डेबिट मेमो क्या है?

डेबिट मेमो वह दस्तावेज़ है जो इनवॉइस जारी होने के बाद ग्राहक पर बकाया राशि बढ़ाता है। विक्रेता इसका इस्तेमाल छूट गया शुल्क जोड़ने के लिए करते हैं। यही शब्द बैंक की उस सूचना के लिए भी इस्तेमाल होता है कि उसने आपके खाते से पैसा काट लिया है।

यह कैसे काम करता है

इनवॉइस भेजने के बाद आपके और आपके ग्राहक, दोनों के पास उसका रिकॉर्ड होता है। अगर आपको उसमें कुछ जोड़ना है, तो मूल इनवॉइस को चुपचाप नहीं बदलना चाहिए। इसकी जगह आप एक डेबिट मेमो जारी करते हैं जो इनवॉइस का हवाला देता है और अतिरिक्त राशि व कारण बताता है।

डेबिट मेमो में ये शामिल होना चाहिए:

• एक अनोखा नंबर और तारीख़।
• मूल इनवॉइस नंबर।
• कारण, जैसे “माल भाड़ा बिल नहीं हुआ” या “अतिरिक्त घंटे”।
• अतिरिक्त राशि, टैक्स सहित।
• अब देय नया कुल योग।

यह आपका एकाउंट्स रिसीवेबल बढ़ाता है क्योंकि ग्राहक पर पहले से ज़्यादा बकाया है। इसका उल्टा क्रेडिट मेमो है, जो बैलेंस घटाता है।

ग्राहक भी डेबिट मेमो भेज सकते हैं। जो खरीदार सामान लौटाता है या कमी पाता है, वह विक्रेता को बताने के लिए एक जारी कर सकता है कि वह अपनी देय राशि में से कुछ घटा रहा है। ऐसे में सहमत होने से पहले उसे अपने रिकॉर्ड से मिलाकर देखें।

उदाहरण

एक इलेक्ट्रीशियन $1,800.00 का इनवॉइस INV-3310 भेजता है। बाद में उसे एहसास होता है कि $65.00 का परमिट शुल्क बिल नहीं हुआ था।

टैक्स वाला हिस्सा आप सेल्स टैक्स कैलकुलेटर से जाँच सकते हैं।

इसे कब इस्तेमाल करें

1. आप कोई शुल्क भूल गए, जैसे शिपिंग, परमिट या अतिरिक्त घंटे।
2. कीमत या मात्रा बहुत कम दर्ज हो गई थी।
3. ग्राहक ने अतिरिक्त काम माँगा जिसका बिल आप मूल काम के साथ बनाने पर सहमत हुए।

अगर अतिरिक्त राशि बड़ी है या असंबंधित, तो इनवॉइस जनरेटर से नया इनवॉइस ज़्यादा साफ़ हो सकता है। ग्राहक को हमेशा बताएँ कि राशि क्यों बदली, और सबूत दिखाने के लिए तैयार रहें।

संबंधित शब्द

• क्रेडिट मेमो: ग्राहक पर बकाया राशि घटाता है।
• एकाउंट्स रिसीवेबल: वह बैलेंस जिसे डेबिट मेमो बढ़ाता है।
• लाइन आइटम: इनवॉइस पर एक शुल्क।
• स्टेटमेंट ऑफ़ एकाउंट: इनवॉइस और समायोजन दिखाने वाला सार।