ڈیبٹ میمو کیا ہے؟

ڈیبٹ میمو وہ دستاویز ہے جو انوائس جاری ہونے کے بعد گاہک پر واجب رقم بڑھاتی ہے۔ فروخت کنندگان اسے کسی چھوٹ جانے والے چارج کو شامل کرنے کے لیے استعمال کرتے ہیں۔ یہی اصطلاح بینک کے اس نوٹس کے لیے بھی استعمال ہوتی ہے جس میں وہ آپ کے اکاؤنٹ سے رقم کاٹنے کی اطلاع دیتا ہے۔

یہ کیسے کام کرتا ہے

انوائس بھیجنے کے بعد آپ اور آپ کے گاہک دونوں کے پاس اس کا ریکارڈ ہوتا ہے۔ اگر آپ کو اس میں اضافہ کرنا ہو تو اصل انوائس کو خاموشی سے نہ بدلیں۔ اس کے بجائے آپ ڈیبٹ میمو جاری کرتے ہیں جو انوائس کا حوالہ دیتا ہے اور اضافی رقم اور وجہ بتاتا ہے۔

ڈیبٹ میمو میں یہ شامل ہونا چاہیے:

• منفرد نمبر اور تاریخ۔
• اصل انوائس کا نمبر۔
• وجہ، جیسے “مال برداری کا بل نہیں بنا” یا “اضافی گھنٹے”۔
• اضافی رقم، کسی بھی ٹیکس کے ساتھ۔
• اب واجب الادا نیا کل۔

یہ آپ کے قابل وصول کھاتے بڑھاتا ہے کیونکہ گاہک پر پہلے سے زیادہ واجب ہے۔ اس کا الٹ کریڈٹ میمو ہے، جو بیلنس کم کرتا ہے۔

گاہک بھی ڈیبٹ میمو بھیج سکتے ہیں۔ جو خریدار مال واپس کرے یا کمی پائے وہ اسے جاری کر کے فروخت کنندہ کو بتا سکتا ہے کہ وہ اپنی واجب رقم میں سے کچھ رقم کاٹ رہا ہے۔ ایسی صورت میں اتفاق کرنے سے پہلے اسے اپنے ریکارڈ سے ملا کر دیکھ لیں۔

مثال

ایک الیکٹریشن $1,800.00 کی انوائس INV-3310 بھیجتا ہے۔ بعد میں اسے احساس ہوتا ہے کہ $65.00 کی پرمٹ فیس کا بل نہیں بنا تھا۔

آپ ٹیکس کا حصہ سیلز ٹیکس کیلکولیٹر سے جانچ سکتے ہیں۔

کب استعمال کریں

1. آپ کوئی چارج بھول گئے، جیسے شپنگ، پرمٹ یا اضافی گھنٹے۔
2. قیمت یا مقدار کم درج ہو گئی تھی۔
3. گاہک نے اضافی کام مانگا جسے آپ نے اصل کام کے ساتھ بل کرنے پر اتفاق کیا۔

اگر اضافی رقم بڑی ہو یا غیر متعلق ہو تو انوائس جنریٹر سے نئی انوائس زیادہ واضح ہو سکتی ہے۔ گاہک کو ہمیشہ بتائیں کہ رقم کیوں بدلی، اور ثبوت دکھانے کے لیے تیار رہیں۔

متعلقہ اصطلاحات

• کریڈٹ میمو: گاہک پر واجب رقم کم کرتا ہے۔
• قابل وصول کھاتے: وہ بیلنس جسے ڈیبٹ میمو بڑھاتا ہے۔
• لائن آئٹم: انوائس پر ایک چارج۔
• اسٹیٹمنٹ آف اکاؤنٹ: انوائسز اور ایڈجسٹمنٹس دکھانے والا خلاصہ۔