Özellik
Tekrarlayan faturalar: kendiliğinden kesilen retainer ve abonelikler
Tekrarlayan faturalar, retainer ve abonelikleri takvimle keser; kısmi dönemler için orantılama ve duraklatma imkânı sunar. Geliştirme aşamasında.
Güncelleme: · Yazan: PayToMe Editorial
Fatura
INV-0042
- Alıcı
- Acme Studio
- Son ödeme
- 6 Kas
| Logo tasarımı, 12 saat | $1.200,00 |
| KDV | $0,00 |
| Ödenecek toplam | $1.200,00 |
Tekrarlayan faturalar, bir takvime göre kendiliğinden oluşan ve giden faturalardır: her ayın birinde aynı retainer, her çeyrekte bir abonelik, her hafta bir bakım ücreti. Şablonu bir kez hazırlar, takvimi seçersiniz; PayToMe her faturayı zamanında hazırlar. PayToMe ayrıca tekrarlayan faturalamayı zahmetli yapan kısımları da halleder: kısmi ilk dönemler, duraklatmalar, fiyat değişiklikleri ve herhangi bir şey gitmeden önce inceleme fırsatı.
Tekrarlayan faturalar nasıl çalışır
- Şablonu oluşturun. Normal bir faturada olduğu gibi müşteriyi, kalemleri, vergiyi ve ödeme koşullarını seçin.
- Takvimi belirleyin. Haftalık, aylık, üç aylık veya özel bir aralık; bir başlangıç tarihi ve isteğe bağlı bir bitiş tarihiyle.
- Nasıl gideceğini seçin. Tarihinde otomatik gönderin ya da PayToMe’nin taslağı hazırlayıp onayınızı istemesini sağlayın.
- PayToMe takip eder. Her fatura kendi numarasını ve son ödeme tarihini alır, ödenmemişler listenizde görünür ve geç kalırsa diğerleri gibi takip edilir.
Bir retainer’ın tek bir dönemi şöyle görünür:
INV-0105 · Northside Dental · aylık retainer
| Kalem | Miktar | Tutar |
|---|---|---|
| Web sitesi bakım planı, November | 1 | $600,00 |
| Toplam | $600,00 | |
Tekrarlayan faturaları kimler kullanır
- Retainer ile çalışan serbest çalışanlar. Bir müşteri için ayda 10 saat ayıran bir tasarımcı, ayın birinde aynı tutarı faturalar.
- Ajanslar ve danışmanlar. Aylık bir yönetim ücreti; ek saatler ayrı satırlar olarak eklenir.
- Hizmet işletmeleri. Sabit takvimle çim bakımı, temizlik veya haşere kontrolü.
- Ev sahipleri ve abonelik satıcıları. Her dönem faturalanan kira, üyelik ve yazılım erişimi.
İş ve fiyat her seferinde aynıysa takvim, aynı faturayı yeniden hazırlamaktan ve birini unutmaktan sizi kurtarır.
Orantılama, rakamlarla açıklandı
Orantılama, kısmi bir dönem için adil ücretlendirme demektir. En çok müşteri ay ortasında başladığında ya da tutarı bir dönemin ortasında değiştirdiğinizde önem kazanır.
Orantılamanın takvim günlerine göre ya da sabit 30 günlük ay gibi birkaç yöntemi vardır. Birini seçin, sözleşmenize yazın ve her seferinde onu kullanın. PayToMe, bir orantılamada hangi yöntemin kullanıldığını gösterecek; toplamlar da tahminden değil, ürünün geri kalanıyla aynı kesin fatura motorundan gelecek.
Duraklatma, atlama ve sonlandırma
Gerçek müşteriler planlarını değiştirir. İyi bir tekrarlayan kurulum bunu kolaylaştırır.
- Duraklatma. Bir takvimi, örneğin müşterinin durgun döneminde bir veya iki ay bekletin, sonra sürdürün.
- Birini atlama. Takvime dokunmadan tek bir faturayı dışarıda bırakın.
- Bir tarihten itibaren değiştirme. Yeni tutarlar veya satırlar seçtiğiniz tarihten itibaren geçerli olur; önceki faturalar asla yeniden yazılmaz.
- Sonlandırma. Belirli bir tarihte veya sözleşme bittiğinde durdurun.
Bu değişikliklerin her biri kaydedilir; böylece kimin neyi ne zaman değiştirdiğini görebilirsiniz.
Göndermeden önce inceleme
Otomatik, gözetimsiz demek zorunda değildir. Her takvim için şunlardan birini seçebilirsiniz:
- Otomatik gönder. Sabit, değişmeyen tutarlar için en iyisi.
- Hazırla ve sor. PayToMe taslağı tarihten birkaç gün önce hazırlar ve onayınızı ister.
- Hazırla ve işaretle. PayToMe, değişen bir tutar, yeni bir vergi oranı veya vadesi geçmiş bakiyesi olan bir müşteri gibi olağan dışı bir durum olmadıkça otomatik gönderir; olağan dışı bir durumda önce sorar.
Bu önemlidir; çünkü tekrarlayan faturaların en kötü hatası, kimse fark etmeden aylarca yanlış tutarı faturalamaktır.
Tekrarlayan faturalama için iyi uygulama
- Şartları yazılı olarak kararlaştırın. Tutarı, takvimi, nasıl iptal edileceğini ve kısmi dönemlerde ne olacağını kapsasın.
- Müşteriye ilk faturanın geleceğini söyleyin. Sürprizi ve geç ödemeyi önler.
- Mümkünse ödemeyi otomatik yapın. Tekrarlayan faturalar, kayıtlı bir ödeme yöntemi veya basit bir online ödeme bağlantısıyla en iyi çalışır.
- Faturaları tutarlı numaralandırın. Net bir sıra kayıtlarınızı düzenli tutar.
- Takvimi yılda iki kez gözden geçirin. Tutarları, kapsamı ve müşterinin hizmete hâlâ ihtiyacı olup olmadığını kontrol edin.
- Vergiye dikkat edin. Oranlar ve kurallar yere ve hizmete göre değişir; kendinizinkini kontrol edin. Bu genel bir bilgidir, vergi tavsiyesi değildir.
Sık yapılan hatalar
- Güncelliğini yitirmiş bir fiyatı faturalamak. Tarifeleriniz değiştiğinde takvimleri gözden geçirin.
- Tutarsız orantılama yapmak. Bir yöntem seçin ve ona bağlı kalın.
- Hiç duraklatmamak. Beklemeye alınmış ama hâlâ faturalanan bir müşteri anlaşmazlığa dönüşür.
- Bitiş tarihi koymamak. Süreli sözleşmeler hafızayla değil, bir tarihte bitmelidir.
- Hatırlatmaları unutmak. Tekrarlayan bir fatura da ödenmeden kalabilir; bu yüzden akıllı hatırlatmalarla birlikte kullanın.
PayToMe’nin geri kalanıyla birlikte çalışır
Tekrarlayan faturalar, ödeme kolay ve takip otomatik olduğunda daha da yararlı olur. Her birine bir ödeme bağlantısı ekleyin, geç kalanları akıllı hatırlatmaların takip etmesine izin verin ve “geçen ayla aynı, haziran ayına kadar her ay” gibi bir tarif yaparak takvimi kurmak için yapay zeka ile faturalamayı kullanın. Arkasındaki kavramlar için tekrarlayan faturalama rehberini ve retainer sözlük maddesini okuyun.
Bugün ne yapmalı
Retainer faturanızı hazırlamak için ücretsiz fatura oluşturucuyu, aylık tutarın zamanınızı karşılayıp karşılamadığını kontrol etmek için saatlik ücret hesaplayıcıyı kullanın. Göndermek için PayToMe’ye giriş yapın; bir takvime bağlamak isterseniz API’yi kullanın. Aynı faturayı birkaç dokunuşla bir takvime dönüştüreceğiniz tekrarlayan faturalama ekranları geliştirme aşamasında.