ما هو الإشعار المدين؟

الإشعار المدين هو مستند يزيد المبلغ المستحق على العميل بعد إصدار الفاتورة. يستخدمه البائعون لإضافة رسم فاتهم. ويصف المصطلح نفسه أيضًا إخطارًا مصرفيًا بأن المصرف خصم مالًا من حسابك.

كيف يعمل

بمجرد إرسال الفاتورة، يصبح لديك ولدى عميلك سجل بها. وإذا احتجت إلى الزيادة عليها فلا ينبغي أن تغيّر الأصل بصمت. بل تصدر إشعارًا مدينًا يشير إلى الفاتورة ويحدد المبلغ الإضافي وسببه.

ينبغي أن يتضمن الإشعار المدين:

• رقمًا فريدًا وتاريخًا.
• رقم الفاتورة الأصلية.
• السبب، مثل “شحن لم يُفوتَر” أو “ساعات إضافية”.
• المبلغ الإضافي، مع أي ضريبة.
• الإجمالي الجديد المستحق الآن.

وهو يرفع حساباتك المدينة لأن العميل صار يدين بأكثر مما كان. ونقيضه هو الإشعار الدائن الذي يخفض الرصيد.

ويمكن للعملاء أيضًا إرسال إشعارات مدينة. فالمشتري الذي يعيد بضائع أو يجد نقصًا قد يصدر واحدًا ليخبر البائع بأنه يخصم مبلغًا مما يدين به. وفي هذه الحالة، تحقق منه بمقارنته بسجلاتك قبل أن توافق.

مثال

يرسل كهربائي الفاتورة INV-3310 بمبلغ $1,800.00. ثم يدرك لاحقًا أن رسم تصريح بقيمة $65.00 لم يُفوتَر.

يمكنك التحقق من جزء الضريبة باستخدام حاسبة ضريبة المبيعات.

متى تستخدمه

1. نسيت رسمًا، مثل الشحن أو التصاريح أو ساعات إضافية.
2. أُدخل سعر أو كمية أقل من الصحيح.
3. طلب العميل عملًا إضافيًا وافقت على فوترته ضمن العمل الأصلي.

وإذا كان المبلغ الإضافي كبيرًا أو غير مرتبط، فقد تكون فاتورة جديدة من منشئ الفواتير أوضح. أخبر العميل دائمًا بسبب تغيّر المبلغ، وكن مستعدًا لعرض الدليل.

مصطلحات ذات صلة

• الإشعار الدائن: يخفض ما يدين به العميل.
• الحسابات المدينة: الرصيد الذي يزيده الإشعار المدين.
• البند: رسم واحد في الفاتورة.
• كشف الحساب: ملخص يعرض الفواتير والتعديلات.