Fitur
Faktur berulang: retainer dan langganan yang menagih dengan sendirinya
Faktur berulang menagih retainer dan langganan sesuai jadwal, dengan prorata untuk periode sebagian dan opsi jeda. Dalam pengembangan.
Diperbarui · Oleh PayToMe Editorial
Faktur
INV-0042
- Ditagihkan kepada
- Acme Studio
- Jatuh tempo
- 6 Nov
| Desain logo, 12 jam | US$1.200,00 |
| Pajak | US$0,00 |
| Total tagihan | US$1.200,00 |
Faktur berulang adalah faktur yang dibuat dan dikirim sendiri sesuai jadwal: retainer yang sama setiap tanggal satu, langganan setiap kuartal, biaya perawatan setiap minggu. Anda menyiapkan templatnya sekali, memilih jadwalnya, dan PayToMe menyiapkan setiap faktur tepat waktu. PayToMe juga menangani bagian yang membuat penagihan berulang merepotkan: periode pertama yang tidak penuh, jeda, perubahan harga, dan kesempatan meninjau sebelum apa pun terkirim.
Cara kerja faktur berulang
- Buat templat. Pilih klien, item baris, pajak, dan syarat pembayaran, sama seperti untuk faktur biasa.
- Atur jadwal. Mingguan, bulanan, per kuartal, atau interval khusus, dengan tanggal mulai dan tanggal berakhir opsional.
- Pilih cara mengirim. Kirim otomatis pada tanggalnya, atau minta PayToMe menyiapkan draf dan meminta Anda mengonfirmasi.
- PayToMe melacaknya. Setiap faktur mendapat nomor dan tanggal jatuh tempo sendiri, muncul di daftar belum lunas Anda, dan ditagih seperti faktur lain jika terlambat.
Beginilah satu periode retainer terlihat:
INV-0105 · Northside Dental · retainer bulanan
| Item | Jml | Jumlah |
|---|---|---|
| Paket perawatan situs web, November | 1 | US$600,00 |
| Total | US$600,00 | |
Siapa yang memakai faktur berulang
- Freelancer dengan retainer. Desainer yang menyediakan 10 jam sebulan untuk seorang klien menagih jumlah yang sama setiap tanggal satu.
- Agensi dan konsultan. Biaya manajemen bulanan, dengan jam tambahan dimasukkan sebagai baris terpisah.
- Bisnis jasa. Perawatan taman, kebersihan, atau pengendalian hama dengan jadwal tetap.
- Pemilik properti dan penjual langganan. Sewa, keanggotaan, dan akses perangkat lunak yang ditagih tiap periode.
Jika pekerjaan dan harganya sama setiap kali, jadwal menyelamatkan Anda dari menyusun ulang faktur yang sama dan dari lupa menagih satu.
Prorata, dijelaskan dengan angka
Prorata berarti menagih secara adil untuk periode sebagian. Ini paling penting ketika klien mulai di tengah bulan, atau ketika Anda mengubah jumlah di tengah jalan.
Ada beberapa konvensi untuk prorata, seperti menurut hari kalender atau bulan tetap 30 hari. Pilih satu, tuliskan dalam perjanjian Anda, dan pakai setiap kali. PayToMe akan menunjukkan metode mana yang dipakai dalam sebuah prorata, dan totalnya berasal dari mesin faktur eksak yang sama dengan bagian produk lainnya, bukan dari tebakan.
Menjeda, melewati, dan mengakhiri
Klien sungguhan mengubah rencana. Pengaturan berulang yang baik membuat hal itu mudah.
- Jeda. Tahan sebuah jadwal selama satu atau dua bulan, misalnya saat musim sepi klien, lalu lanjutkan.
- Lewati satu. Lewatkan satu faktur tanpa menyentuh jadwalnya.
- Ubah mulai tanggal tertentu. Jumlah atau baris baru berlaku mulai tanggal yang Anda pilih, dan faktur sebelumnya tidak pernah ditulis ulang.
- Akhiri. Berhenti pada tanggal tertentu atau kapan pun kontrak berakhir.
Setiap perubahan ini dicatat, sehingga Anda bisa melihat siapa mengubah apa dan kapan.
Tinjau sebelum kirim
Otomatis tidak harus berarti tanpa pengawasan. Untuk setiap jadwal Anda bisa memilih:
- Kirim otomatis. Terbaik untuk jumlah yang tetap dan tidak berubah.
- Siapkan dan tanyakan. PayToMe menyusun draf beberapa hari sebelum tanggalnya dan meminta Anda mengonfirmasi.
- Siapkan dan tandai. PayToMe mengirim otomatis kecuali ada yang tidak biasa, seperti jumlah yang berubah, tarif pajak baru, atau klien dengan saldo lewat jatuh tempo, dan dalam kasus itu PayToMe bertanya dulu.
Ini penting karena kesalahan terburuk pada faktur berulang adalah menagih jumlah yang salah selama berbulan-bulan sebelum ada yang menyadarinya.
Praktik baik untuk penagihan berulang
- Sepakati ketentuannya secara tertulis. Cakup jumlah, jadwal, cara membatalkan, dan apa yang terjadi pada periode sebagian.
- Beri tahu klien bahwa faktur pertama akan datang. Ini mencegah kejutan dan keterlambatan pembayaran.
- Buat pembayaran otomatis jika bisa. Faktur berulang paling efektif dengan metode pembayaran tersimpan atau tautan pembayaran online yang sederhana.
- Beri nomor faktur secara konsisten. Urutan yang jelas menjaga catatan Anda tetap rapi.
- Tinjau jadwal dua kali setahun. Periksa jumlah, cakupan, dan apakah klien masih membutuhkan layanannya.
- Perhatikan pajak. Tarif dan aturan berbeda menurut tempat dan layanan, jadi periksalah milik Anda. Ini informasi umum, bukan nasihat pajak.
Kesalahan umum
- Menagih harga yang sudah usang. Tinjau jadwal setiap kali tarif Anda berubah.
- Prorata yang tidak konsisten. Pilih satu metode dan patuhi.
- Tidak pernah menjeda. Klien yang sedang ditahan tetapi masih ditagih akan menjadi sengketa.
- Tanpa tanggal berakhir. Kontrak berjangka tetap harus berakhir pada sebuah tanggal, bukan berdasarkan ingatan.
- Melupakan pengingat. Faktur berulang tetap bisa tidak dibayar, jadi padukan dengan pengingat pintar.
Terintegrasi dengan bagian lain PayToMe
Faktur berulang menjadi lebih berguna ketika pembayaran mudah dan tindak lanjut berjalan otomatis. Tambahkan tautan pembayaran ke tiap faktur, biarkan pengingat pintar menagih yang terlambat, dan gunakan faktur dengan AI untuk menyiapkan jadwal dengan menjelaskannya, misalnya “sama seperti bulan lalu, setiap bulan sampai Juni.” Untuk konsep di baliknya, baca panduan penagihan berulang dan entri glosarium untuk retainer.
Yang bisa dilakukan hari ini
Gunakan pembuat faktur gratis untuk menyusun faktur retainer Anda, dan kalkulator tarif per jam untuk memastikan jumlah bulanan menutup waktu Anda. Masuk ke PayToMe untuk mengirimnya, dan gunakan API jika Anda ingin faktur itu berjadwal. Layar penagihan berulang, tempat Anda mengubah faktur yang sama menjadi jadwal hanya dengan beberapa ketukan, sedang dalam pengembangan.