Panduan

Cara mengenakan denda keterlambatan pada faktur: kebijakan, kata-kata, dan hitungan

Pelajari cara mengenakan denda keterlambatan pada faktur belum dibayar: periksa aturan, tulis kebijakan, hitung denda tetap atau bulanan tanpa kehilangan klien.

Diperbarui 5 Nov 2026 · Oleh PayToMe Editorial

Begini cara mengenakan denda keterlambatan: tentukan kebijakan Anda, cantumkan dalam kontrak atau ketentuan faktur sebelum pekerjaan dimulai, nyatakan tarif, tanggal mulai, dan masa tenggang apa pun, lalu hitung denda pada baris yang diberi label jelas. Misalnya, 1.5 persen per bulan pada faktur 1,000.00 USD yang terlambat 45 hari adalah 30.00 USD.

Haruskah Anda mengenakan denda keterlambatan sama sekali?

Denda keterlambatan punya dua tugas. Ia mencegah klien menaruh faktur Anda di tumpukan paling bawah, dan sedikit mengganti ongkos menunggu Anda. Biasanya ia tidak membuat Anda kaya. Nilai sebenarnya dari klausul denda keterlambatan adalah klien yang membacanya cenderung membayar tepat waktu.

Ada juga alasan bagus untuk tidak mengenakannya. Jika klien jangka panjang terlambat sehari sekali saja, denda bisa lebih merugikan niat baik daripada hasil yang didapat. Banyak freelancer mencantumkan klausul itu dan membebaskannya pada kali pertama, dengan alasan bahwa memiliki haknya itulah yang penting. Itu pilihan yang sah, selama Anda melakukannya dengan sengaja dan sesuai syarat Anda.

Sebelum memutuskan, periksa aturan di tempat Anda bekerja. Denda keterlambatan dan bunga diatur berbeda menurut negara, negara bagian AS, dan jenis pelanggan. Beberapa tempat membatasi suku bunga atau membatasi apa yang dapat ditambahkan pada tagihan konsumen, dan yang lain menetapkan suku bunga menurut undang-undang untuk utang bisnis. Halaman ini adalah informasi umum, bukan nasihat hukum.

Apa kata hukum di beberapa tempat

Aturannya sangat berbeda, jadi perlakukan ini sebagai contoh dan verifikasi aturan Anda sendiri.

Inggris Raya, pelanggan bisnis. GOV.UK menyatakan bunga menurut undang-undang atas pembayaran komersial yang terlambat adalah 8 persen ditambah suku bunga dasar Bank of England, dan tidak berlaku jika kontrak menetapkan suku bunga yang berbeda. GOV.UK juga mencantumkan jumlah tetap yang dapat dikenakan pemasok untuk menagih pembayaran komersial yang terlambat: 40 pound untuk utang hingga 999.99 pound, 70 pound untuk utang dari 1,000 sampai 9,999.99 pound, dan 100 pound untuk utang 10,000 pound atau lebih, dikenakan sekali per pembayaran.
Amerika Serikat. Tidak ada aturan nasional tunggal untuk denda keterlambatan pada faktur bisnis. Batas bunga dan aturan biaya bervariasi menurut negara bagian, dan penjualan konsumen sering diperlakukan berbeda dari penjualan bisnis. Lihat situs jaksa agung atau perlindungan konsumen negara bagian Anda, atau tanyakan kepada penasihat.
Tempat lain. Banyak negara menetapkan aturan bawaan pembayaran terlambat mereka sendiri. Tanyakan kepada otoritas setempat atau akuntan.

Dalam setiap kasus, dasar paling aman sama: klien menyetujui denda itu secara tertulis sebelum pekerjaan dilakukan.

Cara mengenakan denda keterlambatan, langkah demi langkah

Periksa aturan setempat. Cari tahu apakah ada batas bunga atau biaya dan apakah aturan yang berbeda berlaku bagi konsumen dan bisnis.
Pilih metode. Opsinya adalah denda tetap, persentase sekali bayar, atau persentase bulanan (bunga sederhana). Bunga majemuk lebih sulit dijelaskan dan lebih mungkin menuai keberatan, sehingga sebagian besar usaha kecil menghindarinya.
Tetapkan tarif dan batas atas apa pun. Kisaran yang umum adalah 1 sampai 1.5 persen per bulan. Batas atas, misalnya tidak lebih dari 10 persen dari faktur, menunjukkan bahwa Anda bersikap adil.
Tambahkan masa tenggang. Beberapa hari setelah tanggal jatuh tempo sebelum denda apa pun dimulai.
Tulis klausulnya. Cantumkan dalam kontrak atau penawaran Anda lebih dulu, lalu ulangi pada setiap faktur. Lihat contoh kata-katanya di bawah.
Hitung dan beri label denda. Ketika faktur lewat jatuh tempo, tunjukkan perhitungannya: jumlah, tarif, jumlah periode, dan denda.
Kirim pemberitahuan yang jelas. Beri tahu klien bahwa denda diterapkan, mengapa, dan total terbaru. Jaga nada tetap faktual. Lihat email faktur lewat jatuh tempo untuk templatnya.
Putuskan apakah akan membebaskannya. Jika klien membayar segera setelah pengingat dan Anda menghargai hubungannya, membebaskan denda sekali adalah pilihan yang sah. Catat bahwa Anda melakukannya.

Kata-kata denda keterlambatan yang bisa Anda sesuaikan

Kata-kata yang baik menjawab empat pertanyaan: kapan denda dimulai, bagaimana dihitung, apakah ada batas atas, dan bagaimana ditagihkan.

Faktur jatuh tempo 30 hari sejak tanggal faktur. Jika pembayaran tidak diterima dalam 5 hari setelah tanggal jatuh tempo, denda keterlambatan sebesar 1.5% dari saldo yang belum dibayar berlaku untuk setiap bulan atau bagian bulan saldo tersebut tetap belum dibayar, hingga maksimum 10% dari jumlah faktur asli. Denda keterlambatan ditampilkan pada faktur terpisah yang merujuk faktur asli.

Pada faktur itu sendiri, versi singkat sudah cukup: “Pembayaran terlambat dikenai denda 1.5% per bulan, sesuai kesepakatan dalam kontrak proyek tertanggal 3 October 2026.” Samakan kata-kata pada faktur dengan kontrak secara persis. Jika keduanya berbeda, klien akan mengutip yang menguntungkan mereka.

Jaga klausul dalam bahasa yang sederhana. Hindari ancaman, dan hindari ketentuan yang tidak akan Anda tegakkan. Tinjau bersama pengacara sekali jika kontrak Anda besar atau Anda bekerja lintas negara.

Contoh hitungan: 1,000 dolar, terlambat 45 hari

Seorang freelancer menagih 1,000.00 USD dengan ketentuan Net 30 dan klausul yang mengenakan 1.5 persen per bulan atau bagian bulan, bunga sederhana, tanpa masa tenggang. Klien membayar 45 hari setelah tanggal jatuh tempo.

Contoh ini menunjukkan mengapa kata-kata penting. “Per bulan atau bagian bulan” menghasilkan 30.00 USD. “Proporsional per hari” menghasilkan 22.50 USD. Tidak ada yang salah, tetapi klien perlu tahu sebelumnya mana yang Anda maksud. Kalkulator denda keterlambatan memungkinkan Anda menguji keduanya.

Denda tetap, persentase, atau bunga?

Metode	Cara kerja	Cocok untuk	Waspadai
Denda tetap	Jumlah tetap, seperti 25.00 USD, begitu faktur terlambat	Faktur kecil, kata-kata sederhana	Denda tetap bisa besar dibandingkan faktur kecil, yang bisa tampak menghukum
Persentase sekali bayar	Satu kali biaya, seperti 5 persen, ketika faktur menjadi terlambat	Mudah dijelaskan	Tidak bertambah seiring waktu, sehingga tekanannya berkurang setelah hari pertama
Bunga bulanan sederhana	Persentase setiap bulan, seperti 1.5 persen	Paling umum, bertambah seiring keterlambatan	Perlu aturan yang jelas untuk bagian bulan
Bunga majemuk	Bunga atas bunga	Jarang diperlukan	Lebih sulit dijelaskan, dan lebih mungkin melanggar batas hukum

Bagi sebagian besar usaha kecil, bunga bulanan sederhana dengan masa tenggang dan batas atas menyeimbangkan keadilan dan tekanan.

Kesalahan yang harus dihindari

Menambahkan denda yang tidak pernah disepakati. Ini penyebab sengketa yang paling umum.
Memilih tarif yang terlalu tinggi. Tarif yang agresif bisa melanggar batas setempat dan merusak hubungan.
Kata-kata yang samar. “Biaya keterlambatan yang wajar dapat dikenakan” tidak memberi Anda apa pun untuk dihitung dan tidak memberi klien apa pun untuk diantisipasi.
Tanpa masa tenggang. Denda yang dimulai tengah malam pada tanggal jatuh tempo terasa keras untuk keterlambatan yang jujur.
Mengubah faktur asli. Terbitkan baris denda terpisah atau dokumen baru.
Menerapkannya tidak merata. Mengenakan denda pada satu klien dan membebaskannya untuk yang lain tanpa alasan bisa menimbulkan gesekan. Bebaskan dengan sengaja dan simpan catatan.
Menggunakan denda sebagai ancaman. Sampaikan secara faktual. Nada itu penting, seperti dibahas dalam cara meminta pembayaran.
Melewatkan tindak lanjut. Denda keterlambatan hanya berhasil jika Anda juga mengirim pengingat.

Daftar periksa: kebijakan denda keterlambatan

Anda sudah memeriksa aturan untuk negara bagian atau negara Anda dan jenis pelanggan.
Denda tercantum dalam kontrak atau penawaran Anda sebelum pekerjaan dimulai.
Tarif, tanggal mulai, masa tenggang, dan batas atas dinyatakan.
Anda tahu apakah bagian bulan dihitung sebagai bulan penuh, dan kata-katanya menyatakannya.
Faktur mengulang klausul dan merujuk kontrak.
Denda ditagihkan pada baris atau faktur terpisah dengan perhitungan ditampilkan.
Anda punya rencana kapan membebaskan denda, dan Anda mencatat setiap pembebasan.
Pengingat dikirim sebelum denda dimulai, bukan hanya sesudahnya.

Posisi PayToMe

Kalkulator denda keterlambatan aktif dan gratis hari ini, begitu juga pembuat faktur. Anda juga dapat membuat faktur, mengirimkannya, dan menerima pembayarannya di PayToMe, yang kini dalam beta publik. Denda keterlambatan otomatis dan pengingat cerdas, yang akan menerapkan kebijakan Anda dan mengirim pemberitahuan untuk Anda, sedang dalam pengembangan. Untuk penyiapan terkait, lihat ketentuan pembayaran faktur.

Sumber

Ini adalah informasi umum, bukan nasihat hukum. Suku bunga menurut undang-undang Inggris sebesar 8 persen ditambah suku bunga dasar Bank of England, dan catatan bahwa itu tidak berlaku jika kontrak menetapkan suku bunga lain, berasal dari GOV.UK: Mengenakan bunga atas pembayaran komersial yang terlambat. Jumlah tetap penagihan sebesar 40, 70, dan 100 pound berasal dari GOV.UK: Menuntut biaya penagihan utang atas pembayaran yang terlambat. Aturan untuk negara bagian AS dan negara lain tidak dibahas di sini dan sangat berbeda, jadi periksa dengan otoritas negara bagian atau nasional Anda atau profesional yang berkualifikasi. Contoh tarif dan kata-kata klausul adalah ilustrasi, bukan rekomendasi.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bisakah saya mengenakan denda keterlambatan jika tidak tercantum dalam kontrak saya?

Berisiko. Denda keterlambatan jauh lebih mudah dipertahankan bila klien menyetujuinya sebelum pekerjaan dimulai, dalam kontrak, penawaran, atau ketentuan faktur Anda. Menambahkan denda belakangan mengundang sengketa dan mungkin tidak dapat ditegakkan. Tambahkan klausul itu pada perjanjian Anda berikutnya dan terapkan ke depannya.

Berapa persentase denda keterlambatan yang wajar?

Pilihan yang umum adalah 1 sampai 1.5 persen per bulan, yaitu 12 sampai 18 persen setahun. Sebagian bisnis memakai jumlah tetap. Beberapa tempat membatasi suku bunga atau membatasi biaya, jadi periksa aturan negara bagian atau negara Anda sebelum memilih angka.

Apakah legal mengenakan bunga pada faktur bisnis yang terlambat?

Tergantung di mana Anda beroperasi. Di Inggris, GOV.UK menyatakan suku bunga menurut undang-undang untuk pembayaran komersial yang terlambat adalah 8 persen ditambah suku bunga dasar Bank of England, kecuali kontrak menetapkan suku bunga lain. Di AS, aturannya bervariasi menurut negara bagian. Ini adalah informasi umum, bukan nasihat hukum.

Haruskah saya menambahkan masa tenggang?

Sering kali ya. Masa tenggang 3 sampai 7 hari setelah tanggal jatuh tempo memberi klien ruang untuk keterlambatan bank atau email yang terlewat dan membuat Anda tampak masuk akal. Ini juga mengurangi perdebatan. Tuliskan masa tenggang itu dalam klausul agar tanggal mulai denda jelas.

Bagaimana menambahkan denda keterlambatan ke faktur yang sudah saya kirim?

Jangan mengubah faktur asli secara diam-diam. Kirim baris denda terpisah atau faktur baru yang merujuk nomor faktur asli, menunjukkan cara Anda menghitung denda, dan menyatakan total terbaru yang harus dibayar. Dengan begitu dokumen asli tetap utuh dan jejak dokumennya jelas.

Bagaimana jika klien saya menolak membayar denda keterlambatan?

Tunjuk perjanjiannya, tunjukkan perhitungannya, dan minta pembayaran. Jika fakturnya sendiri sudah dibayar, Anda bisa memilih membebaskan denda sebagai bentuk itikad baik, sebaiknya secara tertulis dan dengan alasan yang baik. Jangan mengancam tindakan yang tidak akan Anda ambil.