শব্দকোষ
ডেবিট মেমো কী?
ডেবিট মেমো ইনভয়েস ইস্যুর পর গ্রাহকের দেনা বাড়ায়। কখন ব্যবহার করবেন, ক্রেডিট মেমো থেকে এটি কীভাবে আলাদা এবং একটি হিসাব-করা উদাহরণ এখানে জানুন। ছোট ব্যবসার জন্য সহজ গাইড। ছোট ব্যবসার জন্য কার্যকর পরামর্শ সহ।
হালনাগাদ · লিখেছেন PayToMe Editorial
ডেবিট মেমো হলো এমন একটি নথি যা ইনভয়েস ইস্যুর পর গ্রাহকের দেনা বাড়ায়। বিক্রেতারা বাদ পড়ে যাওয়া চার্জ যোগ করতে এটি ব্যবহার করেন। একই শব্দ ব্যাংকের এমন নোটিশকেও বোঝায় যে সে আপনার অ্যাকাউন্ট থেকে টাকা কেটে নিয়েছে।
কীভাবে কাজ করে
ইনভয়েস পাঠানোর পর আপনার ও গ্রাহকের দুজনের কাছেই এর একটি রেকর্ড থাকে। এতে কিছু যোগ করতে হলে চুপচাপ মূল ইনভয়েস বদলানো উচিত নয়। এর বদলে আপনি একটি ডেবিট মেমো ইস্যু করেন যা ইনভয়েসের উল্লেখ করে এবং বাড়তি অঙ্ক ও কারণ জানায়।
একটি ডেবিট মেমোতে থাকা উচিত:
- একটি অনন্য নম্বর ও তারিখ।
- মূল ইনভয়েস নম্বর।
- কারণ, যেমন “বিল না করা মালবাহী খরচ” বা “অতিরিক্ত ঘণ্টা”।
- বাড়তি অঙ্ক, ট্যাক্সসহ।
- এখন পরিশোধযোগ্য নতুন মোট।
এটি আপনার অ্যাকাউন্টস রিসিভেবল বাড়ায়, কারণ গ্রাহক আগের চেয়ে বেশি দেনা। এর বিপরীত হলো ক্রেডিট মেমো, যা ব্যালেন্স কমায়।
গ্রাহকরাও ডেবিট মেমো পাঠাতে পারেন। যে ক্রেতা পণ্য ফেরত দেন বা ঘাটতি পান, তিনি বিক্রেতাকে জানাতে একটি ইস্যু করতে পারেন যে তিনি দেনা থেকে একটি অঙ্ক কেটে নিচ্ছেন। সেক্ষেত্রে সম্মত হওয়ার আগে আপনার রেকর্ডের সঙ্গে মিলিয়ে দেখুন।
উদাহরণ
একজন ইলেকট্রিশিয়ান $1,800.00-এর ইনভয়েস INV-3310 পাঠান। পরে তিনি বুঝতে পারেন $65.00-এর একটি পারমিট ফি বিল করা হয়নি।
বিক্রয় ট্যাক্স ক্যালকুলেটর দিয়ে ট্যাক্সের অংশ যাচাই করতে পারেন।
কখন ব্যবহার করবেন
- আপনি শিপিং, পারমিট বা অতিরিক্ত ঘণ্টার মতো কোনো চার্জ ভুলে গেছেন।
- দাম বা পরিমাণ কম বসানো হয়েছে।
- গ্রাহক অতিরিক্ত কাজ চেয়েছেন এবং আপনি তা মূল কাজের বিপরীতে বিল করতে রাজি হয়েছেন।
বাড়তি অঙ্ক বড় বা সম্পর্কহীন হলে ইনভয়েস জেনারেটর থেকে একটি নতুন ইনভয়েস স্পষ্টতর হতে পারে। অঙ্ক কেন বদলেছে তা সবসময় গ্রাহককে জানান এবং প্রমাণ দেখাতে প্রস্তুত থাকুন।
সম্পর্কিত শব্দ
- ক্রেডিট মেমো: গ্রাহকের দেনা কমায়।
- অ্যাকাউন্টস রিসিভেবল: ডেবিট মেমো যে ব্যালেন্স বাড়ায়।
- লাইন আইটেম: ইনভয়েসের একটি চার্জ।
- স্টেটমেন্ট অফ অ্যাকাউন্ট: ইনভয়েস ও সমন্বয় দেখানো একটি সারসংক্ষেপ।