O que é uma nota de débito?

Uma nota de débito é um documento que aumenta o valor que um cliente deve depois de uma fatura ter sido emitida. Os vendedores a usam para acrescentar uma cobrança que esqueceram. O mesmo termo também descreve um aviso do banco de que descontou dinheiro da sua conta.

Como funciona

Depois que você envia uma fatura, você e seu cliente têm um registro dela. Se precisar acrescentar algo, não deve alterar o original em silêncio. Em vez disso, você emite uma nota de débito que faz referência à fatura e informa o valor extra e o motivo.

Uma nota de débito deve incluir:

• Um número único e a data.
• O número da fatura original.
• O motivo, como “frete não faturado” ou “horas adicionais”.
• O valor extra, com qualquer imposto.
• O novo total devido.

Ela aumenta suas contas a receber, porque o cliente deve mais do que antes. O oposto dela é a nota de crédito, que diminui o saldo.

Os clientes também podem enviar notas de débito. Um comprador que devolve mercadorias ou encontra uma falta pode emitir uma para avisar o vendedor de que está descontando um valor do que deve. Nesse caso, confira-a com seus registros antes de concordar.

Exemplo

Um eletricista envia a fatura INV-3310 de $1,800.00. Depois, percebe que uma taxa de licença de $65.00 não foi cobrada.

Você pode conferir a parte do imposto com a calculadora de imposto sobre vendas.

Quando usar

1. Você esqueceu uma cobrança, como frete, licenças ou horas extras.
2. Um preço ou uma quantidade foi lançado a menos.
3. O cliente pediu um trabalho adicional que você aceitou faturar junto ao trabalho original.

Se o valor extra for grande ou não tiver relação, uma fatura nova do gerador de faturas pode ser mais clara. Sempre diga ao cliente por que o valor mudou e esteja pronto para mostrar as provas.

Termos relacionados

• Nota de crédito: reduz o que um cliente deve.
• Contas a receber: o saldo que uma nota de débito aumenta.
• Item: uma cobrança em uma fatura.
• Extrato de conta: um resumo com faturas e ajustes.