Cara membuat faktur: panduan langkah demi langkah dengan contoh

Berikut cara membuat faktur yang dibayar: taruh data bisnis Anda dan klien di bagian atas, tambahkan nomor faktur yang unik dan tanggal, daftarkan setiap item dengan kuantitas dan harga, tampilkan subtotal, pajak apa pun, dan total, lalu nyatakan tanggal jatuh tempo dan cara membayar. Periksa hitungannya sebelum Anda mengirim.

Untuk apa faktur dibuat

Faktur adalah permintaan pembayaran. Faktur memberi tahu klien apa yang Anda kerjakan atau jual, berapa biayanya, dan kapan serta bagaimana membayar. Faktur juga merupakan catatan. IRS mencantumkan faktur di antara dokumen pendukung, bersama slip penjualan, tagihan yang dibayar, bukti pembayaran, slip setoran, dan cek yang dibatalkan, yang menopang entri di pembukuan dan SPT pajak Anda.

Peran ganda itu menjelaskan mengapa rincian penting. Faktur yang kabur memperlambat persetujuan klien, dan faktur yang ceroboh meninggalkan celah dalam catatan Anda sendiri. Jika Anda tidak yakin apa beda faktur dengan bukti pembayaran, baca dulu faktur vs bukti pembayaran.

Kolom yang dibutuhkan setiap faktur

Sebagian besar faktur dibangun dari beberapa blok yang sama. Untuk daftar acuan yang lebih mendalam, lihat apa yang harus dicantumkan pada faktur.

• Kata “Faktur.” Taruh di bagian atas agar tidak ada yang keliru mengira itu penawaran atau laporan tagihan.
• Nama bisnis dan data kontak Anda. Nama hukum atau nama dagang, alamat, email, telepon. Tambahkan ID pajak atau nomor registrasi jika negara Anda mewajibkannya.
• Nama klien dan alamat penagihan. Gunakan nama perusahaan atau orang yang akan membayar, bukan hanya kontak yang Anda ajak bekerja. Jika klien memakai pesanan pembelian, tambahkan nomor PO.
• Nomor faktur. Unik, dan berurutan.
• Tanggal faktur. Hari Anda menerbitkannya. Ketentuan biasanya dihitung dari tanggal ini.
• Tanggal jatuh tempo. Tanggal kalender yang nyata.
• Rincian item. Deskripsi, kuantitas, harga satuan, dan total baris untuk setiap hal yang Anda tagih.
• Subtotal, pajak, diskon, dan total. Tampilkan masing-masing sebagai barisnya sendiri.
• Petunjuk pembayaran. Cara klien membayar: data transfer bank, tautan pembayaran, alamat untuk cek.
• Ketentuan dan catatan. Kebijakan keterlambatan pembayaran, uang muka yang sudah diterima, kalimat terima kasih.

Cara membuat faktur, langkah demi langkah

Menulis rincian item yang baik

Rincian item adalah tempat sebagian besar sengketa bermula, jadi luangkan semenit untuk itu.

Spesifik tentang apa yang dikerjakan. “Pemeliharaan situs web, October 2026” jelas. “Jasa” tidak.

Tunjukkan satuannya. Jam, hari, item, kaki persegi. Jika Anda menagih per jam, tunjukkan jam dan tarifnya. Jika Anda menagih biaya tetap, tulis “Biaya tetap, sesuai penawaran tertanggal 3 October.”

Pisahkan jenis biaya yang berbeda. Tenaga kerja, bahan, perjalanan, dan pengeluaran sebaiknya di barisnya masing-masing. Klien yang tidak setuju dengan satu item bisa mempertanyakan baris itu saja, bukan seluruh faktur.

Rujuk perjanjiannya. Jika ada penawaran, kontrak, atau pesanan pembelian, sebutkan nomor atau tanggalnya. Itu mempersingkat jalur persetujuan.

Jangan membulatkan diam-diam. Gunakan kuantitas dan harga yang tepat, dan biarkan total menjadi jumlahnya. Jika Anda membulatkan, bulatkan di akhir.

Contoh hitungan

Seorang desainer freelance, Maya Ortiz, menyelesaikan proyek merek untuk klien, Northwind Coffee. Ia menyepakati 12 jam desain logo dengan 100.00 USD per jam, biaya tetap 150.00 USD untuk panduan gaya satu halaman, dan menagih 40.00 USD untuk foto stok yang ia beli atas nama klien. Negara bagiannya mengenakan pajak 8.25 persen untuk desain dan panduan gaya, tetapi tidak untuk biaya foto yang diganti, dalam contoh ini. (Aturan pajak berbeda menurut negara bagian dan jasa. Ini hanya ilustrasi.)

Pratinjau di atas menunjukkan dua baris kena pajak. Biaya foto stok yang diganti ditambahkan di bawahnya.

Perhatikan apa yang dilakukan Maya. Ia menyebut badan hukum klien, memberi tanggal jatuh tempo yang nyata, memisahkan pekerjaan kena pajak dari pengeluaran yang diteruskan, dan memberi tahu klien apa yang harus ditulis pada pembayaran. Tidak satu pun sulit, dan setiap pilihan menghapus satu alasan untuk mengirim email kepadanya dengan pertanyaan.

Kesalahan yang menunda pembayaran

• Tanpa tanggal jatuh tempo. Tanpa itu, klien yang memutuskan kapan. “Jatuh tempo saat diterima” atau sebuah tanggal menghapus tebak-tebakan.
• Data klien hilang atau salah. Jika nama hukum, alamat, atau nomor PO salah, tim utang usaha bisa menolaknya.
• Nomor ganda atau terlewat. Itu membuat catatan Anda sulit diikuti dan bisa memunculkan pertanyaan dalam audit.
• Menggabungkan semuanya. Satu baris “Biaya proyek” tidak memberi klien apa pun untuk diperiksa dan mengundang tawar-menawar.
• Kesalahan hitung. Total yang tidak cocok mengurangi kredibilitas Anda. Gunakan kalkulator atau pembuat faktur.
• Menyembunyikan metode pembayaran. Jika klien harus bertanya cara membayar, Anda menambah keterlambatan.
• Mengirim terlambat. Faktur yang keluar dua minggu setelah pekerjaan adalah faktur yang dibayar terlambat dua minggu.
• Mengubahnya setelah dikirim. Jika harus mengoreksi faktur, terbitkan faktur koreksi atau nota kredit dan nyatakan dengan jelas. Jangan mengedit diam-diam dokumen yang sudah diterima klien.

Daftar periksa sebelum mengirim

• Halaman bertuliskan “Faktur” di bagian atas.
• Data Anda dan data penagihan klien sudah benar.
• Nomor faktur unik dan berurutan.
• Tanggal faktur dan tanggal jatuh tempo yang nyata ditampilkan.
• Setiap baris memiliki deskripsi, kuantitas, harga satuan, dan total baris yang jelas.
• Pajak dan diskon adalah baris terpisah dan totalnya cocok.
• Petunjuk pembayaran lengkap dan mudah diikuti.
• Kebijakan denda keterlambatan atau ketentuan lain dinyatakan jika ada dalam perjanjian Anda.
• Salinan PDF disimpan di folder yang bisa Anda temukan nanti.

Di mana posisi PayToMe

Pembuat faktur gratis sudah tersedia hari ini. Ia menghitung total sampai ke sen dan membuat PDF di browser Anda. Di PayToMe, yang kini dalam beta publik, Anda juga bisa mengirim faktur lewat email, menerima pembayaran online, dan memakai Via (beta), asisten AI, untuk menyusun faktur dari deskripsi pekerjaan biasa. Pengingat cerdas sedang dalam pengembangan. Masuk ke PayToMe untuk mencobanya.

Sumber

Ini adalah informasi umum, bukan nasihat hukum atau pajak. Pernyataan bahwa faktur termasuk dokumen pendukung yang menopang pembukuan dan SPT Anda berasal dari halaman IRS Catatan apa yang perlu saya simpan. IRS merujuk Publication 583 untuk pembahasan lebih lanjut tentang pencatatan. Aturan pajak, penomoran, dan penyimpanan berbeda menurut negara dan negara bagian, jadi periksa dengan otoritas pajak atau akuntan sebelum mengandalkan contoh mana pun di sini.