिक रक़म के साथ और रोकने के विकल्प के साथ। अभी विकास में है, भेजने से पहले जाँच के साथ।
अपडेट: · लेखक: PayToMe Editorial
इनवॉइस
INV-0042
- बिल प्राप्तकर्ता
- Acme Studio
- देय तिथि
- 6 नव॰
| लोगो डिज़ाइन, 12 घंटे | $1,200.00 |
| टैक्स | $0.00 |
| कुल देय राशि | $1,200.00 |
रिकरिंग इनवॉइस वे इनवॉइस हैं जो तय समय पर अपने-आप बनते और भेजे जाते हैं: हर महीने की पहली तारीख़ को वही रिटेनर, हर तिमाही में एक सब्सक्रिप्शन, हर हफ़्ते मेंटेनेंस की फ़ीस। आप टेम्पलेट एक बार बनाते हैं, शेड्यूल चुनते हैं, और PayToMe हर इनवॉइस समय पर तैयार कर देता है। PayToMe उन हिस्सों को भी संभालता है जो बार-बार का बिल बनाना पेचीदा करते हैं: पहली अधूरी अवधि, रोक, क़ीमत में बदलाव और कुछ भी जाने से पहले जाँचने का मौक़ा।
रिकरिंग इनवॉइस कैसे काम करते हैं
- टेम्पलेट बनाइए। क्लाइंट, आइटम की लाइनें, टैक्स और भुगतान की शर्तें चुनिए, ठीक वैसे जैसे सामान्य इनवॉइस के लिए चुनते हैं।
- शेड्यूल तय कीजिए। साप्ताहिक, मासिक, तिमाही या अपनी पसंद का अंतराल, शुरू होने की तारीख़ और वैकल्पिक अंतिम तारीख़ के साथ।
- चुनिए कि कैसे जाएगा। तारीख़ आने पर अपने-आप भेजें, या PayToMe से ड्राफ़्ट तैयार करवाएँ और आपसे पुष्टि माँगने को कहें।
- PayToMe उसे ट्रैक करता है। हर इनवॉइस को अपना नंबर और देय तिथि मिलती है, वह आपकी बकाया सूची में दिखता है, और देर होने पर बाक़ी इनवॉइस की तरह उसका भी पीछा किया जाता है।
रिटेनर की एक अवधि ऐसी दिखती है:
INV-0105 · Northside Dental · मासिक रिटेनर
| आइटम | मात्रा | राशि |
|---|---|---|
| वेबसाइट केयर प्लान, November | 1 | $600.00 |
| कुल | $600.00 | |
रिकरिंग इनवॉइस कौन इस्तेमाल करता है
- रिटेनर पर काम करने वाले फ़्रीलांसर। जो डिज़ाइनर किसी क्लाइंट के लिए महीने में 10 घंटे रखता है, वह हर महीने की पहली तारीख़ को वही रक़म बिल करता है।
- एजेंसियाँ और कंसल्टेंट। मासिक मैनेजमेंट फ़ीस, और अतिरिक्त घंटे अलग लाइनों के रूप में जुड़ते हैं।
- सेवा देने वाले कारोबार। लॉन की देखभाल, सफ़ाई या कीट नियंत्रण, तय शेड्यूल पर।
- मकान मालिक और सब्सक्रिप्शन बेचने वाले। किराया, सदस्यता और सॉफ़्टवेयर एक्सेस, हर अवधि में बिल होते हैं।
अगर हर बार काम और क़ीमत वही हैं, तो शेड्यूल आपको वही इनवॉइस बार-बार बनाने से और कोई इनवॉइस भूल जाने से बचाता है।
प्रोरेशन, आँकड़ों के साथ समझाया गया
प्रोरेशन का मतलब है अधूरी अवधि का निष्पक्ष हिसाब लगाना। यह तब सबसे ज़्यादा मायने रखता है जब क्लाइंट महीने के बीच से शुरू करता है, या जब आप बीच में रक़म बदलते हैं।
प्रोरेशन के कई तरीक़े चलते हैं, जैसे कैलेंडर के दिनों के हिसाब से या तय 30 दिन के महीने के हिसाब से। एक चुनिए, उसे अपने अनुबंध में लिखिए, और हर बार वही इस्तेमाल कीजिए। PayToMe दिखाएगा कि प्रोरेशन में कौन-सा तरीक़ा इस्तेमाल हुआ, और कुल रक़में प्रोडक्ट के बाक़ी हिस्सों जैसे उसी सटीक इनवॉइस इंजन से आएँगी, अंदाज़े से नहीं।
रोकना, छोड़ना और ख़त्म करना
असली क्लाइंट योजनाएँ बदलते हैं। अच्छा रिकरिंग सेटअप इसे आसान बनाता है।
- रोकिए। किसी शेड्यूल को एक-दो महीने के लिए रोकिए, जैसे क्लाइंट के सुस्त मौसम में, फिर दोबारा शुरू कीजिए।
- एक छोड़िए। शेड्यूल को छुए बिना एक इनवॉइस छोड़ दीजिए।
- किसी तारीख़ से बदलिए। नई रक़म या लाइनें आपकी चुनी तारीख़ से लागू होती हैं, और पुराने इनवॉइस कभी दोबारा नहीं लिखे जाते।
- ख़त्म कीजिए। तय तारीख़ पर या अनुबंध ख़त्म होते ही रोक दीजिए।
इनमें से हर बदलाव दर्ज होता है, इसलिए आप देख सकते हैं कि किसने क्या और कब बदला।
भेजने से पहले जाँच
अपने-आप का मतलब बिना निगरानी का होना ज़रूरी नहीं। हर शेड्यूल के लिए आप चुन सकते हैं:
- अपने-आप भेजें। तय और न बदलने वाली रक़मों के लिए सबसे अच्छा।
- तैयार करें और पूछें। PayToMe तारीख़ से कुछ दिन पहले ड्राफ़्ट बनाता है और आपसे पुष्टि माँगता है।
- तैयार करें और चिह्नित करें। PayToMe अपने-आप भेज देता है, जब तक कुछ असामान्य न हो, जैसे बदली हुई रक़म, नई टैक्स दर या बकाया रक़म वाला क्लाइंट, और तब वह पहले पूछता है।
यह इसलिए मायने रखता है कि रिकरिंग इनवॉइस की सबसे बुरी ग़लती है महीनों तक ग़लत रक़म का बिल बनाना और किसी का ध्यान न जाना।
रिकरिंग बिलिंग की अच्छी आदतें
- शर्तें लिखित में तय कीजिए। रक़म, शेड्यूल, रद्द करने का तरीक़ा और अधूरी अवधियों में क्या होगा, ये सब शामिल कीजिए।
- क्लाइंट को बता दीजिए कि पहला इनवॉइस आ रहा है। इससे हैरानी और देर से भुगतान से बचाव होता है।
- हो सके तो भुगतान को अपने-आप वाला बनाइए। रिकरिंग इनवॉइस सबसे अच्छे तब चलते हैं जब सहेजा हुआ भुगतान तरीक़ा या एक सरल ऑनलाइन भुगतान लिंक हो।
- इनवॉइस नंबर एक जैसे रखिए। साफ़ क्रम आपके रिकॉर्ड को सुथरा रखता है।
- साल में दो बार शेड्यूल देखिए। रक़म, काम का दायरा और यह जाँचिए कि क्लाइंट को अब भी सेवा चाहिए या नहीं।
- टैक्स का ध्यान रखिए। दरें और नियम जगह और सेवा के हिसाब से अलग होते हैं, इसलिए अपने नियम देखिए। यह सामान्य जानकारी है, टैक्स सलाह नहीं।
आम ग़लतियाँ
- पुरानी पड़ चुकी क़ीमत का बिल बनाना। जब भी आपकी दरें बदलें, शेड्यूल देखिए।
- प्रोरेशन में एकरूपता न रखना। एक तरीक़ा चुनिए और उसी पर टिके रहिए।
- कभी न रोकना। जो क्लाइंट होल्ड पर है पर जिसका बिल फिर भी बन रहा है, वह विवाद बन जाता है।
- अंतिम तारीख़ न रखना। तय अवधि के अनुबंध एक तारीख़ पर ख़त्म होने चाहिए, याददाश्त के भरोसे नहीं।
- रिमाइंडर भूल जाना। रिकरिंग इनवॉइस भी बिना भुगतान के रह सकता है, इसलिए उसे स्मार्ट रिमाइंडर के साथ जोड़िए।
PayToMe के बाक़ी फ़ीचर के साथ
जब भुगतान आसान हो और फ़ॉलो-अप अपने-आप हो, तब रिकरिंग इनवॉइस और ज़्यादा काम के बन जाते हैं। हर एक में पेमेंट लिंक जोड़िए, देर से चुकाए जाने वालों का पीछा स्मार्ट रिमाइंडर से करवाइए, और AI इनवॉइसिंग से शेड्यूल को बोलकर बनाइए, जैसे “पिछले महीने जैसा ही, हर महीने June तक।” इसके पीछे की अवधारणाओं के लिए रिकरिंग बिलिंग की गाइड और रिटेनर की शब्दावली प्रविष्टि पढ़िए।
आज क्या करें
अपना रिटेनर इनवॉइस बनाने के लिए मुफ़्त इनवॉइस जनरेटर और यह जाँचने के लिए कि मासिक रक़म आपके समय की भरपाई करती है या नहीं, प्रति घंटा दर कैलकुलेटर इस्तेमाल कीजिए। उसे भेजने के लिए PayToMe में साइन इन करें, और शेड्यूल पर चलाना चाहें तो API इस्तेमाल करें। रिकरिंग बिलिंग की स्क्रीन, जहाँ आप उसी इनवॉइस को कुछ टैप में शेड्यूल में बदलते हैं, विकास में हैं।