Klima- und Lüftungstechnik Rechnungsvorlage

Eine Klima- und Lüftungstechnik Rechnungsvorlage muss zwei Jobs erledigen, die ähnlich aussehen, es aber nicht sind. Einer ist die Reparatur, bei der ein Gerät nicht funktioniert und Sie diagnostizieren, ein Teil ersetzen und es wieder zum Laufen bringen. Der andere ist der Wartungsplan, bei dem der Kunde für geplante Besuche und Prioritätsservice zahlt. Diese Seite zeigt, wie Sie beides abrechnen, was auf jede gehört, wie Sie Kältemittel und Teile ohne Streit zeigen, und welche Zahlungsbedingungen passen. Die Schaltfläche “Vorlage verwenden” auf dieser Seite öffnet den kostenlosen Generator mit den Beispiellinien vorbefüllt, damit Sie die Preise mit Ihren eigenen ersetzen können.

Warum Klima- und Lüftungstechnik anders abrechnet

Kunden aus dem Heizungs- und Kühlbereich rufen normalerweise zu einem schlechten Zeitpunkt an: Die Klimaanlage fällt während einer Hitzewelle aus, oder die Heizung versagt im Januar. Sie sind gestresst, verstehen die Geräte vielleicht nicht und sehen sich oft mit einer Rechnung konfrontiert, die größer ist als ein typischer Klempner- oder Elektriker-Einsatz. Eine klare Rechnung bittet nicht nur um Geld. Sie erklärt das Problem.

Drei Merkmale unterscheiden Klima- und Lüftungstechnik.

Kältemittel wird pro Gewicht bepreist und als eigener Posten behandelt. Kunden sehen es als eine rätselhafte Zeile, es sei denn, Sie erklären es. Nennen Sie den Kältemitteltyp, zeigen Sie die hinzugefügten Pfund und den Satz pro Pfund, und wenn Sie ein Leck gefunden haben, sagen Sie das. Regeln zum Umgang mit Kältemitteln werden von Bundes- und örtlichen Behörden festgelegt, befolgen Sie also die Anforderungen, die auf Ihre Zertifizierung zutreffen, und behalten Sie die Aufzeichnungen, die sie verlangen. Ihre Rechnung ist ein Kundendokument, keine Compliance-Einreichung, aber konsistente Notizen helfen beiden.

Gerätedetails sind wichtig. Hersteller, Modell, Seriennummer und ungefähres Alter eines Systems helfen bei Garantieansprüchen und zukünftigen Reparaturen. Sie zeigen dem Kunden auch, dass Sie sich sein spezifisches Gerät angesehen haben.

Wiederkehrende Einnahmen leben neben Einzelarbeiten. Viele Geschäfte verkaufen jährliche oder halbjährliche Wartungspläne. Das sind vorhersehbare Gebühren mit einem anderen Zweck als eine Reparatur, und sie verdienen ihre eigene Rechnung und Formulierung.

Was auf eine Klima- und Lüftungstechnik Rechnung gehört

Beginnen Sie mit der allgemeinen Liste in unserem Leitfaden zu was auf eine Rechnung gehört, und fügen Sie hinzu:

• Unternehmensname, Adresse, Telefon und Lizenz-oder Zertifizierungsnummern, die Ihr Bundesstaat oder Ihre Stadt verlangt. Prüfen Sie lokale Regeln für das, was gedruckt werden muss.
• Serviceradresse und Datum, plus den Namen des Technikers.
• Gerätedetails: Typ (Splitgerät, Heizung, Wärmepumpe), Hersteller, Modell und Seriennummer.
• Eine schlichte Beschreibung des Problems und der Behebung: “Außengerät startet nicht. Defekten Doppel-Kondensator ersetzt, Kondensator-Verdampfer gereinigt, Betrieb geprüft.”
• Diagnose-oder Servicepauschale, als separate Zeile.
• Arbeitszeit stundenweise oder zu einem Pauschalreparaturpreis.
• Teile, eine Zeile pro Stück, mit Menge und Preis.
• Kältemittel, mit Typ und Pfund.
• Wartungsplan-oder Mitgliedsgebühren, falls zutreffend, auf einer eigenen Rechnung.
• Zwischensumme, Steuer und Gesamtbetrag. Die Regeln für die Besteuerung von Arbeitszeit, Teilen und Serviceverträgen variieren je nach Bundesstaat. Unser Leitfaden zu wie man Verkaufssteuer zu einer Rechnung hinzufügt gibt allgemeine Hinweise, und Ihre Landessteuerbehörde hat das letzte Wort.
• Garantieinformationen, wie Teile und Arbeitszeit Abdeckungszeiträume, die Sie anbieten.

Eine durchgerechnete Klima- und Lüftungstechnik Reparaturrechnung

Die Zentralheizung eines Hausbesitzers kühlt an einem heißen Nachmittag nicht mehr. Der Techniker findet einen defekten Kondensator und niedriges Kältemittel, ersetzt das Teil, fügt Kältemittel hinzu und spült die Abflussleitung.

Der Steuersatz ist nur ein Beispiel. Prüfen Sie, welche Artikel bei Ihnen steuerpflichtig sind.

Wartungspläne versus einmalige Reparaturen

Behandeln Sie sie als zwei verschiedene Dokumente.

Eine Reparaturrechnung ist ein Nachweis eines einzelnen Besuchs: Was war falsch, was wurde getan, was wurde verwendet. Sie ist in den meisten Fällen sofort fällig, weil die Arbeit abgeschlossen ist und der Kunde anwesend ist.

Eine Wartungsplanrechnung ist ein abonnementähnlicher Betrag. Sie sagt, was der Plan abdeckt, wie viele Besuche enthalten sind, den Zeitraum, auf den sie sich bezieht, und jegliche Vorteile wie Prioritätsterminierung oder einen Rabatt auf Teile. Sie wird einmal pro Zeitraum in Rechnung gestellt, und die Verlängerung ist vorhersehbar. Wiederkehrende Abrechnung ist für PayToMe geplant, wie auf der Seite wiederkehrende Rechnungen beschrieben. Bis dahin können Sie die Rechnung im kostenlosen Generator erstellen und am selben Datum jedes Jahr versenden.

Wenn ein Plankunde eine Reparatur benötigt, sollte die Reparaturrechnung auf den Plan verweisen und jeden versprochenen Rabatt als sichtbare Zeile anwenden, damit der Vorteil nicht vergessen wird.

Zahlungsbedingungen, die für Klima- und Lüftungstechnik funktionieren

Zahlung bei Erhalt eignet sich für Reparaturen, Wartungen und Planverlängerungen für Hauseigentümer. Netto 15 oder Netto 30 ist üblich für gewerbliche Konten, Immobilienverwalter und größere Installationen. Bei einem Systemersatz ist eine Anzahlung vor der Bestellung der Geräte typisch, mit dem Rest bei Fertigstellung. Unsere Übersicht zu Zahlungsbedingungen für Rechnungen erklärt die Formulierung, und die Glossarseite zu Anzahlungsrechnungen behandelt, wie eine Anzahlung auf einem Dokument erscheint.

Wenn Sie Finanzierung über einen Dritten anbieten, erwähnen Sie es auf der Rechnung oder dem Kostenvoranschlag, beschreiben Sie es aber nur so, wie der Anbieter es tut. Versprechen Sie keine Bedingungen, die Sie nicht kontrollieren.

Tipps zur Preisgestaltung und Aufschlüsselung

• Halten Sie die Diagnosegebühr konsistent. Sagen Sie, ob sie auf die Reparatur angerechnet wird.
• Zeigen Sie Pauschalreparaturen als eine Zeile mit einer klaren Beschreibung, oder zeigen Sie Teile und Arbeitszeit separat, wenn Sie so abrechnen. Wählen Sie eine Methode pro Jobtyp.
• Verschwenden Sie kein Kältemittel. Pfundpreis mit der hinzugefügten Menge ist leicht zu verteidigen.
• Listen Sie Filter und Kleinteile auf, anstatt sie in die Arbeitszeit einzurechnen, da Kunden diese oft selbst kaufen würden.
• Fügen Sie eine Empfehlungsnotiz hinzu für Arbeit, die Sie nicht erledigt haben, wie “Empfehlen Sie den Gebläsemotor innerhalb des nächsten Jahres auszutauschen.” Es ist nützliche Information, kein Upselling, wenn Sie sie sachlich halten.

Häufige Fehler

• Plangebühren und Reparaturgebühren auf einer Rechnung vermischen.
• Hersteller, Modell und Seriennummer des Geräts auslassen.
• Kältemittel als unerklärten Gesamtbetrag stehen lassen.
• Einen versprochenen Planrabatt vergessen anzuwenden.
• Nicht die Ergebnisse des Technikers aufzeichnen. Der nächste Besuch beginnt von vorne.
• Rechnungen zu spät senden. Saisonale Hochzeiten machen dies leicht, und es verlangsamt den Cashflow.

Checkliste vor dem Versand

• Serviceradresse, Datum und Techniker sind notiert
• Hersteller, Modell und Seriennummer des Geräts sind aufgeführt
• Das Problem und die Behebung sind in einfachen Worten beschrieben
• Diagnosegebühr, Arbeitszeit, Teile und Kältemittel sind separate Zeilen
• Planrabatte werden angezeigt, wenn zutreffend
• Steuer folgt den lokalen Regeln
• Zahlungsbedingungen, Zahlungsarten und Garantieangaben sind angegeben

Verwandte Vorlagen und Werkzeuge

Viele Klima- und Lüftungstechnik-Unternehmen übernehmen auch Abflüsse und Verkabelung, also sehen Sie sich die Klempner-Rechnungsvorlage und die Elektriker-Rechnungsvorlage an. Um Ihre eigene zu erstellen, verwenden Sie den kostenlosen Rechnungsgenerator, der in Ihrem Browser läuft mit exakter Geldberechnung und ohne Konto.

PayToMe befindet sich in der öffentlichen Beta. Melden Sie sich unter app.paytome.si an, um Angebote und Rechnungen zu erstellen, sie per E-Mail mit einem Zahlungslink zu versenden, per Karte oder Banküberweisung bezahlt zu werden und den Tarif Free, Pro oder Business zu wählen. Erinnerungen, Cashflow-Prognosen, Zahlung per SMS und die mobile App befinden sich in der Entwicklung. Der kostenlose Rechnungsgenerator funktioniert weiterhin in Ihrem Browser, ganz ohne Konto. Diese Seite enthält allgemeine Informationen, keine Rechts- oder Steuerberatung. Prüfen Sie Ihre lokalen Zertifizierungs-, Kältemittelhandhabungs- und Steueranforderungen.