Klima servis faturası örneği ve şablonu

Aşağıdaki klima servis faturası örneği, gerçekçi satırlar ve tutarlarla hazır gelir. Bir HVAC fatura şablonu, benzer görünen ama aynı olmayan iki işi görmek zorundadır. Biri onarımdır; bir cihaz çalışmayı bırakır, siz arızayı bulur, bir parçayı değiştirir ve çalıştırırsınız. Diğeri bakım planıdır; müşteri planlı ziyaretler ve öncelikli servis için ödeme yapar. Bu sayfa ikisini nasıl faturalayacağınızı, her birine nelerin yazılacağını, soğutucu akışkanı ve parçaları tartışma çıkarmadan nasıl göstereceğinizi ve hangi ödeme koşullarının uyduğunu gösterir. Bu sayfadaki “Bu şablonu kullan” düğmesi ücretsiz oluşturucuyu örnek satırlarla önceden doldurulmuş olarak açar; böylece fiyatları kendinizinkilerle değiştirebilirsiniz.

HVAC neden farklı faturalanır

Isıtma ve soğutma müşterileri genellikle kötü bir anda arar: klima sıcak hava dalgasında bozulur ya da kombi Ocak ayında arıza yapar. Gergindirler, ekipmanı anlamayabilirler ve çoğu zaman tipik bir tesisat veya elektrik çağrısından daha büyük bir fatura ile karşılaşırlar. Net bir fatura para istemekten fazlasını yapar. Sorunu açıklar.

Üç özellik HVAC’yi ayırır.

Soğutucu akışkan ağırlığa göre fiyatlandırılır ve kendi kalemi olarak ele alınır. Müşteriler siz açıklamadıkça bunu gizemli bir satır olarak görür. Soğutucu akışkan türünü yazın, eklenen pound miktarını ve pound başına ücreti gösterin ve bir sızıntı bulduysanız söyleyin. Soğutucu akışkanların kullanımına ilişkin kurallar federal ve yerel makamlarca belirlenir; bu yüzden sertifikanız için geçerli gerekliliklere uyun ve istedikleri kayıtları tutun. Faturanız bir müşteri belgesidir, uyum dosyası değildir, ancak tutarlı notlar ikisine de yardımcı olur.

Ekipman ayrıntıları önemlidir. Bir sistemin markası, modeli, seri numarası ve yaklaşık yaşı garanti taleplerine ve gelecekteki onarımlara yardımcı olur. Ayrıca müşteriye onun özel ekipmanına baktığınızı gösterir.

Yinelenen gelir tek seferlik işlerin yanında yaşar. Birçok işletme yıllık veya yılda iki kez bakım planı satar. Bunlar bir onarımdan farklı amaca sahip öngörülebilir ücretlerdir ve kendi faturalarını ve ifadelerini hak eder.

HVAC faturasında neler yer almalı

Faturada neler olmalı rehberimizdeki genel listeyle başlayın, ardından şunları ekleyin:

• İşletme adı, adres, telefon ve eyaletinizin veya şehrinizin gerektirdiği yetki veya sertifika numaraları. Nelerin yazılacağı için yerel kuralları kontrol edin.
• Hizmet adresi ve tarihi, ayrıca teknisyenin adı.
• Ekipman ayrıntıları: tür (split sistem, kombi, ısı pompası), marka, model ve seri numarası.
• Sorunun ve çözümün sade bir açıklaması: “Dış ünite çalışmıyor. Arızalı çift çalışma kondansatörü değiştirildi, kondansatör eşanjörü temizlendi, çalışma doğrulandı.”
• Arıza tespit veya servis çağrısı ücreti, ayrı bir satır olarak.
• İşçilik, saatlik veya sabit onarım fiyatı olarak.
• Parçalar, her biri bir satırda, miktar ve fiyatla.
• Soğutucu akışkan, tür ve pound ile.
• Bakım planı veya üyelik ücretleri, varsa kendi faturalarında.
• Ara toplam, vergi ve toplam. İşçilik, parçalar ve servis sözleşmelerinin vergilendirilmesine ilişkin kurallar eyalete göre değişir. Faturaya satış vergisi nasıl eklenir rehberimiz genel ipuçları verir ve son söz eyaletinizin vergi dairesindedir.
• Garanti bilgisi, sunduğunuz parça ve işçilik kapsam süreleri gibi.

Örnek bir HVAC onarım faturası

Bir ev sahibinin merkezi klimaları sıcak bir öğleden sonra soğutmayı bırakır. Teknisyen arızalı bir kondansatör ve düşük soğutucu akışkan bulur, parçayı değiştirir, soğutucu akışkan ekler ve tahliye hattını yıkar.

Vergi oranı yalnızca örnektir. Faaliyet gösterdiğiniz yerde hangi kalemlerin vergiye tabi olduğunu kontrol edin.

Bakım planları ile tek seferlik onarımlar

Bunları iki farklı belge olarak ele alın.

Bir onarım faturası tek bir ziyaretin kaydıdır: neyin yanlış olduğu, ne yapıldığı, neyin kullanıldığı. İş tamamlandığı ve müşteri yanında olduğu için çoğu durumda teslimde ödenir.

Bir bakım planı faturası abonelik tarzı bir ücrettir. Planın neleri kapsadığını, kaç ziyaretin dahil olduğunu, geçerli olduğu dönemi ve öncelikli randevu veya parçalarda indirim gibi avantajları söyler. Dönem başına bir kez faturalanır ve yenileme öngörülebilirdir. Yinelenen faturalama PayToMe için planlanmaktadır; yinelenen faturalar sayfasında açıklandığı gibi. O zamana kadar faturayı ücretsiz oluşturucuda hazırlayabilir ve her yıl aynı tarihte gönderebilirsiniz.

Plan müşterisinin bir onarıma ihtiyacı olduğunda, onarım faturası planı belirtmeli ve vaat edilen indirimi görünür bir satır olarak uygulamalıdır; böylece avantaj unutulmaz.

HVAC için işe yarayan ödeme koşulları

Teslimde ödeme, ev sahipleri için onarımlara, bakımlara ve plan yenilemelerine uygundur. 15 gün veya 30 gün vade, ticari hesaplar, mülk yöneticileri ve daha büyük kurulumlar için yaygındır. Bir sistem değişimi için ekipman sipariş etmeden önce ön ödeme, bakiye ise tamamlandığında ödenir. Fatura ödeme koşulları rehberimiz ifadeyi açıklar ve ön ödeme faturaları sözlük sayfası bir ön ödemenin belgede nasıl göründüğünü kapsar.

Üçüncü taraf aracılığıyla finansman sunuyorsanız, bunu faturada veya teklifte belirtin, ancak yalnızca sağlayıcının tanımladığı şekilde anlatın. Kontrol etmediğiniz koşullar vaat etmeyin.

Fiyatlandırma ve kalemlendirme ipuçları

• Arıza tespit ücretini tutarlı tutun. Onarıma mahsup edilip edilmediğini söyleyin.
• Sabit ücretli onarımları tek satır olarak net bir açıklamayla gösterin ya da bu şekilde faturalıyorsanız parçaları ve işçiliği ayrı gösterin. İş türü başına bir yöntem seçin.
• Soğutucu akışkanı gömmeyin. Eklenen miktarla pound başına fiyatlandırma savunması kolaydır.
• Filtreleri ve küçük parçaları listeleyin, işçiliğe katmak yerine; çünkü aksi halde müşteriler bunları genellikle kendileri alır.
• Yapmadığınız işler için bir öneri notu ekleyin, örneğin “Önümüzdeki yıl içinde fan motorunun değiştirilmesini öneririz.” Gerçeklere dayalı tutarsanız, bu bir ek satış değil, yararlı bir bilgidir.

Sık yapılan hatalar

• Plan ücretlerini ve onarım ücretlerini tek faturada karıştırmak.
• Ekipman markasını, modelini ve seri numarasını atlamak.
• Soğutucu akışkanı açıklanmamış bir toplam olarak bırakmak.
• Vaat ettiğiniz plan indirimini uygulamayı unutmak.
• Teknisyenin bulgularını kaydetmemek. Bir sonraki ziyaret sıfırdan başlar.
• Faturaları geç göndermek. Mevsimsel yoğunluklar bunu kolaylaştırır ve nakit akışını yavaşlatır.

Göndermeden önce kontrol listesi

• Hizmet adresi, tarih ve teknisyen kaydedilmiş
• Ekipman markası, modeli ve seri numarası listelenmiş
• Sorun ve çözüm sade sözcüklerle açıklanmış
• Arıza tespit ücreti, işçilik, parçalar ve soğutucu akışkan ayrı satırlarda
• Varsa plan indirimleri gösterilmiş
• Vergi yerel kurallara uygun
• Ödeme koşulları, yöntemleri ve garanti ayrıntıları belirtilmiş

İlgili şablonlar ve araçlar

Birçok HVAC şirketi tahliye ve kablolama işlerini de yapar; bu yüzden tesisat fatura şablonuna ve elektrik fatura şablonuna bakın. Kendi faturanızı oluşturmak için tarayıcınızda, kesin para hesabıyla ve hesap gerektirmeden çalışan ücretsiz fatura oluşturucuyu kullanın.

PayToMe herkese açık beta aşamasındadır. Teklif ve fatura oluşturmak, bunları ödeme bağlantısıyla e-postayla göndermek, kartla veya banka havalesiyle ödeme almak için app.paytome.si adresinde giriş yapın ve Free, Pro veya Business planını seçin. Hatırlatmalar, nakit akışı tahminleri, mesajla ödeme ve mobil uygulama geliştirme aşamasındadır. Ücretsiz fatura oluşturucu tarayıcınızda hesap gerektirmeden çalışmaya devam eder. Bu sayfa genel bilgidir, hukuki veya vergi danışmanlığı değildir. Yerel sertifika, soğutucu akışkan kullanımı ve vergi gerekliliklerini kontrol edin.