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Previsión de flujo de caja: ve 90 días de dinero entrante según tus facturas
Previsión de flujo de caja con tus facturas abiertas: una vista a 90 días del dinero que entrará, según cómo paga cada cliente. Con un ejemplo con números.
Actualizado el · Por PayToMe Editorial
Cobros previstos, próximas 6 semanas
La previsión de flujo de caja consiste en estimar cuánto dinero llegará, y cuándo, para que puedas planificar el alquiler, la nómina, los materiales y los impuestos antes de que lleguen las cuentas. La previsión de PayToMe, que está en desarrollo, te da una vista a 90 días del dinero entrante construida con tus facturas abiertas y con la forma en que cada cliente ha pagado en el pasado. Esta página explica la idea, recorre un ejemplo con números reales y muestra una manera sencilla de hacer una versión aproximada a mano hoy.
Cómo funcionará la previsión
La ganancia y el efectivo son cosas distintas. Puedes tener $20,000 en facturas pendientes y aun así no poder pagarle a un proveedor el viernes. La diferencia está en el tiempo, y el tiempo depende de las personas.
- PayToMe lee tus facturas abiertas. Cada una tiene un importe, una fecha de vencimiento y un cliente.
- Aprende los hábitos de cada cliente. Para cada cliente con historial, mira cuántos días después del vencimiento suele pagar. Un cliente que paga el día 2 se trata distinto de uno que paga el día 25.
- Coloca cada factura en el calendario. La fecha de pago esperada es la fecha de vencimiento más el retraso habitual del cliente, con un rango para la incertidumbre.
- Ves un gráfico a 90 días. El dinero se agrupa por semana o por mes, así que puedes ver que se acerca un periodo flojo cuando todavía hay tiempo de actuar.
Podrás tocar cualquier barra para ver qué facturas la forman, y para ver por qué PayToMe colocó una factura donde la colocó. Para los clientes sin historial, la previsión lo dirá en lugar de fingir que sabe.
Un ejemplo con números
Imagina un pequeño estudio de diseño el October 24 con cuatro facturas abiertas. Estas cifras son inventadas para mostrar el método.
| Factura | Importe | Fecha de vencimiento | Retraso habitual del cliente | Pago esperado |
|---|---|---|---|---|
| A | $4,000 | Nov 10 | 6 días tarde | Nov 16 |
| B | $2,500 | Nov 20 | A tiempo | Nov 20 |
| C | $6,000 | Dec 1 | 18 días tarde | Dec 19 |
| D | $1,800 | Dec 15 | 9 días tarde | Dec 24 |
Ahora agrupa el dinero en tres ventanas de 30 días a partir de October 24: los días 1 a 30 terminan el November 23, los días 31 a 60 terminan el December 23 y los días 61 a 90 terminan el January 22.
| Ventana | Por fecha de vencimiento | Ajustado a los hábitos |
|---|---|---|
| Oct 24 a Nov 23 | $6,500 | $6,500 |
| Nov 24 a Dec 23 | $7,800 | $6,000 |
| Dec 24 a Jan 22 | $0 | $1,800 |
| Total | $14,300 | $14,300 |
El total es el mismo. El momento no. Por fechas de vencimiento, el estudio espera $7,800 en la segunda ventana. Por hábitos, solo llegan $6,000 en ese momento, y la factura de $1,800 se pasa de Navidad a la tercera ventana. Si el estudio tiene una cuenta de $7,000 a mediados de diciembre, una vista dice que está cubierta y la otra dice que faltan $1,000.
Qué pasa si un cliente se atrasa más de lo habitual
Supón que el cliente de la factura C tarda 30 días en lugar de 18. Los $6,000 pasan de December 19 a December 31, que queda fuera de la segunda ventana por completo. La segunda ventana baja a cero. Una previsión que muestre un rango habría señalado esto como el mayor riesgo, porque una sola factura es el 42% del dinero con el que cuentas (6,000 de 14,300).
Haz una versión aproximada a mano
No necesitas software para empezar. Esto lleva unos veinte minutos.
- Haz una lista de todas las facturas abiertas con su cliente, importe y fecha de vencimiento.
- Para cada cliente, mira sus últimas tres facturas pagadas y anota cuántos días después del vencimiento pagó. Usa el promedio.
- Suma ese retraso a la fecha de vencimiento de cada factura abierta.
- Agrupa los importes por semana o por mes.
- Compara cada periodo con lo que necesitas pagar.
La calculadora de fecha de vencimiento te ayuda con el paso 3 cuando las condiciones dicen “neto 30” o “neto 45”.
Por qué importa
Una crisis de efectivo rara vez es una sorpresa en retrospectiva. Se veía en el calendario semanas antes, si alguien hubiera puesto en él las fechas de pago reales.
- Los freelancers la usan para decidir si pueden decir que sí a un proyecto peor pagado o si necesitan buscar trabajo ya.
- Los contratistas pequeños la usan para programar la compra de materiales y no financiar durante tres semanas la factura de un proveedor.
- Las agencias la usan para ver si el pago lento de un cliente grande amenaza la nómina.
La previsión también cambia lo que haces con las facturas sin pagar. Si muestra un hueco dentro de cinco semanas y la causa es el cliente que más se atrasa, puedes darle seguimiento ya. Los recordatorios inteligentes que PayToMe tiene previstos están diseñados para trabajar con la misma información, y nuestra guía sobre cómo cobrar más rápido cubre el lado práctico.
Qué hará y qué no hará
Sí:
- Muestra el dinero entrante esperado a 90 días a partir de las facturas abiertas.
- Se ajusta al historial de pagos real de cada cliente.
- Explica de dónde sale cada barra.
- Muestra la incertidumbre y señala a los clientes sin historial.
No:
- Promete que un cliente pagará en una fecha.
- Prevé en la primera versión el dinero de facturas que todavía no has creado.
- Sustituye a tu contador ni a tu saldo bancario.
- Deja que el modelo de IA haga la aritmética. Los totales vienen del motor de facturas de PayToMe, y la IA solo se usa para explicar los resultados en lenguaje sencillo.
Detalles que importan
Pagos parciales
Si un cliente paga la mitad de una factura, la previsión trata el saldo restante como el importe abierto y mantiene el hábito de retraso del cliente.
Trabajo recurrente
Para los clientes con facturación regular, la previsión podrá incluir las próximas facturas programadas cuando estén disponibles las facturas recurrentes, de modo que el gráfico mire más allá de lo que ya se envió.
Moneda
Si facturas en más de una moneda, el plan es mostrar los totales en tu moneda local con una nota sobre el tipo de cambio usado, ya que los tipos se mueven.
Lecturas relacionadas
Para la idea de fondo, consulta la entrada del glosario sobre flujo de caja.